Waar begint fraude?

Hoe stop je onrechtmatige toe-eigening? Hard controls alleen zijn onvoldoende. Werk met soft controls aan vertrouwen.

Een serie blogs over succesmanagement.

BLOG - Recent kwam in het nieuws dat er een miljoenenfraude was gepleegd bij woningcorporatie Stadgenoten. Een medewerkster heeft jarenlang bedragen tussen de 10 en 20.000 euro overgemaakt naar de rekening van haar dochter. Saillant detail is dat de corporatie deze fraude in al die jaren niet had ontdekt, ondanks alle interne controls, en dat ook de accountant heeft de fraude niet gesignaleerd. Het was de bank die deze vreemde geldstroom op het spoor kwam.

Door Geert Haisma. Hij is directeur Fully in Control en al 25 jaar gericht op nieuwe ontwikkelingen die doelbereiking effectief en succesvol kunnen maken. Hij is verbonden aan Universiteit Twente en Moderator van de public peer group van het Controllers Netwerk.

Fraude is een nachtmerrie voor iedere controller en CFO. Dat bleek toen ik afgelopen week diverse telefoontjes kreeg van CFO’s en controllers die een digitale frauderisico-analyse wilden om te checken in hoeverre hun organisatie risico loopt op diverse fraude parameters. Stadgenoten maakte er weer even een hot topic van.

Vanuit risicomanagement zijn er allemaal mooie modellen over frauderisico’s en hoe je deze kunt beheersen met harde controls. Maar toch komt fraude - of eigenlijk gaat het in bredere zin om onrechtmatige toe-eigening van geld - nog regelmatig voor. Dus zijn ze wel effectief?

Onrechtmatige toe-eigening zit in ons

Ik vroeg mij af waar onrechtmatige toe-eigening van geld begint? Daarbij moest ik terugdenken aan mijn dochter toen ze 10 jaar was. Er was een periode waarin ik steeds het gevoel had dat ik minder geld in mijn portemonnee had dan ik dacht: ik kreeg het vermoeden dat er geld uit mijn portemonnee verdween. Omdat meerdere personen wisten in welke lade mijn portemonnee lag heb ik eerst een ‘onderzoekje’ ingesteld voordat ik iemand ging beschuldigen. Op gezette momenten van de dag telde ik de inhoud van mijn portemonnee en legde dit vast. Ik monitorde ook wie in die periode toegang had. Dit hield ik enkele weken bij en er was meerdere keren een briefje van 10, 20 of 50 euro verdwenen, afhankelijk van hoeveel briefjes ik in mijn portemonnee had. Mijn onderzoek spitste ik verder toe, zodat ik concreet zicht kreeg op wie het geld ontvreemde. Een van mijn dochters was er gloeiend bij. Overigens kwam verrassend genoeg ook naar boven dat er een keer 50 euro verdwenen was, die mijn dochter niet kon hebben ontvreemd. Toen bleek, dat de 16-jarige oppas ook wist in welke laatjes ze moest kijken. Een bijzondere gewaarwording.

In mijn vrienden- en kennissenkring heb ik dit voorval besproken en toen bleek dat dit in vrijwel alle gezinnen gebeurt. Ik kreeg het beeld dat zeker de helft van de kinderen wel eens geld heeft gepakt. Het onrechtmatig toe-eigenen zit er dus al van kinds af aan in bij een grote groep mensen.

Hard en soft controls

Wat nu hiertegen te doen? In termen van hard controls hield ik de inhoud van mijn portemonnee beter bij en bewaarde ik mijn portemonnee in het vervolg op een afgesloten plek. Ik voelde mij hier echter niet prettig bij. Ik wilde haar kunnen vertrouwen - soft control - en heb hele gesprekken met haar gevoerd over vertrouwen. En ook dat dat niet alleen over geld gaat. Ondertussen begrijpt zij heel goed dat vertrouwen een van de belangrijkste dingen is in de interactie tussen mensen en hoe mensen met elkaar samenwerken. De soft control blijkt heel effectief, het vertrouwen is hersteld ?. De hard controls voorkomen herhaling.

Effectieve balans tussen vertrouwen en beheersing van risico’s

Om het risico van onrechtmatige toe-eigening tegen te gaan, implementeren organisaties vooral hard controls: een aparte rol van inkoop om spookfacturen tegen te gaan, vierogenprincipes bij aftekenen factuur of de geleverde dienst en bijbehorende vergoeding wel klopt, functieroulatie, etcetera. De hard controls voorkomen het optreden van het risico van onrechtmatige toe-eigening, maar zijn niet gericht op het verbeteren van vertrouwen.

Hoe kunnen we nu het vertrouwen vergroten in onze medewerkers, die kunnen beschikken over het geld van de organisatie? Daarvoor zijn soft controls van belang. Met elkaar de dialoog aangaan over vertrouwen en elkaar blijvend hierover spreken helpt integriteit te vergroten. Dit helpt ook onrechtmatige toe-eigeningen voorkomen die er wel zijn, maar we niet kennen. Net zoals bij Stadgenoten. Hard controls blijken immers niet in alle gevallen effectief.

De basis om op een effectieve manier onrechtmatige toe-eigening tegen te gaan, is werken aan vertrouwen. Daarna moet je met harde controls voorkomen dat de kat op het spek wordt gebonden. Want we hebben blijkbaar in overgrote meerderheid van kinds af aan de neiging om ons zaken onrechtmatig toe te eigenen. Afhankelijk van wat een kind heeft geleerd, wordt daar de basis gelegd voor toekomstige fraude. Interessante vraag om met elkaar te bespreken: "Heb jij vroeger wel eens geld uit de portemonnee …"

De blogs in deze serie: