Voorspellen en sturen op Cash Flow; de 7 Do’s en Don’ts

Het is voor een onderneming belangrijk om zicht te hebben op de cash flow over een periode van minimaal 6 maanden tot een jaar. Hoe korter de tijdshorizon, hoe nauwkeuriger de voorspelling moet zijn. In dit artikel ga ik in op de vraag wat je vanaf vandaag kunt doen om de cash flow goed te voorspellen. En hoe je kunt gaan sturen op de uitkomsten. Dit doe ik aan de hand van de onderstaande 7 do’s en don’ts van cash flows.

1. Houdt rekening met vertragingseffecten in de omzet
Veel ondernemingen zullen in de huidige economische omstandigheden hebben ervaren dat het vaak een tijd duurt voor de pijn van dalende omzetten ook in de cash flow wordt gevoeld. Een consultancy bedrijf dat bijvoorbeeld levert aan een grote multinational ziet het aantal ingezette consultants, en daarmee de omzet, dalen. Omdat de factuur pas 90 dagen na levering wordt betaald zal de eerste 3 maanden de cash flow op peil blijven.

Het omgekeerde geldt natuurlijk ook; als het consultancy bedrijf weer omzetgroei laat zien dan kan het nog lang duren voor het geld ook werkelijk op de bankrekening is bijgeschreven. Splits in de cash flow voorspelling de omzet daarom op in omzetstromen met vergelijkbare betalingstermijnen. Als een nieuwe klant na 30 dagen betaalt heeft dat effect op de cash flow, en dat moet in de prognose worden meegenomen.

2. Let op onderhanden werk en voorraden
Dit zijn twee posten waar, zowel bij productiebedrijven als dienstverleners, veel geld in vast kan komen te zitten. Zorg ervoor dat in de prognoses de hoogte van deze posten realistisch wordt ingeschat. Let ook hier op de vertragingseffecten die we bij punt 1 zagen. Ook de voorraden en het onderhanden werk lopen op voordat de omzet stijgt.

Denk bijvoorbeeld aan een ijscoman die ijs (contant) inkoopt bij de groothandel voordat hij op een zonnige dag ijs kan gaan verkopen aan zijn klanten. Het is alleen niet vanzelfsprekend dat de voorraden en onderhanden werk dalen als de omzet daalt. Als het weer onverhoopt niet zo mooi is blijft de ijscoman met zijn voorraad zitten. Zorg daarom dat de operationeel verantwoordelijke manager betrokken wordt bij de inschatting. Produceer bij voorkeur op basis van de vraag. Als dat niet zo is, zorg dan voor goede stuurinformatie op deze posten.

3. Wees realistisch
Van politieke spelletjes kun je de rekeningen niet betalen. Bij multinationals zie ik vaak dat vak vanuit ‘Corporate’ de business units onder druk worden gezet om hoge prognoses af te geven. Het is goed om ambities te hebben en om doelen te stellen. Ondernemingen die doelen stellen zijn namelijk succesvoller dan diegene die dat niet doen. Wees wel realistisch, en maak ambitieuze doelstellingen die met een flinke inspanning haalbaar zijn. Zeker als op basis van een S&OP de productie wordt gestuurd.

Maak de cash flow voorspelling op basis van een realistische en dynamische prognose. Stel de prognose bij wanneer daar reden voor is, en houd niet te lang vast aan een budget. Dek de ambities in de korte termijn prognoses altijd af met een plan. En zorg dat het plan om de prognose te realiseren wordt uitgevoerd.

4. Borg volledigheid
Dit klinkt natuurlijk volstrekt voor de hand liggend, maar helaas gaat het nog vaak fout. Denk, naast alle zaken die in de P&L gebeuren, ook aan de momenten waarop afdrachten moeten plaatsvinden. Wordt de BTW maandelijks of per kwartaal betaald, wanneer wordt de huur (vooruit?) betaald, op welke momenten zijn betalingen voor de vennootschapsbelasting of verzekeringen te verwachten. Moeten er machines of pc’s worden vervangen, is groot onderhoud nodig en wanneer moeten financieringen worden betaald of afgelost. Blijft het rekening courant krediet bij de bank bestaan?

Zelf werd ik in mei nog geconfronteerd met te late betalingen van facturen. Uitbetaling van vakantiegeld was de achterliggende oorzaak bij mijn klant. Zij hadden onvoldoende gestuurd op de prognose. Zorg, samen met het management team, voor een volledig inzicht en verwerk dit in de voorspelling.

5. Zit kort op de bal
Zorg voor een regelmatige actualisering van de prognose. In ieder geval maandelijks en vaker als daar een aanleiding voor is. Zo dreigde een software bedrijf flink in de problemen te komen nadat ze een grote klant binnenhaalde die 90 dagen na oplevering wilde betalen. Naarmate de tijdshorizon korter wordt moet de prognose steeds nauwkeuriger worden. Kijk dus voor de komende 3 maanden meer in detail naar de prognose. Voor de maanden die daarna komen mag het detail niveau wat lager worden.

6. Zie de feiten onder ogen, schakel op tijd
Als de uitkomsten niet goed (genoeg) zijn moet u op tijd schakelen. Waar in een resultatenrekening de interpretatie van bepaalde posten het eindresultaat kan beïnvloeden is dit bij de cash flow natuurlijk niet mogelijk. U zult dus werkelijk de inkomende en uitgaande geldstromen moeten verbeteren. En dat kost snel enige maanden tijd;

a. Zoek de ruimte die in het werkkapitaal op de balans zit op; De cash positie kan op kortere termijn verbeteren door meer op het werkkapitaal te sturen. Het is raadzaam om te onderzoeken of de openstaande debiteuren kunnen worden verlaagd. Zet meer acties op de incasso, en draag tijdig over aan incassobureaus. Onderzoek de mogelijkheden voor verkoop van vorderingen of asset based financing. De voorraden kunnen wellicht ook worden verlaagd. Houdt er rekening mee dat dergelijke acties maanden kunnen duren voor ze werkelijk meetbare effecten hebben. Zoek tot slot de ruimte op in de betaling van uw crediteuren. Zorg wel dat u betrouwbaar blijft naar uw leveranciers, stem betaalmomenten na vervaldatum af met de leveranciers.

b. Onderzoek de mogelijkheden voor verkoop of factoring van vorderingen. Eventueel kan asset based financing van vorderingen of kapitaalgoederen een (tijdelijke) oplossing bieden. Daarnaast zijn Sales and leaseback mogelijkheden te overwegen (verkoop machines of panden en huur deze terug). Ook het spreken met uw financiers kan oplossingen bieden, hoewel de ruimte hiervoor bij banken vaak beperkt is.

c. Verbeter de ketens rondom de Order2Cash, Purchase2Pay en Inventory2Product. Meestal is er winst te halen door deze ketens te optimaliseren en op elkaar te laten aansluiten. Ga produceren en inkopen op basis van de vraag en stuur foutloze begrijpelijke facturen aan de klant. Extra cash kan worden vrijgemaakt door de bedrijfsprocessen af te stemmen op deze ketens. Het eerder genoemde software bedrijf ging (factureerbare) deelleveringen doen, waardoor ze veel eerder geld kreeg. Zorg dat commercie, operations en finance betrokken zijn om de mogelijkheden te identificeren en te verzilveren.

7. Kijk door de bril van geld
Cash flows verbeteren is, naast alle eerder beschreven punten, ook een mentaliteitskwestie. Zijn de medewerkers en de managers in uw onderneming zich te allen tijde bewust van de cash flow consequenties van hun handelingen en besluiten? En nemen ze de besluiten met de cash flow in gedachte of is de afdelingsbelang groter? Medewerkers vertonen het gedrag waarvoor ze worden beloond. Als cash flow hiervan geen onderdeel is dan moeten ook de KPI’s en beoordelingscriteria opnieuw worden bekeken. Bij een logistieke onderneming hebben commerciële medewerkers daarom doelstellingen op zowel omzet als DSO gekregen.

Goed sturen op cash flows zit niet in het invoeren van ingewikkelde software of grote complexe Excel sheets. Natuurlijk is er tooling nodig, zeker als de omvang en complexiteit van de onderneming toeneemt. Maar bovenstaande do’s & don’ts zullen eerst ter harte moeten worden genomen.

Jeroen Smit is Consultant bij Optikas BV. Hij adviseert over het optimaliseren van de zgn. Cash Cycle. Dit betekent dat de hoogte van de vorderingen, voorraden en crediteuren worden beoordeeld. Vervolgens wordt met de implementatie van praktische ketenconcepten het geld dat voor deze posten wordt gebruikt geoptimaliseerd. Hierdoor kan geld vrij komen, dat vervolgens weer efficiënt kan worden ingezet. Het voorspellen en sturen op de cash flow is daarvoor essentieel.