Visualiseren, de kunst van het verleiden (1)

Visualiseren in Excel en Power BI, deel 1: de rol van hiërarchieën.

Een serie blogs over Excel en Power BI.

BLOG -Visualisaties veranderen sterk. Maar een grafiek blijft een grafiek, dus wat verandert er dan? We praten over de vierde laag in het vijflagenmodel van Business Intelligence: verbinden, voorbereiden, analyseren, visualiseren, delen. Deze laag is best belangrijk: het is de eerste laag waar echt waarde voor een organisatie wordt gecreëerd.

Door Henk Vlootman, adviseur, trainer, spreker en auteur, en topspecialist op het gebied van Microsoft Power BI en Power Query.

Visualisaties zijn al zo oud als Methusalem. Kijk maar naar het schrift van de oude Egyptenaren. Maar hedendaagse computerwetenschap bestaat ook uit visualisaties. Het bedenken van een maatwerk programma is niets anders dan een visualisatie van de wensen van de klant. Niet direct in steen gebeiteld, maar een mentale kaart is het zeker.
Visualisatie is altijd al geweest, maar sinds de introductie van Power BI, de nieuwe ontwikkelingen in het cloud tijdperk en de explosieve vergroting van de hoeveelheid data verandert ook veel in de manier van het presenteren van de visualisaties. Visualisaties dienen ervoor om jou en jouw medewerkers te verleiden tot het volgen van een verhaal. Het verhaal van jouw data. Het buzzword hiervoor is Storytelling.

Voordat we kijken naar wat visualisaties doen, neem ik je mee naar de standaard visualisaties, zoals die nog veel worden gebruikt in het bedrijfsleven. De voorloper van Excel, Lotus 1-2-3, maakte al grafieken aan. Toegegeven, naar de huidige standaarden waren het ruwe en onooglijke (3D) grafieken, maar tjonge, paste je de onderliggende data aan, dan veranderde de grafiek mee.

5 populaire trainingen voor u in 2020

24 PE | US GAAP Expert | 10, 17 en 24 november
24 PE | Excel voor Financials | 5 en 6 oktober
18 PE | VBA Excel | 18, 19 en 20 november
 7 PE | Liquiditeitsprognoses met Excel | 30 september
 7 PE | Power BI voor Financials | 17 december

Bekijk aanbod op AlexvanGroningen.nl

Hiërarchieën

De meest populaire visualisatie is misschien wel een tabel. Een tabel toont je ofwel een hoog ofwel een laag hiërarchisch inzicht. Een grafiek bevat altijd een hoger hiërarchisch niveau. Misschien maakt een voorbeeld je duidelijk wat het verschil is tussen hiërarchische niveaus. Neem een boekhoudpakket. Maak je een boeking, dan werk je op het laagste hiërarchische niveau: dat wil zeggen dat iedere boeking een vast kenmerk mee krijgt: laten we voor het gemak zeggen een grootboeknummer, een datum en een bedrag. Voor iedere boeking wordt een nieuwe rij in de database of de (feiten)tabel gemaakt. Het kenmerk van het laagste hiërarchische niveau is de mogelijkheid om transacties individueel te bekijken. Een voorbeeld van tabel met een laag hiërarchisch niveau zie je in de rechter afbeelding.

Een stap verder, en daarmee een hoger hiërarchisch niveau, zijn bijvoorbeeld alle transacties van een specifiek grootboekrekening binnen een maand. Dit omvat in principe meerdere rijen, waarbij bijvoorbeeld alle betrokken bedragen worden opgeteld. Een nog hoger hiërarchisch niveau is een jaarrekening, waarbij verschillende grootboekrekeningen worden samengevoegd en opgeteld op basis van een gekozen jaar. Zodra het hiërarchische niveau maar een stap stijgt ten opzichte van het laagste hiërarchisch niveau, zijn de individuele transacties niet meer te traceren: ze zijn immers onderdeel van het geaggregeerde totaal. In de linker afbeelding zie je een voorbeeld van P&L overzicht op een hoger hiërarchisch niveau.

Meer data, meer inzicht?

Tegenwoordig wordt het schakelen tussen de verschillende hiërarchische niveaus steeds belangrijker. Meer een meer komen gegevens op het laagste hiërarchische niveau beschikbaar. Wat de situatie compliceert is de automatische verwerking van die gegevens. Stel je hebt een webwinkel. Een klant bestelt een artikel en betaald met een creditcard. Geweldig, het geld is gelijk geregeld. Dat betekent wel een paar boekingen in het boekhoudsysteem. Een webwinkel is vaak in staat om die boekingen automatisch in de boekhouding te schrijven. Dat wil je ook, want misschien worden er wel duizenden transacties op een dag genoteerd.

Het detailniveau van al die transacties is daardoor wel moeilijk te traceren. Automatisch focus je dan meer op visualisatie in een hoger hiërarchisch niveau. Toch heb je behoefte om voor meer inzicht te kunnen schakelen naar een lager niveau. Dat komt aan bod in deel 2 van deze blog, het schakelen tussen hiërarchieën.

Blogs in deze serie: