Vier tips om WWFT-boetes te voorkomen

Elke organisatie moet verdachte transacties melden: "een voortdurende controle," Leon Bex, Charco & Dique.

Door Bouko de Groot.

In mei deed de rechtbank uitspraak in een zaak tegen een boete van het Bureau Financieel Toezicht (BFT). De boete van 20.000 euro was opgelegd vanwege het niet voldoen aan de verplichtingen van de Wet ter voorkoming van Witwassen en Financieren van Terrorisme (WWFT). Dit keer ging het om een advies- c.q. administratiekantoor, maar de wet geldt in principe voor elk bedrijf. Wat kunnen we van deze zaak leren?

Voor wie geldt de WWFT?

Volgens de uitgebreide uitleg van de belastingdienst (pdf), vallen onder de reikwijdte van de WWFT, behalve de vele varianten van financiële - en administratieve instellingen (waaronder ook juridische dienstverleners), ook álle bedrijven die "goederen in grote waarde" verhandelen, wanneer "een betaling plaatsvindt in contanten van 15.000 euro of meer".  Elk bedrijf is dan verplicht om voorafgaand aan de dienstverlening een cliëntenonderzoek te verrichten, en daarna ongebruikelijke transacties te melden, "waarbij ze bijzondere aandacht besteden aan ongebruikelijke transactiepatronen en hoog-risico transacties. Bijzondere aandacht moet worden geven aan risico’s die ontstaan door het gebruik van nieuwe technologieën".

Identificatie en verificatie

In december 2016 kwamen twee klanten van het advieskantoor in de media wegens een veroordeling voor witwassen. Dit bleek aanleiding voor het BFT om het kantoor in 2017 te onderzoeken naar de naleving van de WWFT.

Daaruit bleek dat het kantoor niet kon aantonen dat beide cliënten voorafgaand aan de dienstverlening voldoende waren geïdentificeerd en geverifieerd, zoals de WWFT vereist. Ook had het bedrijf de persoonsgegevens, aan de hand waarvan identificatie heeft plaatsgevonden, niet afdoende op opvraagbare wijze vastgelegd. "Volgens het BFT kon hierdoor niet worden vastgesteld dat tijdig, dus vóór aanvang van de zakelijke relatie, was voldaan aan de verplichting tot identificatie en verificatie," reageert Leon Bex, consultant van adviesbureau Charco & Dique.

Het bedrijf betoogde dat ofschoon beide al heel lang cliënt waren, de zakelijke relatie jaarlijks opnieuw werd aangegaan wanneer de opdracht tot dienstverlening werd gegeven. Dan werd telkens opnieuw om een kopie van hun identiteitsbewijs gevraagd en de oude kopie werd vernietigd. Daarom maakte het bedrijf de vergeefse gang naar de rechter. Echter, "gelet op de jarenlange relatie tussen het advieskantoor en beide cliënten, achtte de rechtbank dit niet aannemelijk," legt Bex uit.

Continue controle

Daar bleef het wat het BFT betreft niet bij. Een WWFT-plichtige instelling moet namelijk voortdurend controleren of de zakelijke relatie met de klant en de verrichte transacties overeenkomen met de kennis die de instelling heeft van de cliënt en diens risicoprofiel. Deze voortdurende controle is onderdeel van het cliëntenonderzoek. Als daaruit blijkt dat een zakelijke relatie of transactie een hoger risico op witwassen of het financieren van terrorisme met zich meebrengt, moet een verscherpt cliëntenonderzoek worden uitgevoerd.

Volgens het bedrijf bleek nergens uit dat zij geen voortdurende controle heeft uitgevoerd. Ook was zij van mening dat er bij geen van beide klanten sprake was van een hoger risico op witwassen. Maar op basis van de dossiers van beide klanten oordeelde het BFT dat wel degelijk het vermoeden bestond dat er onvolkomenheden waren. Ook witwassignalen waren aanwezig.

''Weliswaar stelde het bedrijf beide klanten op de hoogte van het feit dat de dossiers niet volledig waren en dat ze bepaalde antwoorden op aanvullende vragen niet voldoende achtte, maar toch stelde zij verder geen onderzoek in en voerde zij de opdracht gewoon uit,'' aldus Bex. Volgens het BFT had het bedrijf voor beide klanten een hoger risico op witwassen moeten onderkennen en een verscherpt cliëntenonderzoek moeten verrichten, om zo de herkomst van het vermogen (of de middelen) van de klanten te achterhalen.

Ongebruikelijke transacties

Het bedrijf vond echter dat in beide dossiers geen vermoeden van witwassen bestond en dat zij dus geen melding van ongebruikelijke transacties had hoeven doen. Het BFT vond echter dat meerdere grote inkoopfacturen buiten de branche bij een klein bedrijf in een ver buitenland wel degelijk verdacht waren. Bij de ander was de helft van de omzet in rekening gebracht in een zeer beperkt aantal facturen en contant afgerekend, ook dat had als verdacht gesignaleerd moeten worden. Het bedrijf had daarom wel degelijk verder onderzoek moeten doen.

"Wanneer we de leidraad WWFT bekijken, kunnen we niet anders dan concluderen dat het bedrijf bij beide klanten aanleiding had moeten zien om melding te maken van ongebruikelijke transacties," vindt Bex. Ook de rechtbank was van mening dat het bedrijf de WWFT-verplichtingen onvoldoende is nagekomen, en verklaarde het hoger beroep daarom ongegrond.

De leerpunten van deze boete

Elk bedrijf valt onder de WWFT. Hoe kan men voorkomen dat de eigen organisatie ook een boete krijgt wegens het niet nakomen van die verplichtingen? Bex geeft de volgende adviezen:

  • Leg duidelijk vast, met datumnotering, dat klanten voorafgaand aan de dienstverlening voldoende zijn geïdentificeerd en geverifieerd.
  • Kwalificeer de relatie met de klant op juiste wijze; is er sprake van een zakelijke relatie of van een incidentele transactie?
  • Zorg dat er een voortdurende controle plaatsvindt op de klant en diens transacties en stel indien nodig tijdig een verscherpt cliëntenonderzoek in.
  • Zorg dat er een voldoende adequaat transactiemonitoringsproces is ingericht en dat alle medewerkers getraind zijn ongebruikelijke transacties te herkennen.

(bron: FM, Charco & Dique, ook foto)