Versoepeling regels voor e-factureren

Onlangs heeft staatssecretaris Jan-Kees de Jager van Financiën aangekondigd dat de regels rond e-factureren versoepeld gaan worden. De papieren rompslomp waarmee het bedrijfsleven voorheen kampte is daarmee verleden tijd. Wat betekent deze maatregel voor u?

De Belastingdienst verklaart papier niet langer heilig. Ondernemers mogen nu ook rekeningen aan elkaar als bijlage in een e-mail versturen, zonder allerlei regels en voorschriften. De fiscus accepteert bij belastingaangiften voortaan nota’s, die als een simpel bericht via internet zijn verstuurd.

Tot nu toe moesten bedrijven kunnen aantonen dat de bonnen aan allerlei echtheidskenmerken voldoen. Voor burgers gold deze plicht al niet. De Belastingdienst is reeds begonnen met de implementatie van deze nieuwe werkwijze.

De voordelen zijn duidelijk. Papieren rompslomp kost ondernemers nu nog enorm veel geld en tijd. Door hun rekeningen simpelweg per e-mail te verzenden, kunnen ondernemers fors besparen op papier- en verzendkosten. Daarnaast is het digitaal makkelijk om facturen te verwerken en in de computer te bewaren. Ondernemers zijn nu vaak urenlang bezig met het verwerken van papieren.

De overgang naar de nieuwe administratieve werkwijze zal, met name voor kleinere ondernemers, nog even in beslag nemen. Maar zodra ondernemers de stap gezet hebben kan er meer aandacht besteed worden aan het verminderen van handmatige processen voor de verwerking van facturen in plaats van aan het voldoen van de regels.

Tot nu toe was het moeizaam aangiften elektronisch te verzenden in verband met de strenge authenticiteitseisen. Maar volgens De Jager zijn digitale facturen helemaal niet minder veilig. Vooruitlopend op een wetswijziging wil hij daarom al meteen de eerste stap zetten: ‘Dit is een enorme stimulans om veel meer automatisch te gaan doen en bespaart honderden miljoenen’, aldus de CDA-bewindsman, die zich er ook in Europa sterk voor wil maken.

De ondernemingsorganisaties VNO-NCW en MKB-Nederland zijn blij met de sterke vereenvoudiging van de fiscale regels voor e-factureren. Dit kan ondernemers vele honderden miljoenen euro's schelen. De Jager is hiermee voorloper in Europa, dat eveneens werkt aan een impuls voor elektronisch factureren.  

De organisaties denken dat veel geld wordt bespaard wanneer de factuurgegevens door een codering rechtstreeks tussen de administratieve systemen van de leverancier en de afnemer uitgewisseld kunnen worden. Hierdoor is een handmatige verwerking overbodig.

 

Concreet
In de dagelijkse praktijk betekent de maatregel dat de e-factuur niet langer voorzien hoeft te zijn van een geavanceerde elektronische handtekening om door de belastingdienst geaccepteerd te worden. Een voorwaarde is wel dat de factuur in een aparte bijlage (bijvoorbeeld in PDF-bestandsformaat) moet worden verstuurd. Een e-mail met de factuur in de 'platte tekst' zal als niet-rechtsgeldig worden beschouwd.

Een ondernemer kan vanaf nu ook zelf de vorm kiezen waarin de elektronische factuurgegevens worden verstuurd. Ook hoeft de ondernemer niet langer aan de belastinginspecteur te melden welke vorm hij of zij gebruikt. Essentieel is dat voor de omzetbelasting, de elektronische en de papieren factuur gelijk worden behandeld.

Ook waren bedrijven voorheen verplicht een papieren factuuradministratie bij te houden. Er kan nu worden volstaan met elektronische bestanden. Het belang van een regelmatige back-up van de bestanden is daarmee extra toegenomen.

 

Buitenland
De eis van een digitale handtekening blijft voorlopig nog wel van kracht binnen de Europese Unie. De ondernemingsorganisaties pleiten ook voor het stimuleren van grensoverschrijdend elektronisch factureren. Daarvoor is een wijziging van de Europese regels nodig. De Europese Commissie heeft onlangs voorstellen gepresenteerd, die ook uitgaan van een gelijke behandeling van de papieren en de elektronische factuur.

Bedrijven die zaken doen met het buitenland, hebben daarom vooralsnog weinig aan de nieuwe regeling. Staatssecretaris De Jager maakt zich wel hard voor een vereenvoudiging van de regelgeving van e-factureren binnen de EU.