Verandermanagement bij een SBR-implementatie - Tips voor accountants

Of u het nu wilt of niet: Standard Business Reporting (SBR) is de toekomst. Voor de digitale belastingaangifte is de overstap vooral een kwestie van een formaatwijziging en de aanpassing van uw financiële software. Voor kredietrapportage is dit een heel ander verhaal: accountants die hun werkprocessen niet tijdig veranderen, missen de boot! Onderstaande tips voor changemanagement bij de implementatie van SBR helpen u op weg.


Bereid u nú voor op de invoering van SBR

Nu de top 3-banken ABN AMRO, ING en de Rabobank de aanlevering van kredietrapportages via SBR faciliteren en stimuleren, staat niets de invoering van SBR meer in de weg. Daarbij komt het moment van verplichte XBRL-rapportage aan de banken onafwendbaar dichterbij. Ook zullen de banken zich straks steeds vaker tot accountants wenden voor het opvragen van digitale informatie, veel frequenter dan eenmaal per jaar. Het handmatig maken van deze rapportages kost veel tijd en uw klanten gaan er niets extra’s voor betalen. Door u nu voor te bereiden, voorkomt u problemen en kunt u meteen van nieuwe kansen profiteren.

Verdiep u in de informatie die wordt uitgevraagd
Voor een kredietrapportage op basis van XBRL hebt u financiële en niet-financiële gegevens nodig, die waarschijnlijk in verschillende systemen zijn opgeslagen. Onderzoek wat de bankentaxonomie inhoudt en welke data precies worden gevraagd. Op de website www.rapportageportaal.nl vindt u uitgebreide informatie die u helpt aan de slag te gaan, inclusief een complete gebruikershandleiding voor het gebruik van de taxonomie.

Pas uw financiële systeem aan en ga experimenteren
Uw financiële software dient het genereren van XBRL-rapportages mogelijk te maken. Dit vergt doorgaans een speciale XBRL /SBR-oplossing. Installeer deze oplossing in een testomgeving en ga er eerst mee experimenteren. Om straks efficiënt een kredietrapportage te kunnen opstellen, moet u nu al goed in kaart brengen welke financiële en niet-financiële data u daarvoor nodig hebt. Selecteer een aantal klanten en kijk welke gegevens u moet invullen, uit welke systemen u die moet halen en hoe u dat het beste doet. Onderzoek of het mogelijk is om niet-financiële gegevens, bijvoorbeeld de namen van bestuurders, geautomatiseerd te importeren. Volg eventueel een cursus om u op weg te helpen.

Zorg dat u snel en efficiënt over de klantdata beschikt
Maak dat u altijd over de meest actuele gegevens van uw klanten beschikt, zodat u niet nog even snel voor het maken van een rapportage alle data moet ontvangen en bestuderen. Vertel uw klanten waarom dit belangrijk is en stimuleer ze om over te stappen op online boekhouden. Op die manier bent u altijd bij. Dat is niet alleen essentieel voor het snel en efficiënt opstellen van een kredietrapportage, maar bijvoorbeeld ook voor de aangifte IB, OB en VpB. Vindt een klant online boekhouden te bewerkelijk of ingewikkeld? Dan is Scanboeken een oplossing.

Automatiseer het controleren van gegevens
Voor het genereren van de SBR-rapportages moeten uw gegevens niet alleen compleet, maar ook juist zijn. Het handmatig controleren van alle data kost te veel tijd en is naarmate het aantal vereiste rapportages toeneemt niet meer te doen. Automatiseer daarom dit proces. Schaf software aan die alle controles voor u uitvoert en aangeeft naar welke punten u zelf nog even moet kijken. Voer de controles op regelmatige basis uit. Alleen dan is het maken van rapportages niet veel meer dan een druk op de knop.

Profiteer van een nieuw verdienmodel
In de markt is te zien dat de klantbehoefte aan actuele stuurinformatie steeds groter wordt. Door uw werkprocessen met de implementatie van SBR aan te passen en efficiënt in te richten, bent u in staat om uw klanten proactief te adviseren. U beschikt altijd over actuele en betrouwbare gegevens voor het maken van analyses die uw klanten helpen sturen. Door de snelheid en efficiëntie van uw administratieve processen hebt u tijd om uw klanten van actuele informatie te voorzien. Voor deze adviesuren kunt u een hoger tarief in rekening brengen. Door uw business model te veranderen, bijvoorbeeld met vaste prijzen voor een totaalpakket, kan niet alleen uw klant, maar ook uw kantoor de resultaten verbeteren. U bent klaar voor de toekomst.

Auteur: Ingeborg Walbrecht, projectmanager, Visma Software