Belemmeringen en inefficiënties in debiteuren- en crediteurenbeheer kosten bedrijven miljoenen

Bedrijfsleiders geven starre systemen en technologieën, evenals inefficiënte processen, de schuld van het veroorzaken van tekortkomingen in de bedrijfs(uit)voering. Dat blijkt uit het State of the Business Execution Benchmark Report van Celonis, dat onafhankelijk is uitgevoerd onder 2.000 bedrijfsleiders.

Uit de resultaten blijkt dat er aanzienlijke verschillen zijn tussen de gemiddelde en uitmuntende prestaties van bedrijven in diverse kernactiviteiten, waaronder crediteurenadministratie en debiteurenadministratie. Deze verschillen, ook wel te duiden als execution gaps, kunnen bedrijven honderden miljoenen euro’s aan gemiste kansen kosten.

Het onderzoek brengt de belangrijkste belemmeringen in kaart die ervoor zorgen dat bedrijven niet op volledige uitvoeringscapaciteit kunnen presteren. Deze uitvoeringscapaciteit is het maximale prestatieniveau dat een bedrijf kan bereiken met de beschikbare tijd en middelen. Wanneer bedrijven de uitvoeringscapaciteit willen vergroten, moet de beschikbare tijd vergroot worden, of moeten er nieuwe middelen toegevoegd worden aan de organisatie. In de kern is dat ook wat digitalisering belooft: de manier waarop we werken veranderen om betere resultaten te bereiken, op een efficiëntere wijze.

De respondenten noemden onder andere inefficiënte processen en starre systemen als de belangrijkste belemmeringen. De hoofdoorzaken van het belemmeren van de uitvoeringscapaciteit verschillen per kernactiviteit en worden als volgt beoordeeld in het onderzoek:
- Crediteurenadministratie: Starre systemen en technologieën (41%), inefficiënte processen (39%) en organisatorische silo’s (37%).
- Debiteurenadministratie: Starre systemen en technologieën (42%), gefragmenteerd datalandschap (40%) en inefficiënte processen (40%).

“Je kunt een bedrijf in de huidige digitale wereld niet runnen op verouderde transactionele systemen”, stelt Alex Rinke, co-CEO en mede-oprichter van Celonis. “De beloften van digitalisering schieten tekort omdat de kern van transactionele systemen, waar bedrijven al jaren op vertrouwen, vaak on-premise, rigide en gefragmenteerd zijn en dus innovatie in de weg staan. Juist data en intelligentie zijn nodig om de kernprocessen op een optimale wijze uit te voeren.”

Het (onzichtbare) probleem van de uitvoeringscapaciteit
Ondanks enorme digitale investeringen om bedrijfsvoering te transformeren, blijven bedrijven kampen met kostbare belemmeringen in de uitvoering. Door deze problemen te identificeren en op te lossen, ontstaat de kans om de optimale uitvoeringscapaciteit te bereiken. De belangrijkste verschillen in de uitvoeringscapaciteit werden tevens door het onderzoek blootgelegd. Deze execution gaps laten zien waar bedrijven geld verliezen, laten liggen of juist kunnen winnen. De belangrijkste verschillen die naar voren komen zijn onder meer:

Crediteurenadministratie:
- Bij gemiddelde bedrijven wordt slechts 50% van de rekeningen op tijd betaald, bij de best presterende bedrijven ligt dit percentage op 77%. Het verwerken van een enkele factuur kost gemiddeld 14,32 euro, terwijl de best presterende bedrijven deze kosten met meer dan helft hebben teruggebracht tot 5,62 euro.

Debiteurenadministratie:
De gemiddelde betalingsachterstand op facturen is 30 dagen. Bij de beste bedrijven ligt de gemiddelde betalingsachterstand op slechts 8 dagen. Het gemiddelde bedrijf scoort een incasso-effectitiveitsindex van 57%, vergeleken met een score van 83% voor de beste bedrijven.

Financiële kansen
De financiële voordelen van het oplossen van uitvoeringsproblemen kunnen aanzienlijk zijn: het onderzoek laat zien dat er bij een gemiddeld bedrijf voor maar liefst 466 miljoen euro aan werkkapitaal kan vrijkomen en 86 miljoen euro aan daadwerkelijke kostenbesparingen. Deze financiële impact is gebaseerd op een analyse van een bedrijf met een gemiddelde omzet van ruim 4 miljard euro, een gemiddelde orderprijs van 1.233 euro, 3,3 miljoen verkooporders, 3 miljoen inkooporders en een totaal aan leveranciersuitgaven van 1,97 miljard euro.

Wanneer de execution gaps in de debiteurenadministratie opgelost en gedicht kunnen worden, kan een bedrijf tot wel 325 miljoen euro aan werkkapitaal binnen deze kernactiviteit vrijmaken. Op het gebied van crediteurenadministratie zou, gebaseerd op de financiële aannames in het rapport, het wegwerken van de gaps resulteren in een vrijgekomen werkkapitaal van 141 miljoen euro.