Van rolling forecasting naar continuous planning

Een serie blogs over business planning tijdens crises.

Tal van sectoren in de economie hebben door de uitbraak van het coronavirus de vraag zien inzakken of worden geconfronteerd met issues in de toelevering. Uit vorige crises weten we dat herstel zal optreden. Misschien als V-vorm, een snelle rebound na een diepe val. Of we gaan een U-vormig herstel meemaken dat langere tijd zal duren? Hoe de economie herstelt en de wereld er dan uitziet, is hoogst onzeker.

Door Patrick Tullemans en Eelco Bilstra. Tullemans is expert in business planning en control. Bilstra adviseert financiële functies op weg naar high performance.

Crisis of niet, het doel van forecasting blijft het bijsturen van je onderneming op veranderende omstandigheden, goal seeking. Mede in het licht van COVID-19 is bijsturing op continue basis nodig in plaats van periodiek op vastgestelde momenten. We noemen dit continuous planning. Hieronder drie aanbevelingen hoe je jouw business partners hierin kunt meenemen.

1. Maak forecasting driver based

Financiële prognoses moeten frequent afgestemd zijn met de business en dat op efficiënte wijze zonder veel handmatige stappen. Neem data uit de operationele plannen en systemen als vertrekpunt. Zo ontstaat een consistent en holistisch beeld van financiële prognoses in relatie tot operationele plannen gebaseerd op value drivers. De onderstaande tabel illustreert de drivers en plannen van een bedrijf in de Fast Moving Consumer Goods sector.

Een operationeel plan bevat de data en toekomstinformatie over de meest waarschijnlijke ontwikkeling van een value driver. Denk bijvoorbeeld aan het voorspelde verkoopvolume afgeleid van ontwikkelingen van marktaandelen in het verkoopplan, capaciteit- en materiaalrestricties volgens het logistiek plan enzovoorts.

Je maakt deze operationele planinformatie financieel via mathematische calculatiemodellen die resulteren in een geprognotiseerde balans, resultatenrekening en cashflowoverzicht. Met gevoeligheidsanalyses en scenario’s beoordeel je in samenspraak met de business de bandbreedte in de verwachte cijfers onder verschillende aannames.

2. Zorg voor een gestructureerd proces

Het identificeren en plannen met value drivers vereist business partnering. Communicatie en samenwerking met de business is essentieel. Forecasting kan namelijk géén ‘financieel feest’ zijn. De financiële functie neemt wel het voortouw met de opzet van een terugkerend planproces voor continuous planning. Stappen die geen waarde hebben voor de deelnemers en gebruikers van de forecast kun je elimineren Standaardiseer en voer het planproces gedisciplineerd uit in opeenvolgende stappen met een duidelijke kalender. Een kalender geeft jouw organisatie tijd en aandacht om de impact van operationele plannen te beoordelen. Zo neem je tijdig de beslissingen om bij te sturen met veranderingen in de onderliggende operationele plannen en drivers.

Zo ontstaat continuous planning, een terugkerend proces op vastgestelde momenten, maandelijks of per kwartaal. Maar daarnaast vindt forecasting on demand plaats zodra nieuwe informatie over drivers beschikbaar is. Je wilt de impact op de financiële resultaten en cashpositie analyseren en niet wachten tot de volgende plancyclus. Stel vast hoe volatiel en materieel de impact is van een driver en pas de frequentie van forecasting daarop aan, zoals geïllustreerd in onderstaande voorbeeld.

3. Inzet van slimme communicatie- en planning tools

Spreadsheets zijn flexibele en snelle rekentools maar tegelijkertijd beperkt in het beheren van masterdata of het samenvoegen en consolideren van verschillende versies van plandata. De migratie naar cloud-based planning oplossingen is een belangrijke stap naar een efficiënt en robuust geïntegreerd planningsproces gebaseerd op drivers. Er zijn tools in de markt beschikbaar. Ze ondersteunen ‘Q x P’-berekeningen of kostenallocaties maar ook meer complexe berekeningen met tijdreeksen, statistische functies of kunstmatige intelligentie.

Aanbevolen wordt om een korte en krachtige marktanalyse te doen voor de keuze voor een IT-oplossing. De meerwaarde ten opzichte van Excel zit allereerst op het beheer van versies of scenario’s en de workflow van het forecast proces. Zodra dit op orde is, kunnen deze tools de relevante drivers en functionele plannen samenbrengen en visualiseren in een toekomstbestendig plan. Tools geven transparantie in die ene, coherente set van cijfers. Het ‘one number’ plan waarmee je bijvoorbeeld verkoop, marketing en supply chain aanstuurt naar een gezamenlijk doel. Bovendien verhoog je de inhoud en kwaliteit van financiële prognoses die uitgaan van reële en actuele plannen waarmee de business werkt.

De blogs in deze serie:

• Continuous planning in crisistijd
• Van rolling forecasting naar continuous planning
• Hoe blijft je écht in control?