Van 100 KPI's naar 3

Meer data verleidt tot meer KPI's. Maar meer KPI's garanderen geen betere control. Hoe zorgt de controller voor zinvolle KPI's?

Door Bouko de Groot

Terug naar af

"Big data wordt meer en meer gebruikt om voorspellende analyses te doen. Het ontwerp en gebruik van de benodigde algoritmes, het zoeken naar nog meer nieuwe data: het gebeurt nog met name in marketing, maar ook al meer en meer in HR," legt prof. Hinrich Slobbe uit. Interessant genoeg gaat die groeiende toevloed van data hand in hand met een toenemende  behoefte aan "less is more", de zoektocht naar de KPI's die er ècht toe doen. 

"Wat is die KPI aan de oorzaakkant waar je mee kan sturen? Bij KLM bijvoorbeeld hebben ze 120 KPI's teruggebracht naar slechts een paar." Dat is makkelijk gezegd. Maar waar moet je als controller beginnen, om van 100 naar 3 KPI te gaan? "Gewoon stoppen met al die informatie," zegt Slobbe. "Als het er zoveel zijn, worden ze toch niet gelezen."

Hard data waarde

Uiteraard blijft big data een grote rol spelen. De organisatie en de analyse ervan vergt een nieuw type specialist. "Ik zie twee typen controllers ontstaan," voorspelt Slobbe. Het nieuwe type is de statisticus, de econometrist, de analist die algoritmen bedenkt die kunnen voorspellen. "Die zitten al bij de echt grote bedrijven, de AHs van deze wereld." 

Lees ook: Het alles-in-één-oogopslag dashboard.

Een bedrijf als Netflix weet zo exact wat je kijkbehoefte is. Dat wordt gebruikt om je voor te schotelen wat je leuk vindt, zodat je verleid wordt om te blijven kijken. "Aan de andere kant van de schaal is de bakker op de hoek, die doet dat uiteraard niet. Die blijft gewoon aan de klant vragen wat zijn voorkeur is." Slobbe waarschuwt dat het bij big data wel belangrijk is om de juiste relatie te vinden. "Ga dus niet oorzaak en gevolg omdraaien, zo van "Kijk, er is een verband tussen het aantal bikini's op het strand en het aantal uren zon, dus we kunnen via het aantal bikini's voorspellen hoeveel zon er komt."

Soft data stappenplan

Het andere type controller gaat de werkvloer op, gaat het gesprek aan, om te vragen, te zien, te analyseren: hoe kan het beter, hoe kan het slimmer. "In het MKB zal het met name die tweede zijn, dus waar soft-control zo belangrijk is." Slobbe adviseert die controller om in gesprek te gaan met de operationele managers. "Vraag ze waarop ze sturen om hun doelen te halen. Zij zijn degenen die een bruikbare definitie moeten geven van dat doel, hoe daar te komen, hoe de obstakels weg te halen." 


Maar dat gesprek, dat verzamelen, dat is een taak van de controller, die moet naar diens interne klant toegaan. "Weet trouwens wel duidelijk wie dat is, dat kan per bedrijf verschillen: is het de directie, de business unit manager, de raad van bestuur?" Vervolgens creëert de controller een set KPIs waarmee organisatie op soft skills kan worden controlled, om het bedrijf te sturen naar succes. "Echt, less is more: probeer je te beperken tot alleen die KPI's die het verhaal vertellen. Een dashboard met drie KPI's is beter dan een met 300. Als de strategie ook door de werkvloer wordt gedragen, met KPI's die werken, dan klopt het gewoon."