Top 7 oorzaken van foutieve betalingen

Waarom bedrijven, hoe rigide hun financiële regime ook is, toch nog regelmatig ten onrechte betalingen verrichten? Een top 7 van oorzaken.

Waarom bedrijven, hoe rigide hun financiële regime ook is, toch nog regelmatig ten onrechte betalingen verrichten? Een top 7 van oorzaken.

Toegegeven, 99,9 procent van alle betalingen gaat goed. Maar door die 0,1 procent die ten onrechte is betaald terug te vorderen, kan een bedrijf geld verdienen. 

Het Nederlandse Transparent assisteert daarbij. Met toenemend succes: sinds de oprichting vijftien jaar geleden is Transparent uitgegroeid tot een internationaal opererend bedrijf met vestigingen over de hele wereld. 

Een transportbedrijf moet een spoedopdracht verwerken. Er wordt een koerier gestuurd om een pakketje op te halen. De leverancier wil echter boter bij de vis en weigert hem het bestelde product af te staan, zolang er niet is betaald. De koerier belt in paniek iemand van de administratieve afdeling op, die hem geruststelt dat het geld per direct zal worden overgemaakt. En inderdaad, even later is het geld overgemaakt en kan de koerier weer op weg. Eind goed, al goed? Toch niet. Want enkele dagen later krijgt het bedrijf een factuur van de leverancier toegestuurd en betaalt het de rekening het opnieuw. Een incident? ‘Allerminst’, zegt Willem-Jeroen Stevens, CEO van Transparent. ‘Het komt vaker voor dat bedrijven ten onrechte geld overmaken. En al gaat het in 99,9 procent van de gevallen goed, die 0,1 procent miskleunen vertegenwoordigt met elkaar een aanzienlijk bedrag. Het voordeel kan zelfs oplopen tot 10 procent van de winst van een bedrijf, zoals bij sommige van onze klanten.’

Top 7 oorzaken van foutieve betalingen

1. De stamgegevens zijn niet meer op orde
Ze moeten worden bijgewerkt, maar dat is nog niet gebeurd. Het gevolg is dat geld maar al te vaak naar een verkeerd rekeningnummer wordt overgemaakt of naar eenzelfde leverancier die meerdere malen voorkomt in het bestand. Vaak vinden controles plaats op leverancier(nummer)niveau, waardoor onverschuldigde betalingen niet worden voorkomen.

2. De procedure voor (spoed)betalingen deugt niet
Het zou zo moeten zijn dat een factuur of een herinnering die binnenkomt, voor de administratieve verwerking ervan wordt gecontroleerd.

3. De betaling van btw en Sales & Use Tax in het buitenland loopt verkeerd
Gezien de complexiteit van (de internationale) wet- en regelgeving liggen hier fouten op de loer.

4. Er is sprake van unclaimed property (in de VS en enkele andere landen)
Is er een tegoed bij een Amerikaans bedrijf waarvan de juiste gegevens van de eigenaar onbekend zijn (bijvoorbeeld door verhuizing van de eigenaar of door een bankwijziging), dan moet dit tegoed uiteindelijk worden overgemaakt naar de overheid. De overheid zou op zoek moeten gaan naar de rechtmatige eigenaar – maar vindt hem niet altijd. De Verenigde Staten hebben in totaal circa 50 miljard dollar in bewaring uitstaan, waarvan de rente-inkomsten baten zijn voor de overheid.

5. Er zijn geen uniforme betalingstermijnen of de regels worden niet strikt nageleefd
Nu eens wordt een klant na 40 dagen betaald, dan weer na 60 of pas na 90 dagen. Harmonisatie zou het devies moeten zijn, op z’n minst harmonisatie op leveranciersniveau.

6. Betalingen worden in verkeerde valuta’s gedaan en er zijn betalingen naar dezelfde leverancier door verschillende divisies
Deze fouten ontstaan door internationalisering en een complexe organisatorische structuur.

7. Creditnota’s worden uitbetaald
Dit kan ontstaan door outsourcen (Duitse facturen hebben bijvoorbeeld vaak geen minteken voor het bedrag, maar de term ‘Gutschrift’) of door een administratieve fout. Een administratieve fout ontstaat snel wanneer er correcties plaatsvinden op de initiële factuur.