Top 5 oorzaken niet functionerende business controllers

In mijn coachpraktijk voor financials, ontvang ik geregeld controllers die niet meer goed weten wat ze willen. De controllersfunctie hebben zij een aantal jaar uitgevoerd, echter sinds een halfjaar tot jaar hebben zij een nieuwe functie als business controller gekregen. Deze rol leek hen leuk, want: meer contact met de business en meer invloed in het sturen van de afdeling/organisatie. Wat ligt hieraan ten grondslag, hoe kan het dat die op papier zo leuke business controller rol niet het succes en de voldoening geeft die je verwacht?

Financial controllers die al een aantal jaar in deze functie werken, hebben veel kennis opgebouwd van de organisatie en kennen de tools en trends van de afgelopen jaren. Business controller lijkt dan een mooie stap om deze kennis en ervaring meer in te gaan zetten voor de business. Waarom lukt het financial controllers vaak niet om de rol van business controller goed in te vullen, aan de kennis van het vak ligt het vaak niet. Het verschil zit veel meer in de verwachting van de business en de beheersing van vaardigheden (soft skills).
 
1. Verkeerd functie profiel
Eén van de oorzaken is dat organisaties een functieprofiel voor de business controllers opstellen dat uit 75% bestaat uit de financial controllers taken en 25% business controllers taken. Terwijl in de praktijk vanuit de business veel meer ondersteuning gevraagd wordt en eigenlijk 75% business controllers activiteiten nodig zijn. De functie eisen komen hierdoor vaak overeen met de functie eisen van de financial controller aangevuld met eisen op het gebied van vaardigheden, zoals communicatieve vaardigheden. 
 
Weet jij wat de verwachting is van jouw business?
 
2. Assertief vermogen
Communicatieve vaardigheden zijn belangrijk, echter je assertief vermogen als persoon is de basis hiervoor. Indien je onvoldoende assertief bent, krijg je het heel zwaar in gesprekken met de business, die een bepaalde verwachting van jou hebben, welke anders is dan die van een financial controller.  In vergaderingen wordt een inbreng verwacht, worden er business cases gevraagd en wordt er discussie gevoerd over wat de financiële consequenties zijn van voorstellen. Ervaring leert dat als je dit lastig vindt dat, je snel gaat opzien tegen vergaderingen met de business, het tonen van een kritische houding en je jezelf te weinig zichtbaar opstelt.
 
Hoe assertief ben jij op een schaal van 0 – 100?
 
Zie je wel eens op tegen vergaderingen of in gesprek gaan met zeer assertieve mensen?
 
3. Mate van detail 
Een derde punt waar veel financials in een business control functie tegenaan lopen is het loslaten van de details. In de business control functie gaat het veel meer om het gebruiken van financiële informatie ter ondersteuning van beslissingen en toekomstgerichte scenario’s. Hierin is het vaak niet belangrijk dat deze informatie 100% klopt, veel belangrijker is het dat de informatie tijdig, begrijpelijk en overzichtelijk wordt aangeleverd en dat er op basis van deze informatie een beslissing kan worden genomen. Vaak is dit voor jou als financial een omschakeling, waar je gewend bent 100% correcte cijfers op te leveren, wordt nu gevraagd om juist de kengetallen snel, met redelijke betrouwbaarheid, overzichtelijk aan te leveren.  Een compleet overzicht met 100% betrouwbaarheid dat veel meer tijd kost, wordt vaak door de business niet begrepen en als ineffectief gezien.
 
Hoe ga jij ermee om als je adviseert op basis van 75% betrouwbaarheid?
 
Hoe zeker voel jij je?

Ben jij de volgende business controller?

De rol van business controllers wordt steeds meer gevraagd. Lees hier wat de Post HBO opleiding Certified Business Controller te bieden heeft.

Bekijk het programma
4. Klantgericht advies
Als business controller wordt er van je verwacht dat je een organisatie brede blik hebt. Dat je de belangen van de afdelingen ziet en dat je een helicopterview hebt ontwikkelt. Finance is vaak een lastig onderdeel voor afdelingen en wat er door de business controller wordt gezegd of geadviseerd wordt moet begrijpelijk zijn en moet hout snijden. Het begrijpelijk maken van je informatie, argumenten of advies is essentieel, om je ondersteuning effectief te laten zijn. Zorg dat je in de context en stijl van de betreffende afdeling communiceert.
 
Hoe verstrek jij je informatie aan de business?
 
Help je de business met de interpretatie?
 
5. Relaties aangaan en onderhouden
De relatie die je als business controller onderhoudt essentieel voor je invloed en het succes van je rol. Deze relatie bouw je niet alleen maar op basis van je kennis, maar zeker ook op persoonlijk- en afdelingsniveau. Voor een business controller is het belangrijk om je te laten zien bij de business en ook de relatie te onderhouden met de belangrijkste stakeholders. Dit doe je door social talk, interesse in de business en te weten wat er op de afdeling speelt en hierop in te haken. Je dient zichtbaar te zijn voor hen en ook aanspreekbaar.
 
Hoe vind jij het om in de belangstelling te staan?
 
Heb je oprecht interesse in de mensen van de business die je ondersteunt en hoe toon je dit?

Bepaal eens voor jezelf, in welke mate jij bovenstaande eigenschappen beheerst en waar je nog ontwikkeling voor jezelf ziet. Op basis daarvan kun je een goede inschatting maken of jij op je plek zit als business controller. 
 
Erik Boon is coach voor financials en partner van de Effectieve Financial. Hij heeft recent een onderzoek gepubliceerd naar het gedragsprofiel van de succesvolle controller.