In de huidige economie staan CFO's voor de moeilijke opgave om de groei en winstgevendheid van hun organisatie te vergroten. Naast het realiseren van een optimale bedrijfsvoering, moeten zij daarom ook bijdragen aan de bedrijfsstrategie. Vaak betekent dit dat eerst een aantal organisatorische uitdagingen overwonnen moet worden. Corporate Financial Management (CFM) kan daarbij helpen.


Het optimaliseren van financiële processen is essentieel in elke organisatie. CFO’s standaardiseren daarom de transactionele processen en voeren efficiënte financiële systemen in om optimale bedrijfsresultaten neer te zetten. Maar hier houdt het takenpakket van de CFO niet op. Om zijn bedrijf echt succesvol te maken moet de moderne CFO ook een strategisch onderbouwd financieel beleid voeren. Om op zo’n strategische manier te plannen en beslissen moet hij een vooruitziende blik hebben. Dit kan hij doen door de mogelijkheden van zijn Financial Management System (FMS) uit te breiden, daarmee meer processen te automatiseren en als gevolg de productiviteit te verhogen.  

Groei en succes
Het kiezen van het juiste Financial Management System is allesbepalend voor de groei en het succes van een organisatie. Met het juiste systeem is de CFO in staat om consequent en efficiënt een precieze opbrengstverantwoording af te leveren en gedetailleerde financiële analyses te geven. Verder is hij altijd voorbereid op audits en kan hij de boeken snel sluitend krijgen aan het eind van de maand. Toch zijn er ook mét een Financial Management System (FMS) nog de nodige uitdagingen waar de CFO mee te maken krijgt. Dit zijn de drie belangrijkste:

1. Onderbrekingen van financiële processen
Een Financial Management System zorgt in de eerste plaats voor een beter verloop van de financiële processen. Zeker als het om zeer bedrijfskritische zaken gaat, moeten die foutloos en met zo min mogelijk onderbrekingen verlopen. In de praktijk gaat het vaak mis bij de afhandeling van processen die niet efficiënt werken, zoals bijvoorbeeld het afhandelen van betalingen. Door deze vertragingen kunnen problemen ontstaan rond cash flow management. Veel voorkomende oorzaken zijn dat het debiteurenproces slecht is ontworpen of dat bepaalde systemen niet geautomatiseerd zijn, waardoor het bedrijf problemen heeft om snel geld te innen. Door deze hapering van de inkomsten en de beperkte zichtbaarheid van de processen, kan er onzekerheid ontstaan over de inkomsten, wat weer slecht afstraalt op het management.

Een andere uitdaging voor de CFO is dat de processen rond budgettering en planning vaak inefficiënt zijn. Dit wordt bevestigd door een onderzoek van CFO Research. Ruim 60 procent van de CFO’s vindt dat de budget- en planningsprocessen te veel tijd in beslag nemen. De reden is dat er vaak enkel wordt gewerkt met spreadsheets en er geen systemen zijn om de financiële processen te versnellen, zodat die in lijn lopen met de strategie van het bedrijf.

Een ander belangrijk aspect is compliance. Het komt maar al te vaak voor dat de financiële afdeling niet in staat is om te voldoen aan de hedendaagse eisen omtrent compliance en financiële regelgeving. Als dit te veel tijd kost, dan houdt dit proces bedrijfsmiddelen in gijzeling die eigenlijk nodig zijn voor andere operationele zaken.

2. Geen strategisch inzicht
Het optimaal inrichten van financiële processen is de basis voor een goed lopende organisatie. Om daarnaast ook op strategisch niveau te gaan werken, is echter een heel andere uitdaging. Financiële informatie moet dan als een strategisch middel gebruikt worden voor advies, inzicht en analyse, zodat een bedrijf zich in de markt kan onderscheiden en winstgevender wordt.
__________________________________________________________________________________

Vijfdaagse opleiding Finance & IT: onmisbare IT kennis voor financials - 35 PE punten
Ontdek in deze vijfdaagse opleiding hoe u als financieel verantwoordelijke betere keuzes maakt, het rendement verhoogt, kansloze projecten tijdig stopt en snel kunt ingrijpen waar nodig. Klik hier voor meer informatie en aanmelden.
__________________________________________________________________________________

Bestuurders en managers zien steeds vaker het belang in van financiële afdelingen voor strategische ondersteuning en performance management. Bij de financiële afdeling bestaat zeker een wil om hen te ondersteunen, maar vaak ontbreekt een goed systeem voor het maken van rapportages of analyses. Zo kan het voorkomen dat CFO’s niet direct kunnen rapporteren welke producten het goed doen of welke klanten de meeste winst opleveren. In dit soort situaties kunnen organisaties hun activiteiten en bedrijfsmiddelen niet snel anders inzetten om maximaal te profiteren van de kansen in de markt.

3. Inflexibele, complexe en offline systemen
De derde uitdaging voor CFO’s is het gebruik van legacy-systemen. Vaak wordt nog met oude financiële systemen gewerkt, die niet eenvoudig aan te passen zijn en waarin soms zelfs netwerkmogelijkheden ontbreken. Deze inflexibele, complexe en offline systemen beperken het vermogen van de financiële afdeling om te moderniseren. Onderzoeken onder hedendaagse gebruikers van Enterprise Resource Planning software (ERP) wijzen uit dat zeker een derde het ‘moeilijk’ of ‘heel moeilijk’ vind om nieuwe functionaliteiten toe te voegen. Doordat het vaak om grote en complexe systemen gaat, kan de financiële afdeling het als erg lastig ervaren om nieuwe lagen van functionaliteit te integreren en processen te automatiseren.

Een andere uitdaging ligt in systemen die niet goed samenwerken. Sommige vendors bieden ‘point solutions’ aan die een specifiek probleem op een geavanceerde manier oplossen. Helaas zijn deze producten meestal moeilijk te integreren met andere applicaties in het financial management system, wat resulteert in beperkte zichtbaarheid van bedrijfsprocessen en tijdvretende, onbetrouwbare en meestal onnauwkeurige rapportages.

Om de prestaties van een financieel systeem te optimaliseren, bedrijfsrisico’s te beperken, en een waar strategisch middel te zijn voor de organisatie, moeten financiële afdelingen moderne systemen in gebruik nemen. Een kostenefficiënte oplossing die robuust en flexibel is, met een snelle implementatie en waarin alle processen goed geïntegreerd kunnen worden.

Corporate Financial Management: een slimme oplossing
Om financiële processen te optimaliseren zouden CFO’s een oplossing voor Corporate Financial Management moeten overwegen. CFM biedt een geïntegreerde benadering, waarin flexibele financiële processen worden gecombineerd met andere kernapplicaties. Het resultaat is een systeem dat kan voorzien in realtime reporting, analyse en planningsmogelijkheden die nodig zijn om een organisatie op weg te helpen naar verdere strategische groei.

In zo’n geïntegreerde omgeving biedt CFM essentiële financiële applicaties zoals een grootboek, debiteuren en crediteuren, cashmanagement, activaboekhouding en compliance. CFM beheert en automatiseert andere niet-standaard applicaties zoals inkoop, contractbeheer, vendor-management en human capital management. CFM ondersteunt self-service transacties voor inkoop, expense management en human resources. En ten slotte biedt CFM inzichtelijke rapportage, analyse en mogelijkheden voor performance management, die nodig zijn om de topbeslissers van strategische slagkracht te voorzien.

Dit is de aanpak waarmee de hedendaagse top-CFO’s zich kunnen onderscheiden van de menigte. Te veel financiële organisaties modderen maar door in een gefragmenteerde financiële omgeving, met alle risico’s van dien. De CFO’s die wel geïntegreerde Corporate Financial Management systemen inrichten, hebben daarmee het noodzakelijke fundament gelegd om zichzelf in een meer strategische rol te profileren.

Door: Theo Koster, Regional VP Infor Benelux