Top 10 van KPI's in Purchase To Pay

Iedere zichzelf respecterende afdeling Inkoop en Finance werkt tegenwoordig met KPI's. Helaas gaat die populariteit niet altijd gepaard met begrip voor wat een KPI nu eigenlijk is of moet zijn.

Meten
KPI’s worden vaak gelijk gesteld aan ‘metrieken’, waaronder dan begrepen wordt: het meten van de performance op een bepaald terrein. Maar lang niet elke metriek is ook een KPI. De ‘Key’ in Key Performance Indicators is ‘key’. U kunt enorm veel meten en enorm veel weten, maar niet alle kennis is relevant, laat staan van belang. 

Vaak zien we bijvoorbeeld dat zogenaamde ‘lag’ indicatoren worden gebruikt, die alleen resultaten uit het verleden beschrijven, in plaats van ‘lead performance indicators’ die een trend aangeven. Denk aan de winst over het vorig boekjaar, of de sales per medewerker, een score voor medewerkers- dan wel klantentevredenheid. Dat soort metingen zijn best interessant, maar het zijn geen KPI’s, geen Key Performance Indicatoren. 

Doelen stellen
Echte KPI’s raken meerdere factoren, die ‘van kritiek belang’ zijn voor het behalen van de doelstellingen. De sales van vorig jaar zijn dat niet, laat staan de gemiddelde omzet per medewerker. Veel van die zogenaamde KPI’s zijn ook niet de exclusieve verantwoordelijkheid van een functie of team die een bepaald bedrijfsproces beheert – zoals inkoop. Een derde eigenschap van echte KPI’s is dat u erop kunt sturen.  

KPI’s moeten helpen om succesvol te opereren. Daarvoor moet u eerst weten wat succes is, dus doelen stellen. En weten hoe we de voortgang/verbetering meten. Daarvoor zijn KPI’s. KPI’s vertellen u in één oogopslag, of u ‘bij’ bent, op de goede of op de verkeerde weg. Bovendien wijzen ze op problemen in de uitvoering.

Top 10 KPI’s
Wat zijn nu belangrijke KPI’s voor het totale inkoopproces, voor P2P? We zetten er een aantal op een rij.

De tien belangrijkste KPI’svoor P2P: 

1) Cost per invoice
Als u wilt of moet bezuinigen op de kosten van Inkoop, is ‘cost per invoice’ een belangrijke KPI. Die bepaalt u via activity based costing, of u brengt de hele levenscyclus van elk type factuur in kaart en berekent de gemiddelde kostprijs. Of u telt alle salaris- en overige kosten op die gemaakt worden vanaf het moment dat de factuur binnenkomt tot en met de betaling en deelt die door het aantal binnengekomen facturen. U berekent de kosten voor papier, voor elektronisch, voor OCR, EDI, ER, P-card enzovoorts en bepaalt hoe het goedkoper kan. 

2) First time match rate: factuur – aankooporder – ontvangstbevestiging
Hoe effectief verloopt uw  three-way-matching proces eigenlijk? Hoe vaak matchen de drie bij elkaar horende documenten, de factuur, de aankooporder en de ontvangstbevestiging meteen zonder menselijk ingrijpen? Als uw proces hoog scoort op deze KPI, dan weet u dat uw processen efficiënt en compliant zijn.

3) Op tijd betalen
De laatste jaren zijn organisaties steeds later hun facturen gaan betalen. Eén van de oorzaken: de kredietcrisis. Heel wat P2P-organisaties proberen betalingstermijnen te verlengen, Days Paid Outstanding. Dat blijkt onder andere uit het onderzoeksrapport Creating Payment Energy

Raar. Want op tijd u rekeningen kunnen betalen bewijst dat de P2P-processen gezond zijn, dat Finance en Inkoop goed samenwerken. Dat u gestandaardiseerde afspraken hebt met uw leveranciers, met wie u een optimale relatie onderhoudt zodat u ook optimaal gebruik kunt maken van aangeboden kortingen.

4) Doorlooptijd goedkeuren facturen
Zeker als u te maken heeft met dynamic discounting programma’s is het van vitaal belang dat uw facturen zo snel mogelijk goedgekeurd worden. Hoe lager de matchingsgraad van facturen met PO’s des te afhankelijker bent u van de snelheid waarmee goedkeuring en betaling volgen. Eén van de redenen om een rule-based workflow te overwegen?

5) Kortingen binnenslepen
Alleen als u goed scoort op bovenstaande KPI’s, is de kans dat u maximaal gebruik maakt van (dynamic) discounts groot. En de winsten die hier gerealiseerd kunnen worden zijn aanzienlijk. Uit onderzoek blijkt dat ‘best in class’ inkopers 13 miljoen dollar besparen op elke miljard dollar aan uitgaven, alleen al door snel te betalen. Ook bij deze KPI is een goede relatie met Finance cruciaal. Procurement spreekt de discount af door scherp te onderhandelen, Finance moet het vervolgens waarmaken.

6) Productiviteit per FTE
Veel KPI’s staan niet op zichzelf. ‘Cost per Invoice’ op zich is niet altijd relevant – u kunt enorm inefficiënte processen offshoren voor een heel lage prijs. De productiviteit per FTE  is zeker in peer-to-peer benchmarking veelzeggend. Top performers halen 50-100.000 facturen per FTE – maar die zijn dan ook sterk geautomatiseerd. Scoort u minder dan 10.000 per medewerker dan  bent u een ‘underperformer’ – of u bent een kleine organisatie natuurlijk…

7) Percentage elektronische facturen
Het lijkt erop dat van de miljarden facturen die we jaarlijks over onze wereldbol uitsturen er nog geen 20 procent elektronisch verstuurd wordt; verwerkt en betaald nog minder. Elektronische facturen op zich hebben lang zoveel effect niet als de grotere bewegingen die zij mogelijk maken (denk aan supply chain financing en dynamic discounting), maar ze vormen wel het fundament voor verdere optimalisering van P2P. E-invoicing  is op zich al een KPI voor de andere KPI’s.

8) Percentage ‘touchless’ facturen
Touchless of automatisch verwerken van facturen is het hoogst haalbare van P2P. Alle facturen die automatisch betaald worden zijn PO-compliant, elektronisch, de hoogst mogelijke first-time match en op tijd betaald. Soms bestaan ze niet eens, bij geheel factuurloze transacties. 

9) Aantal leveranciers per 1000 invoices
Een voorbeeld van een ‘leading’ KPI! Een selecte groep vertrouwde leveranciers die verantwoordelijk is voor het overgrote deel van de facturen bewijst dat uw P2P-processen op orde zijn, dat u uw leveranciers goed kent en dat u attractieve voorwaarden heeft weten te onderhandelen. U heeft ook een beleid om OTOV’s te mijden (one time only vendors), en dat u zonder problemen afspraken kunt maken over e-invoicing, supplier portals, ketenfinancieringsinitiatieven, p-cards en PO compliance programma’s. En discounts natuurlijk.

10) Spend under management
Finance gaat dezer dagen vooral om en over ‘control’, en dat biedt gelegenheid te over om de relaties tussen Finance en Inkoop aan te trekken en te verbeteren. Hoe meer van de spend Inkoop onder control weet te krijgen, des te meer grip krijgen ze samen op het hele P2P-proces, en des te groter wordt het hefboomeffect van de andere KPI’s: meer vertrouwde leveranciers, betere forecasts van cash flows, meer PO-compliance, minder te laat betaalde rekeningen, hogere productiviteit. En uiteindelijk meer winst.

Wat zijn volgens u de meest belangrijke KPI’s in uw domein? Dat horen wij graag van u! 

Account Manager Business Solutions bij Ricoh Nederland