Hoe stroomlijn je 90.000 papieren facturen en 30.000 declaraties bijna tegelijkertijd met het creëren van een shared service center? De Technische Universiteit Delft , in het bijzonder directeur Financiën & Control Ton Ruhe, heeft er ervaring mee. 'We hebben de berg aan papieren weten te beklimmen.'

‘We hebben de berg aan papieren weten te beklimmen.’ Onderwijs, wetenschap en onderzoek. Dat is de wereld van de Technische Universiteit Delft . Het geld voor die activiteiten komt voor het grootste deel (80 procent) van het Rijk, maar minister Plassterk (zelf een wetenschapper nota bene) van Onderwijs wil daarop bezuinigen. Dat betekent dat universiteiten zoals die in Delft de broekriem moeten aanhalen.

De universiteit in de nabijheid van Rotterdam kijkt dan ook nauwkeurig naar zijn uitgaven, is op zoek naar verdere efficiëntie waar mogelijk en probeert ook de zogenaamde tweede en derde geldstroom (bijvoorbeeld subsidie en werk voor derden) te laten groeien. Kortom: de TU Delft moet nog meer op de kleintjes letten.

Ruhe: ‘Het is hier geen bedrijfsleven, hoor ik wel eens. Dat klopt ook, maar dat betekent niet dat we niet gebonden zijn aan een hoeveelheid budget. Aansluitend kijken we naar efficiëntie van de ondersteunende diensten, zodat we nog meer geld voor de daadwerkelijke wetenschap over hebben.’ Doelen De ondersteunende diensten zijn sinds 2004 centraal georganiseerd tijdens een project dat onder de noemer ‘geconcentreerd, gecoördineerd’ door het leven ging.

Acht faculteiten nemen diensten af van een aantal shared service centers, waaronder het shared service center Financiën & Control, die op hun beurt daarvoor weer worden gecompenseerd. Eens in de twee jaar stelt de TU Delft een instellingsplan op met hogere doelen zoals verdere internationalisering. Dat instellingsplan krijgt concrete invulling door managementcontracten, jaarlijkse begrotingen en meerjarenplannen.

Behalve het College van Bestuur van drie mensen, kent de universiteit in de managementlaag daaronder de decanen (zeg maar bazen van de faculteiten) en de functieverantwoordelijke directeuren voor onderdelen als ICT en Financiën & Control. In 2004 zette TU Delft een eerste reorganisatie in waarbij vijfh onderd ft e werd bezuinigd.

Ruhe: ‘Het kon niet langer zo. De ratio ondersteunende medewerkers op daadwerkelijke wetenschappers was één op één. Nu is dat één op 1,4.’ De universiteit ging over op het shared service center-concept dat vandaag de dag volop functioneert. Daarin ICT, P&O, Financiën & Control en Onderwijs- en Studentenzaken. De centralisatieslag ging niet zonder de nodige automatisering. ‘We hebben bewust ervoor gekozen om eerst de processen aan te pakken, dan de systemen. Anders wordt het een janboel.’

Eerst organiseren, dan automatiseren, luidt het adagium. Van vijftien administraties ging TU Delft over naar één centrale administratie. Ruhe: ‘Daar was gemopper over, want de faculteiten konden niet even op de hoek van de gang de declaraties of facturen indienen. Op dat soort moment is het belangrijk geduld op te brengen, nog eens uit te leggen wat het idee achter de centralisatie is. Ook al is dat voor de honderdste keer, geduld wordt uiteindelijk beloond. Als eenmaal het shared service center er is moet je zorgen dat je kwaliteit levert, klantvriendelijk bent. Je moet jezelf als dienstverlener immers bewijzen.’

Zeker in het speelveld van de TU Delft . Daarin zijn de decanen en de faculteiten tot op zekere hoogte geheel zelfstandig in hun keuzes. Zij zijn als het ware zelfstandige ondernemingen. In de ontwikkeling naar effi ciëntie nam TU Delft ook zijn inkoop en factuurverwerkingsproces onder de loep. Met 90.000 papieren facturen en 30.000 papieren declaraties per jaar, was dat een tijdrovend proces.

‘We gaven per factuur, ook al was dat een bloemetje van 10 euro besteld door een secretaresse, 75 euro uit aan het factuurverwerkingsproces. Sommige facturen waren voor goedkeuring weken onderweg van de postkamer naar het faculteitsbureau en terug naar het shared service center. Na de centralisatie konden we ook niet meer verder met papieren handtekeningen met de duizenden projectverantwoordelijken die we hebben. Om de control op het proces te houden, hadden we wel automatisering nodig.’

Eigen leven
Facturen gingen een eigen leven leiden. Zeker als ze meerdere verantwoordelijken kenden, die allemaal moesten tekenen. Dan kon het gebeuren dat leveranciers langer moesten wachten op hun geld dan de 30 dagen die de TU Delft als beleid aanhoudt. Nog los van het feit dat het proces niet inzichtelijk genoeg was.

TU Delft besloot na onderzoek het systeem BasWare Invoice Processing aan te schaffen, dit met hulp van het bedrijf Nashuatec/ NRG te implementeren en een centraal adres bij Financiën & Control te creëren waar alle facturen binnenkomen. Een half jaar na invoering gebeurt dat met 75 procent van de facturen. Financiën & Control heeft bij zijn afdeling enkele scanners voor het inscannen van facturen neergezet.

Medewerkers moeten fysiek naar het shared service center om een factuur in te laten scannen. Daarmee houdt het onderdeel van het shared service center de controle over wat er in het systeem komt. Het moedigt de medewerker aan zijn leverancier te vragen de factuur centraal in te dienen. De scansoft ware van Nashuatec/ NRG (Readsoft ) herkent bepaalde vooraf gedefinieerde gegevens, zoals het banknummer, en koppelt deze aan de juiste crediteur. Vervolgens worden de benodigde, aan deze crediteur gerelateerde stamgegevens, automatisch vastgelegd in BasWare. De facturen worden nu nog met de hand ingescand, waarna ze automatisch het systeem inrollen.

Ton Visser, Teamleider Crediteuren: ‘Ze gaan vervolgens met de spreekwoordelijke druk op de knop naar de budgetverantwoordelijke die elektronisch zijn handtekening zet. Mocht het bedrag dermate hoog zijn, dat er toestemming nodig is van de decaan, dan gaat de factuur vervolgens automatisch net zolang verder tot de factuur uiteindelijk is geaccordeerd en door kan voor betaling.’

In BasWare kan Financiën & Control precies de status van een betaling in de gaten houden. Op termijn wil TU Delft naar een situatie toe waarin leveranciers aangesloten worden op het systeem en in XML-taal hun facturen elektronisch kunnen indienen. Daarnaast wil het shared service center van de universiteit zijn inkoopstroom analyseren. Ruhe: ‘Waar is bundeling mogelijk? En daarnaast willen we dwarsverbanden zien. Als de ene faculteit niet betaalt, waarom moet de andere daaronder lijden?’

Met de komst van het systeem voor digitale facturering heeft TU Delft meteen een digitaal archief waar facturen makkelijk in zijn terug te vinden. Ook heeft de universiteit een audittrail, mocht er in het traject iets vreemds zijn voorgevallen. Financiën & Control begon de implementatie van BasWare op zijn eigen afdeling, waarna het systeem als eerste werd uitgerold bij het OTB, een onderzoeksbureau van de TU Delft .

Visser: ‘Dit bureau is nogal op het zakenleven gericht en daarom een logische plaats om te beginnen.’ Daarna kreeg de implementatie een vervolg bij de andere faculteiten. Momenteel hoeven er nog slechts twee aangesloten te worden op BasWare. In totaal kent het systeem nu 1.600 gebruikers, die samen zorgen voor ongeveer 75.000 mandaatregels in BasWare. Het systeem is nog niet in heel de TU Delft uitgerold, maar de verwachting is dat het aantal gebruikers in de toekomst naar 2.000 gaat.

Visser: ‘Onder hen niet alleen de decanen, afdelingshoofden en wetenschappers, maar ook andere budgetverantwoordelijken zoals projectmanagers en secretaresses.’ Het facturensysteem is webbased, gebruikers kunnen met hun eigen browser de facturen inzien. Daarnaast is het nog eens gebruiksvriendelijk, zegt Ruhe. Na het stroomlijnen van het factuurverwerkingsproces, wil TU Delft zijn inkoopproces aanpakken.

Ultiem doel – en in het geheel niet onrealistisch getuige een voorbeeld bij de universiteit n het Belgische Leuven – is een soort Bol.com. Bestellers krijgen in dat scenario een catalogus voor hun neus. Via het systeem plaatsen ze vervolgens hun order rechtstreeks bij de leverancier. Uiteindelijk vergelijkt BasWare dan de binnengekomen factuur met de gefi atteerde order, waarna een automatisch verwerking plaatsvindt. Via centrale contracten achter het systeem is de inkoop te bundelen en het inzicht in de inkoopstromen is in deze constructie vele malen groter.

Lucratief, want de universiteit koopt voor maar liefst 150 miljoen euro in waarvan pas 30 miljoen is gecentraliseerd. De facturatie verbinden aan de inkoop is een ultieme droom. ‘We zijn nog niet zo ver’, zegt Ruhe nuchter. ‘We moeten er eerst voor zorgen dat alles op rolletjes loopt wat betreft de inkomende facturen. Daar hebben we eerst nog stappen in te zetten. Eind 2008 willen we daarmee op orde zijn. Grootste winstpunten tot nu toe? Snelheid en inzicht. We hoeven niet alle facturen nog eens te checken. Uiteindelijk kunnen we van 75 euro kosten per factuur, naar 10 euro toe. Daar ben ik van overtuigd.’

Naam: Ton Ruhe
Leeftijd: 59
Functie: Directeur Financiën & Control
Bedrijf: Technische Universiteit Delft
Opleiding: Drs economie (Universiteit van Amsterdam) en bijna dertig jaar bedrijfservaring bij Exxon, BP en Philips.
Hobby’s: Golfen, skiën en muziek.
Hoeveel fte in financiële functie: 125
Typering finance team: ‘Op weg naar best practice’ Het belangrijkste issue: klantgerichtheid Systemen: Baan, Business Objects, BasWare en Readsoft