Van reactief naar een proactieve financiële functie. De implementatie van nieuwe informatiesystemen bracht veel veranderingen in de informatiestromen bij sigarenfabrikant Royal Agio Cigars. In feite is Agio een kleine multinational. Als financial kun je nu aan de knoppen draaien om die informatie te sturen.

Na een groeiperiode van ongeveer tien jaar is de sigarenmarkt momenteel stabiel. Door de Tabakswet is de communicatie met klanten nauwelijks mogelijk en wordt veel creativiteit vereist om via het verkooppunt en de verpakking de voorkeur van de consument te winnen. Productinnovatie blijft een wezenlijke succesfactor om op de veranderde behoeften en situaties in te spelen.

Groei is nog wel mogelijk in Oost-Europa waar de consumptie van sigaren nog laag is en waar langzaam de welvaart en lifestyle op een meer West-Europees niveau komen. Ook de Aziatische markt kan voor verdere groei zorgen, zij het dat middels een stapsgewijs en langzaam proces.

‘De moeite waard om daar dicht bij te zitten, vandaar dat Agio ook in Singapore een verkoopvestiging heeft geopend. Agio is binnen de sigarenindustrie een van de weinige overgebleven zelfstandige familiebedrijven’, begint Ton Mens, concern controller bij Royal Agio Cigars. Het bedrijf produceert jaarlijks zo’n 800 miljoen sigaren van de merken Mehari, Panter, Balmoral en De Huifkar.

‘Sigaren omvatten slechts 1 procent van de totale tabaksconsumptie. Het is een nichemarkt, daarin kun je de consument het beste bereiken met vernieuwingen. De gearomatiseerde sigaar is daar een goed voorbeeld van. Deze is de laatste jaren sterk in opkomst.’

Proactief
Royal Agio Cigars is een sterk functioneel georganiseerd bedrijf. De commerciële functie is leading. ‘Uiteindelijk leven we van de verkoop van sigaren. Een aantal functies, waaronder ook finance, zijn daaraan dienstverlenend’, gaat Mens verder.

‘De omslag voor de financiële functie kwam zo’n kleine tien jaar geleden. Toen werd er gewerkt met een vrij ouderwets basissysteem, puur gericht op de financiële functie. Door een compleet nieuwe automatisering neer te zetten, hebben we in tien jaar Agio rijp gemaakt voor de nieuwe eeuw. Door deze veranderingen is de functie van reactief, alleen registreren, naar proactief gegaan. Een positieve ontwikkeling’, aldus Mens.

‘De jongere generatie medewerkers wil innoveren. Inmiddels zijn er het ERP-systeem MFG/PRO en het CRM-pakket Siebel geïmplementeerd, en werken we met een datawarehousesysteem en rapportagetools van Cognos. De financiële functie heeft daardoor een meer sturende rol gekregen. We kunnen nu gemakkelijker andere functies binnen het bedrijf helpen en van up-to-date informatie voorzien. Met name de commerciële functie plukt daar de vruchten van.’

Als het aan Ton Mens ligt, wordt de financiële functie de komende jaren verder uitgebouwd en geoptimaliseerd. ‘Budgettering bijvoorbeeld. Dat was vroeger een behoorlijk handmatige en tijdrovende klus. Dat proces wordt nu geautomatiseerd met Enterprise Planner van Cognos en dat scheelt veel tijd. De diverse verkoop- en productievestigingen in de landen kunnen zelf hun budget ingeven, dat wordt opgeslagen in deze centrale applicatie. Bij problemen kunnen we direct terugcommuniceren.’

Volgens de concern controller is IT hét middel om de business verder te helpen. Het datawarehouse bijvoorbeeld. ‘Ook externe gegevens van bijvoorbeeld groothandels en importeurs komen bij ons binnen en worden verwerkt in het datawarehouse. Die informatie kan weer waardevol zijn. De tabaksindustrie wordt steeds meer beperkt om zich te uiten. Billboardreclame mag niet meer, adverteren in tijdschriften is aan banden gelegd en roken op de werkplek is verboden. Alle momenten van herkenning bij de klanten gaan verloren. Het enige wat nog wel mag om het merk te presenteren is op de verkoopplek zelf. Daardoor is het gevecht om beste plek uitgebroken, want iedere fabrikant wil met zijn product op de toonbank staan.’

In de strijd om de hoogste bieder is het voor Agio moeilijk opboksen tegen de grote sigarettenfabrikanten. ‘Wij hanteren liever een pull strategie, waarbij de klant vraagt om het product.’ Deze beperkingen hebben volgens Ton Mens wel het voordeel dat het lastig is voor nieuwkomers. ‘Toetreding tot de markt is vrijwel nihil.’

De steeds hogere accijnzen ziet Mens niet als een bedreiging. ‘Accijns is vervelend voor het product, maar het geldt voor iedere fabrikant. Als de consument wil blijven genieten, koopt hij die sigaar toch wel. Zodra de benzineaccijns omhoog gaat, gaan er ook niet minder auto’s de weg op.’
####
Grote stappen
Agio Cigars is continue bezig met nieuwe ontwikkelingen. Het bedrijf was een van de eersten die op grote schaal het productieproces ontkoppelde. ‘Agio is vrij vooruitstrevend in haar productietechnieken. Vroeger werd een sigaar in zijn geheel aan de machine gemaakt, totdat het bobinesysteem werd geïntroduceerd. Deze productietechniek houdt in dat de bewerking van de tabak en het uitstansen van om- en dekblad werd verplaatst naar de lagelonenlanden (Sri Lanka en de Dominicaanse Republiek), en de uiteindelijke fabricage geschiedt in België. Dat was indertijd vrij innovatief in de sigarenbranche.’

Ook nu staan er een aantal veranderingen bij het bedrijf op de agenda. ‘In België hebben we twee fabrieken staan. Een in Geel, waar de sigaren worden gemaakt, en een in Westerloo, waar binnengoed en bosjes worden vervaardigd. Hier is onlangs gestart met de tweede fase; het bouwen van een nieuwe productielocatie op het stuk grond wat destijds bij de productiehal is aangekocht. Wanneer de bouw voltooid is, hebben we de grootste en modernste sigarenfabriek in Europa. Dat biedt kansen. Logistieke stromen verdwijnen als alle productiefases op één plek zijn ondergebracht. Daarnaast willen we ook rondleidingen in de fabriek gaan verzorgen om mensen te laten zien hoe sigaren worden gemaakt. Daarin is een onderscheidend voordeel te behalen.’

Op korte termijn ziet Mens geen grote groei van het aantal medewerkers. ‘Je hoort tegenwoordig van alles over centralisatie, maar ik verwacht juist dat gezien de complexe douane en accijnsregels voor de tabaksindustrie, een stuk van de administratie in de landen zelf ondergebracht wordt. Het bedrijf moet op de verschillende locaties een sterke financiële functie hebben om het management te ondersteunen.’

Qua automatisering loopt Agio Cigars flink voorop. ‘Om een goede informatievoorziening te creëren zal het ERP-systeem wat de afgelopen jaren in de vestigingen in Duitsland, Nederland en België is geïmplementeerd ook bij de productievestigingen op Sri Lanka en de Dominicaanse Republiek worden geïmplementeerd. Daarvoor moeten allereerst de verbindingen natuurlijk wel betrouwbaar zijn, want het bedrijf kan niet zomaar een paar dagen zonder informatie. In de vestiging op Sri Lanka is het bijna zover dat het ERP-systeem wordt geïmplementeerd.’ Zodra dat is voltooid volgt de implementatie op de productievestiging in de Dominicaanse Republiek.

Businesspartner
Automatisering heeft ervoor gezorgd dat de financiële functie bij Agio meer een businesspartner is geworden van de commerciële en productiefunctie. ‘Agio is een flexibele organisatie met een groot verantwoordelijkheidsgevoel.

Tevreden kijkt Mens terug op het ERP-implementatieproject. ‘Alles is vrij voorspoedig verlopen. De keuze voor het pakket hebben we binnen een jaar gemaakt en ook zijn we met het jaar ‘live’ gegaan. Dat we daarnaast ook te maken hebben gehad met een euro-probleem en een millenniumbug namen we op de koop toe. Tijdens de verbouwing ging de verkoop immers gewoon door.’

Het optimaliseren van de diverse rapportages verliep helaas een stuk minder voorspoedig dan gepland. ‘We hebben wel tijd nodig gehad om de rapportage weer op orde te krijgen. Het duurde langer dan verwacht, dus in dat opzicht viel het tegen, maar gelukkig is Agio geen beursgenoteerd bedrijf en zijn er geen problemen ontstaan.’

‘In het implementatietraject moet je ook het verwachtingsproces kunnen managen. Het blijft niet bij een systeem kopen en even installeren. Eerst moeten alle neuzen dezelfde kant op staan, dan pas kan het systeem worden ingevoerd. Iedere werknemer moet mee in de veranderingen.’
Nadat iedereen met het ERP-pakket heeft leren werken, werden de verbeteringen al snel zichtbaar.

‘Voorheen rapporteerden we elke tien weken, nu maandelijks. Het is zelfs zo georganiseerd dat de logistieke en efficiency rapportages op ieder gewenst moment online opgevraagd kunnen worden. Alle informatie die men nodig heeft om business te doen, is snel beschikbaar. De mensen zijn enthousiast over de systemen. Als je kijkt naar grip op de organisatie zijn de informatiesystemen een, maar het management moet zoiets ook omarmen. Zeker bij een familiebedrijf is er veel kennis in het bedrijf aanwezig, maar zonder goede systemen red je het niet.’

Naam: Ton Mens
Functie: Concern controller
Opleiding: Studeerde eerst 2 jaar werktuigbouwkunde maar ging na zijn dienstperiode bedrijfseconomie studeren aan de Erasmus Universiteit in Rotterdam. Vervolgens studeerde hij accountancy in Rotterdam. Twee jaar geleden rondde hij de postdoctorale studie tot registercontroller af, die hij aan de Business University Nyenrode volgde.
Carrière: Tijdens zijn studie bedrijfseconomie begonnen in de boekhouding van het familiebedrijf Mens in Zeist. Na zijn afstuderen drie jaar gewerkt op accountantskantoor Peat Marwick. Na de fusie tot KPMG daar vertrokken en gaan werken als Hoofd Planning & Control bij DAF Trucks. Daarna ging Mens aan de slag bij Red Band Venco en is inmiddels bijna tien jaar in dienst als concern controller bij Royal Agio Cigars.
Hobby’s: Sleutelen aan Engelse auto’s (bezitter van enkele Engelse klassiekers), sportvliegen en jachttraining met de labrador.

Bedrijf: Royal Agio Cigars
Aantal medewerkers: 2200
Aantal fte in financiële functie: 20
Typering team: ervaren en gedreven
Belangrijkste issue: verbeteren van de informatiestructuur
Softwarepakket: MFG/PRO/Siebel/Cognos

Checklist
- Focus verbreden
- Nieuwe automatisering
- IT is hét middel om de business verder te helpen
- ERP-systeem in alle vestigingen
- Actuele rapportages