5 tips om minder tijd met e-mail bezig te zijn

“I used to have a career. Now I just have an inbox” 

Tip 1: Stuur minder e-mail
Kevin Weijers is een echte millennial die alles uit het geconditioneerde leven overboord heeft gegooid. E-mail is hij mee gestopt en time management wil hij niks mee te maken hebben. Het challengen van aannames; dat is zijn spel geworden. “Ik heb een fascinatie voor hoe je nou echt dingen voor elkaar krijgt.”

Tijdens zijn presentatie op CFO Day 2017 vertelde hij over zijn leven voor hij Chief Exploration Officer werd. Hij werkte toen als veiligheidsmanager bij een gemeente, maar was zo’n drie uur per dag bezig met e-mail. “In plaats van te antwoorden ging ik eens kijken hoe ik het zo kon oplossen dat ik nooit meer last van een probleem had. Als je minder e-mail stuurt, krijg je ook minder mail.”

Voel u niet verplicht om op elke e-mail te reageren. Vermijd vooral de reply-to-all knop. Als u echt moet reageren, houd het dan kort en krachtig. E-mail is een kringloop waarin mensen elkaar bezighouden. Doorbreek de cirkel door zelf minder te sturen. 

Tip 2: Check minder vaak e-mail
De tweede tip is het aantal keren per dag dat u uw mail checkt te minimaliseren. Het is bekend dat professionals dat laatste vaak erg lastig vinden. Even snel de inbox openmaken is namelijk een continue verleiding. Het grootste probleem is echter niet eens de tijd die het bekijken van de mail kost, maar de energie die de omschakeling aan de hersenen onttrekt. “Wanneer je brein bezig is met een taak en je die onderbreekt, kost deze omschakeling je veel energie”, stelt neuropsychiater Theo Compernolle. “Mensen kunnen niet multitasken.”

Continu wisselen tussen e-mail, een stuk schrijven, praten met collega’s, bestanden managen in de cloud, en een WhatsApp beantwoorden, dat kost bergen energie. Altijd online zijn is sowieso bijzonder ineffectief voor de hersenen, aldus Compernolle. “Het reflexbrein heeft regelmatig even ruimte nodig om informatie te verwerken. Even niks doen is dus zeer effectief, een broodje eten achter het scherm is zeer ineffectief.”

Om de verleiding te weerstaan is het zeer af te raden meldingen aan te hebben staan wanneer u nieuwe mails binnenkrijgt. Hetzelfde geldt voor social media meldingen. Delete ook de mailapp op uw telefoon, die geeft te gemakkelijk toegang tot uw inbox. Probeer het aantal keren dat u per dag kijkt te beperken tot maximaal drie keer. En zorg dat iedere sessie eindigt met een lege inbox (later meer hierover). Zet het mailprogramma na iedere sessie uit. Tot slot, kies de tijdstippen waarop u uw mail verwerkt zorgvuldig. Het beste is dit te doen wanneer uw energieniveau laag is. Wanneer dit namelijk hoog is, kunt u beter werken aan de projecten waar het in uw werk echt om gaat. 

Tip 3: Stop met mappenstructuren
Stop met een hele structuur aan mappen voor het bewaren van allerlei e-mails. Dit archiveren kost u heel veel tijd en leidt er doorgaan niet toe dat u mails makkelijker kunt terugvinden. Integendeel, want hoe vaak gebeurt het niet dat een mail in de verkeerde map belandt? Bewaar daarom al uw mails in een map genaamd ‘archief’. De zoekfunctie van mailprogramma’s werkt uitstekend. Gebruik hoogstens twee mappen naast uw archief, bijvoorbeeld ‘wachten op’ en ‘doen deze week’.  

Tip 4: Filter relevant van niet relevant
Weersta de verleiding om u voor allerlei nieuwsbrieven op te geven (behalve die van FM uiteraard). Zorg daarnaast dat alle e-mail die niet van uw e-mailcontacten komt in een speciale leesmap belandt. U kunt deze berichten filteren zodra ze in uw inbox belanden (of uw uitschrijven) en daarna leiden ze u nooit meer af van de e-mail waar u echt wat mee moet. De map voor nieuwsbrieven kunt u doorlopen als u er tijd voor heeft en uw inbox blijft nu overzichtelijk en is makkelijk leeg te houden. 

Tip 5: Zero inbox
“Je moet voorkomen dat je mailbox niet het centrale dashboard wordt van waaruit je geleefd wordt”, vertelt Marcel van den Berg, docent van de productiviteitstraining ‘werk slimmer, niet harder’. “Het is van belang dit goed in te richten en ik zou aanraden met een lege inbox te werken, zoals Merlin Mann eind jaren ’90 met zijn zero inbox voorstelde. Hij concludeerde dat het voor kenniswerkers extreem belangrijk is een goed systeem, een goede structuur voor het behandelen van e-mail te hebben omdat je er anders onnodig veel tijd aan besteedt. Je bent ook reactief aan het werken: je pakt op wat er als eerste binnenkomt, waardoor je vaak het grotere geheel mist.” 

Om uw inbox leeg te krijgen neemt u over iedere mail een beslissing. Als u er iets mee moet, maakt u er een taak van in uw takenlijst of agenda. Wanneer u het binnen twee minuten kunt afhandelen, doe het dan meteen. Als u er niets mee hoeft te doen, zoals bij een cc, verplaatst u de e-mail naar het archief of de prullenbak. Geen enkele mail die u leest blijft in de inbox. Dat is de regel. Na afloop van uw mailronde is uw inbox helemaal leeg. Dat geeft elke keer een zeer bevredigend gevoel.