Tips & tricks voor verbeteren Financial Supply Chain Management

Benchmarksstudies geven aan dat Enterprise Resource Planning (ERP) systemen en andere IT initiatieven weliswaar klant- en supply chain-processen flink hebben veranderd, maar dat de prestaties van de financiële functie nauwelijks zijn gewijzigd. Slechts een klein aantal bedrijven slaagt erin om ook de prestaties van hun financiële processen blijvend te verbeteren. Zo laten veel bedrijven nog altijd een onacceptabel hoog gemiddelde 'debiteurendagen' zien, evenals een sterke behoefte aan meer werkkapitaal. De hoogste tijd om ook de aanpak ter verbetering van de financiële functie te belichten.


Definitie Financial Supply Chain Management
‘Financial Supply Chain Management (FSCM) is het holistisch plannen en controleren van alle relevante financiële processen binnen een bedrijf en voor communicatie met andere organisaties’. Eindedoel van FSCM is het vergroten van de transparantie en automatisering van bedrijfsprocessen binnen de Financial Supply Chain.

Onder Financial Supply Chain vallen voornamelijk twee specifieke processen: order-to-cash (van verkoop tot ontvangst) en purchase-to-pay (van inkoop tot betaling).

- Het order-to-cash proces (OtC) (vanuit het financieel perspectief van de leverancier) beslaat grofweg de volgende stappen: ontvangen van bestelling/opdracht, uitvoeren van een
kredietwaardigheidscheck, factureren, voorspellen van de kasstroom, financieren van
werkkapitaal, (mogelijk) afhandelen van een dispuut factuur, incasseren van betalingen,
verwerken van ontvangsten en afstemmen van de rekeningen in het grootboek.

- Het purchase-to-pay (PtP) proces (vanuit het financieel perspectief van de klant) beslaat de
volgende stappen: plaatsen van de bestelling (inkoop), voorspellen van de kasstroom,
financieren van werkkapitaal, (mogelijk) afhandelen van bijzondere facturen/discrepantie
facturen, goedkeuren van facturen, betalen van factureren en afstemmen van de rekeningen
in het grootboek.

Veelal besluiten bedrijven tot het optimaliseren van de FSCM om een verbetering van de werkkapitaal positie te realiseren. Daarnaast leidt optimalisatie tot een verlaging van banktransactiekosten, effectievere afhandeling van betalingen, en een betere beheersing van kasstromen.


Indicatoren van een inefficiënte Financial Supply Chain
Financiën gaat over geldstromen in plaats van goederenstromen. Dat maakt dat de financiële keten wezenlijk verschilt van de fysieke leveringsketen. Elke verloren dag in de FSCM cyclus scheelt geld in kas, wat qua impact vergelijkbaar is met verloren omzet. Het is dus van groot belang om te begrijpen of de financiële leveringsketen op de juiste manier is ingericht, en optimaal in staat is om de operatie te ondersteunen. Een aantal operationele factoren geeft vrij eenvoudig een indicatie dat de financiële leveringsketen baat heeft bij een opfrisbeurt:

• Een laag aantal facturen dat in één keer gekoppeld kan worden aan inkooporder en bedrag; dit kenmerkt vaak een lage graad van zogenaamde ‘Straight Through Processing’. Een groot aantal facturen behoeft een aantal handmatige interventies.
• Het bedrijf heeft een groot aantal foutieve en/of dispuutfacturen en afhandeling van deze facturen kost veel tijd. Daarnaast is het aantal personen dat zich bezighoudt met dispuutfacturen relatief hoog.
• Er staat een grote hoeveelheid niet te innen vorderingen (dubieuze debiteuren) op de balans.
• Het management heeft moeite met het voorspellen van toekomstige kasstromen. Cashmanagement is niet gecentraliseerd, betalingsstromen worden niet of nauwelijks gecontroleerd en het bedrijf onderhoudt een groot aantal bankcontacten / rekeningen. Kenmerk is een relatief hoge ‘idle cash’ positie door geld dat vaststaat op lokale rekeningen.
• Het bedrijf heeft geen consistent kredietmanagementbeleid, wat resulteert in een groot aantal te innen schulden met verliesrisico.
__________________________________________________________________________________
In 5 dagen alle aspecten van werkkapitaal optimalisatie

Wilt u de financiële structuur van uw organisatie verbeteren en daarmee een betere cash- concurrentiepositie bereiken? Volg dan de vijfdaagse Masterclass Strategisch Werkkapitaal Management. Ontvang praktische tips, laat u inspireren door een business case en volg de interactieve management game. Meld u direct aan.
__________________________________________________________________________________

Daarnaast geven ook de volgende concrete prestatie-indicatoren handvatten om de Financial Supply Chain te analyseren:
• Voorraaddagen – dit is het verschil in tijd tussen het leveren van een product/dienst (en factuur) door een leverancier en het verkoopmoment aan de klant.
• Crediteurendagen (ook wel ‘Days Payables Outstanding’ of DPO) – dit is de tijdsduur tussen het geleverd krijgen van een product/dienst en de daadwerkelijke betaling aan de leverancier.
• Debiteurendagen (ook wel ‘Days Sales Outstanding’ of DSO) – dit is tijdsduur vanaf het ontstaan van een debiteur – e.g. leveren van een product/dienst en deze factureren – en de daadwerkelijke betaling. Een hoog DSO getal betekent dat er veel geld is gemoeid met het financieren van debiteurenposities.
• Straight Through Processing, onder te verdelen in bijvoorbeeld:
- Percentage automatisch gematchte facturen (hoe hoger hoe beter).
- Percentage handmatig behandelde facturen (hoe lager hoe beter).
- Percentage facturen dat resulteert in een dispuut; dit heeft impact op het werkkapitaal (hoe
lager hoe beter).


Tips & trucs voor het verbeteren van de Financial Supply Chain
1. Gebruik standaard, end-to-end PtP en OtC processen over alle bedrijfsonderdelen en locaties heen:
• Behandel inkoop en accounts payable als onderdeel van één proces.
• Stem de organisatie af op ondersteuning van het proces, en stem niet het proces af op de
bediening van organisatorische silo’s – optimaliseer het end-to-end proces.
• Alle entiteiten maken gebruik van hetzelfde proces, ongeacht divisie of land/locatie.

2. Organiseer mensen in gespecialiseerde teams naar functie en/of segmentatie van klant/ leverancier:
• Verbeter prestaties door toename van specialisatie.
• Cross-team training wordt aangeraden voor functieroulatie en back-ups.

3. Benut één ERP systeem voor het gehele PtP proces:
• Alle activiteiten binnen hetzelfde ERP systeem (of ander inkoop/betaal systeem).
• Gebruik nieuwe technologie voor het automatisch matchen van facturen (e.g. scan / OCR).
• Gebruik elektronische facturatie om matchen van facturen te verbeteren.


####


4. Centraliseer de betaalfunctie en cash management.

5. Decentraliseer eindverantwoordelijkheid, autorisaties en afhandeling van fouten.

6. Maak gebruik van Shared Services voor de routinematige activiteiten binnen de PtP en OtC processen:
• PtP en OtC kunnen in hoge mate gestandaardiseerd worden, dus ideaal voor Shared
Services.
• Het routinematige deel van PtP en OtC is voor de meeste organisaties geen kernactiviteit.


Casus: Payment Factory
Een internationaal opererend bedrijf met hoofdkantoor in Nederland stelde een hoog volume internationale- en vreemde valuta betalingen – zowel intern als extern –vast. Dit leidde tot een suboptimaal en niet gestandaardiseerd betaalproces. Daarnaast bleek veel potentieel werkkapitaal vast te staan op bankrekeningen van lokale entiteiten. Deze situatie maakte het opzetten van een centrale interne betalingshub binnen het bedrijf aantrekkelijk.

Belangrijkste drijfveren voor de in gang gezette verandering waren:
• Betere integratie van gegevens tussen applicaties.
• Geen handmatige ‘intercompany’ processen en verrekening van de bankrekening saldi aan het eind
van de maand.
• Eenvoudige en transparante toegang tot real-time gegevens, zoals banktegoeden, financiële
transacties, en debiteuren- en crediteurenposten.
• Efficiënter gebruik van liquide middelen en een beter beheer van het werkkapitaal.
• Verhoogde Straight Through Processing van vreemde valuta transacties.
• Vermindering van bankkosten en meer kosteneffectieve verwerking van betalingen.
• Risicoreductie en een betere controle van de kasstromen.
• Betere benutting van medewerkers.
__________________________________________________________________________________
In 5 dagen alle aspecten van werkkapitaal optimalisatie

Wilt u de financiële structuur van uw organisatie verbeteren en daarmee een betere cash- concurrentiepositie bereiken? Volg dan de vijfdaagse Masterclass Strategisch Werkkapitaal Management. Ontvang praktische tips, laat u inspireren door een business case en volg de interactieve management game. Meld u direct aan.
__________________________________________________________________________________

Het bedrijf besloot vervolgens een specialistisch softwarepakket te implementeren om het bestaande ERP landschap te completeren. Het realiseerde een aantal van de voordelen van het project en was bijvoorbeeld in staat om het forex settlement proces volledig te automatiseren. De afwijkingen van de normtarieven zijn nu kleiner dan 5%, het settlement proces ging van vier uur naar minder dan 15 minuten en het percentage van de afwikkeling van fouten nadert de 0%.

Deze veranderingen worden bereikt door middel van specifieke prestatieverbeteringstrajecten. De goede volgende stap is om het volledig interne bank (full internal bank) model te implementeren. Het volledig interne bank model is een best practice bedrijfsmodel voor centrale treasury afdelingen die opereren als in-house bank. Het is een betalingsverwerkingsmodel dat er voor zorgt dat financiële transacties via de interne lopende rekening worden gerouteerd naar interne en externe partijen. Het bedrijf betaalt externe partijen via de centrale betalingsrekeningen om de kosten zo laag mogelijk te houden.

Auteurs: Frank de Jong, Olivier Stulp en Jeroen Mulder. Allen zijn werkzaam voor Accenture