Tijdschrijven, alleen als het moet. Wanneer moet het?

Wat efficiënter kan, moet je efficiënter doen. Daarbij hoort ook de keuze van tijdschrijven nee of ja. Efficiënter werken betekent ook dat je regelmatig je eigen processen tegen het licht houdt. Tijd verantwoorden is één van die processen die verbetert kan worden.
Gaan tijdverantwoording en het “uitrollen van eenmalige projecten, zoals uitrollen van Fast Close en implementatie van software” goed samen? Of kan het efficiënter? Dit was de conclusie van mijn analyse.


NEE, tijdschrijven niet doen!


Bij eenmalige projecten en kostenverdeelstaten is tijdschrijven volgens mij totaal overbodig. Voor deze conclusie moet je wel bereid zijn om op een andere manier te kijken naar het beheren van projecten en het maken van kostenallocaties.
Je eerste reflex om tijd te schrijven is de wil om te weten wat de kosten van de inzet van je eigen mensen zijn. De externe kosten ken je immers. 


App downloaden, lage kosten en levert veel op…?


“Niet tijdschrijven is eng, we kunnen toch een app downloaden, dan hebben we tenminste controle…” Maar wat bewaak je dan? 
Soms wordt speciaal voor een eenmalig project een tijdschrijf-app aangeschaft. Een app is immers snel uit een appstore gedownload, even googelen en je ziet al direct 75.900 mogelijkheden. Niet doen: weersta de verleiding 
Tijdschrijven kost altijd tijd, geld en irritatie van de collega’s. Mensen hebben immers een enorme hekel  aan tijdschrijven. Dus als het even kan: vermijd tijdschrijven. Als je alles bij elkaar optelt, kost een app veel tijd en geld en levert geen toegevoegde waarde op.


Eenmalige projecten.

Heeft tijdschrijven met een app toegevoegde waarde? Om de stelling te bewijzen dat een app op eenmalige projecten geen toegevoegde waarde heeft voor de organisatie, finance en jou, kun je de volgende vragen stellen:
1.    Wat zijn de verborgen kosten van een app? Bijvoorbeeld kosten om te implementeren, de app zelf, training, instructies, koppelingen e.d., devices en kosten van weerstanden
2.    Wat doen we met de informatie?
3.    Is dit project eenmalig? Hoe vaak implementeer je dezelfde software? En hoe vaak ga je dezelfde procedures weer projectmatig gebruiken?
4.    Waarom wil je de interne kosten weten/toerekenen? Dit zijn immers geen verborgen kosten.
Eenmalige projecten. Heeft tijdschrijven met bestaande software toegevoegde waarde?
 Je ziet vaak dat organisaties die al tijdschrijfprogramma’s voor hun core-business gebruiken, deze ook voor de eenmalige interne projecten en kostenallocaties gebruiken. Dat is niet zinvol. Het kost meer geld dan het opbrengt.


Hoe run je efficiënt meerdere eenmalige projecten?


Een veelgestelde vraag. Als je dan geen tijd schrijft op een project, hoe bewaak je dan de voortgang en kosten op eenmalig project? De vraag over de kosten is bij eenmalige projecten niet zo relevant, omdat dit type projecten bewaakt moet worden op basis van hun output 
Stel je hebt een urenbegroting gemaakt en de praktijk wijkt af, wat zegt dat over de kans dat je het doel van het project bereikt? De projectbewaking vereist dat er vooraf een goede tot zeer goede afstemming over de doelstellingen, milestones en doorlooptijden.
Als de tussentijdse doelstellingen en milestones gehaald worden, dan weet je dat de kans op succes goed is. Haal je de milestones niet en wil je nog steeds de doelstelling bereiken, dan heb je twee mogelijke acties: 
•    mensen aan het project toevoegen, denk aan de wet van de verminderende meeropbrengst.
•    stoppen van het project. De kosten hoeven dan nog niet hoog te zijn.
Neem de beslissing bijvoorbeeld na milestone 2 of 3 of bepaal deze aan de hand van jouw organisatie.
Geen urenschrijven voor een kostenverdeelstaat
Urenschrijven voor een kostenallocatie is uiterst arbitrair om een bedrijfsresultaat te berekenen en als basis voor een vermeend inzicht. Deze methode is volgens mij achterhaald en kan eenvoudig vervangen worden door een efficiëntere allocatie van kosten. Stel daarbij de vraag  waarom je een kostenallocatie nodig vindt en wat het doel is. Er zijn twee situaties bepalend voor de keuze van verdeelmethodes.
Binnenland
Je managementinformatie kan stoppen bij bedrijfsresultaat voor gealloceerde kosten, interest en belasting. Je spreekt met je management af dat de verantwoording voor operationele zaken op dat niveau plaats vindt.
Buitenland 
Heeft jouw organisatie te maken met buitenlandse deelnemingen, dan hang je de allocatie van de dienstverleningen die je wilt doorberekenen op aan andere activiteiten zoals omzet, fte’s of iets dergelijks, mits je rekening houdt met armlength interpretaties van locale belastingdiensten.


JA, tijdschrijven moet


Daar kan ik kort over zijn. Tijdschrijven moet als dat de basis is voor de brutowinst van jouw organisatie.. Als je uren verkoopt, op een groot bouwproject of groot infrastructureel project werkt. De vraag is dan alleen of aanschaf van standaard, met je systeem gekoppelde, software de voorkeur heeft boven een app. Mengvormen zijn natuurlijk mogelijk, zoals apps van je software leverancier.


Conclusies


Ja, als uren verantwoorden onderdeel is van je bedrijfstype en onderdeel is van de vaststelling van de brutowinst. 
Nee, als het gaat om eenmalige projecten en kostenverdelingen. Er is dan een grotere kans om eenmalige projectdoelstellingen te halen, en lagere kosten. Schaf niet te lichtvaardig een app aan.


André Salomons is altijd enthousiast over efficiency verbeteringen in processen. Iedere stroomlijning van processen draagt bij aan het realiseren van Fast Close. Hij is auteur van het boek Van Slow Close naar Fast Close, docent Fast Close bij Nive Opleidingen en IFBD, is softwaremaker en enthousiast blogger.met  een eigen blog site met meer dan 125 blogs. Hierin blogt hij over Fast Close, SharePoint, reizen en alles wat zijn enthousiasme heeft gewekt.