4 technologieen die finance ingrijpend gaan veranderen

Veel bedrijven begeven zich nog steeds in de beginfase van het toepassen van digitale technologieen in finance. Dit is hoe de CFO de weg kan leiden.

Er is een duidelijk mandaat voor het in actie komen van CFO's om de digitalisatie van finance te begeleiden. Uit onderzoek van McKinsey Global Institute blijkt dat CFO's zelf ook zeggen dat ze meer tijd willen spenderen aan digitale initiatieven en het toepassen van technologieën op financiële taken.

Echter wijst het onderzoek ook uit dat CFOs nog steeds minder tijd spenderen aan digitale trends dan ze doen aan traditionele financiële activiteiten. De ondervraagde CFO's geven aan niet zeker te zijn waar ze moeten beginnen. Doordat er momenteel zo veel innovaties in technologie zijn en er een algemeen tekort is aan technologisch savvy talent. 

CFO's moeten beginnen met experimenteren, stelt McKinsey, anders riskeren ze achterop te raken op andere bedrijven die wel de nodige digitale transformatie doormaken. Een goed begin voor CFO's zou zijn om samen te werken met de CEO en anderen in het leadership-team om taken en processen te identificeren die het meest zullen profiteren van digitalisering.

De digitale toekomst
De vele data die beschikbaar is en de manier waarop dit verwerkt kan worden door algoritmes, analytische methodes en connectivity tools levert een uitdaging op voor finance. CFO's hebben de taak om de belangrijke data om te zetten in informatie die nodig is voor de decision support van senior leaders. 

Er zijn vier gebieden in technologie die het meest veelbelovend zijn voor finance:
1. Robotisering
Automatiseren van menselijke handelingen om processen in finance te verbeteren.
2. Visualisatie
Helpen bij het creëren van realtime inzicht van de eindgebruiker om prestaties binnen de organisatie te verbeteren.
3. Geavanceerde analyses voor finance
Om het proces van het maken van beslissingen te versnellen.
4. Geavanceerde analyses voor business
Helpen bij het ontdekken van verborgen groeimogelijkheden en nieuwe bronnen van waardecreatie.

Het is afhankelijk van waar het bedrijf zich bevindt op het gebied van bestaande strategieën, capaciteiten en technologieën, in welke van deze technologieën het bedrijf het beste kan investeren en hoeveel. Het is belangrijk om te realiseren dat een digitale transformatie niet in één keer kan. Door te beginnen in kleine pilot-projecten, en door het digitaliseren van de belangrijkste financiële taken, kan de CFO bewijs leveren en uiteindelijk digitale technologieën implementeren in het gehele bedrijf. 

Versimpelen van processen door automatisering en robotics
Het onderzoek van McKinsey Global Institute wijst uit dat 40 procent van finance activiteiten volledig geautomatiseerd kunnen worden en 17 procent voor een groot deel.

Een tool die toonaangevende financiële teams al gebruiken is Robotic Process Automation (RPA). Dit is software die omslachtige taken snel, efficiënt en zonder fouten afhandelt. Tools zoals RPA zijn zodanig geavanceerd dat ze niet alleen voor kleine activiteiten ingezet kunnen worden, maar voor meerdere gebieden in het gehele bedrijf. Bedrijven die RPA succesvol hebben ingevoerd, hebben dit gedaan door hun bedrijfsprocessen radicaal aan te passen; finance personeel krijgen training in RPA technologie, zodat ze sommige taken niet langer over hoeven te laten aan de (al overwerkte) IT-afdeling. 

Een Europese bank heeft RPA gecombineerd met software voor natuurlijke taal-generatie om maandelijkse uitgavenrapporten te maken. Een backoffice-systeem verzamelt en analyseert de gegevens en bouwt automatisch het 'bestedingsverhaal' op, bijvoorbeeld door de belangrijkste prestatie-indicatoren op te sommen en flags toe te voegen. In plaats van de tijd te nemen om dergelijke rapporten met de hand te maken, kunnen controllers de geautomatiseerde informatie gebruiken om belangrijkere taken uit te voeren, bijvoorbeeld nagaan waarom bepaalde vlaggen zijn geplaatst.

Het verbeteren van performance door datavisualisatie
Bedrijven die gebruik maken van datavisualisatie in de plaats van PowerPoint maken vaak gebruik van grote touchscreens om real-time data te presenteren. De informatie die wordt getoond is gemakkelijk te volgen dankzij eenvoudige grafieken en andere visuals die afwijkingen van plannen tonen. De grafieken zijn dynamisch, ze veranderen naarmate er data wordt toegevoegd en er zaken worden aangepast.

CFO's en CEO's moeten samenwerken op dit gebied met de CIO en IT om datavisualisatie tools te integreren in de bestaande systemen. Op deze manier zullen de processen ook veranderen en verbeteren doordat ze meer gefocust zijn op de gebruiker. 

De CFO zal ook moeten leren om een 'data democratie' - waar bedrijfsinformatie altijd en overal beschikbaar is voor iedereen - te managen. Door samen te werken met de CEO zullen er regels ontstaan over het gebruik van de data binnen de organisatie. Ook moeten de CFO en CEO ervoor zorgen dat alleen maar data van de beste kwaliteit gebruikt wordt, anders zal er analytical anarchy ontstaan.

De digitale agenda
CFO's en hun teams kunnen het digitaliseringsproces een kick-start geven door een inventarisatie te maken van core use cases en te bepalen waar ze staan in het digitaliseringsproces. Ze moeten zichzelf de vraag stellen wat de potentiële waarde en haalbaarheid van digitalisering van een (financieel) proces is. Ze moeten bedrijfseenheden betrekken bij discussies over problemen in verschillende financiële processen, zoals trage rapportages en onvolledige gegevens. Op die manier kunnen ze systeemvereisten en investeringen makkelijker definiëren.

Maar om echt succesvol te zijn in het ontwikkelen van een digitale finance functie, moeten CFO's een duidelijke visie creëren voor het uiteindelijke doel van de digitalisatie en bedrijfsstrategie. Ze moeten een open digitale agenda hebben door bijvoorbeeld de samenwerking tussen verschillende teams te promoten.

Voor alle mogelijkheden tot digitalisatie die genoemd zijn, zijn er veel zaken waar een bot of een algoritme zich nog niet over kan ontfermen, bijvoorbeeld wanneer een menselijke visie op lange termijn strategie noodzakelijk is. Maar de mogelijkheden die nu beschikbaar zijn wegen ruimschoots op tegen de obstakels. Het mandaat is duidelijk: CFO's moeten een visie ontwikkelen en deze delen met andere leiders voor een digitale finance functie. Zij hebben duidelijk de sleutel in handen om de digitale evolutie van bedrijven vorm te geven.