Team DJI: 'Efficiency in het werk optimaliseren'

Met achttien medewerkers lijkt de afdeling ICC (interne controle en concernadministratie) van de Dienst Justitiële Inrichtingen een groot team, maar gezamenlijk beheren en consolideren zij de financiële administratie van meer dan honderd justitiële inrichtingen in Nederland.

Kunt u de ambitie van uw organisatie omschrijven?
‘De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) levert een bijdrage aan de veiligheid van de samenleving door de tenuitvoerlegging van vrijheidsstraff en en vrijheidsbenemende maatregelen en door de aan zorg toevertrouwde personen de kans te bieden een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Gezamenlijk proberen we de bedrijfsvoering naar een hoger platform te tillen.’

Hoe is de financiële administratie bij de Dienst Justitiële Inrichtingen ingericht?
‘De administratie en ondersteunende diensten van de meer dan honderd inrichtingen tellende Dienst Justitiele Inrichtingen is sinds enige jaren ondergebracht in vijf Shared Service Centers. Naast een SSC fi nanciën is er een ondersteunende stafdienst op het gebied van personeel, inkoop, informatisering en automatisering. Consolidatie van de gegevens gebeurt door de concernstaf Bedrijfsvoering op het hoofdkantoor van DJI in Den Haag. De interne controle vindt weliswaar plaats aan het einde van het proces, maar een controller wil vroeg bij het proces betrokken worden om het proces tijdig te kunnen bijsturen of daarin te adviseren. Dat kan soms heel dubbel zijn’, legt Satter uit.

Hoe zou u uw eigen rol in de organisatie omschrijven?
Satter geeft leiding aan het elfkoppige team van de interne controle. Daarnaast bestaat het team uit vijf medewerkers die de concern administratie verzorgen. Theo van Tol coördineert beide onderdelen. ‘ICC lijkt met achttien medewerkers een groot team, maar gezamenlijk beheren en consolideren wij de financiële administratie van meer dan honderd inrichtingen.’

Wat maakt het zo leuk om voor de overheid te werken?
‘De overheid is continu aan veranderingen in regelgeving onderhevig. Met het team zijn we steeds op zoek naar een nieuwe vestigingsstructuur om de efficiency in het werk te optimaliseren. Dat maakt het werk afwisselend en uitdagend. Specifiek het werken bij DJI is leuk vanwege de menselijke factor die er bij komt kijken: je beheert het geld van de gedetineerden.’

Hoe wordt er binnen DJI gestuurd op resultaten?
‘Er wordt zuiver gestuurd op resultaten. Binnen de overheid is het gebruik van gemeenschapsgeld is aan allerlei regels en voorwaarden gebonden. Sturen op kosten is moeilijk, want een groot deel van de uitgaven van DJI, zo’n 70 procent, omvat personeelskosten. Dit maakt het lastig om op te sturen, want binnen DJI speelt de menselijke factor een belangrijke rol. Bezuinigen op personeelskosten is makkelijker gezegd dan gedaan, want daarmee is de veiligheid van de medewerkers gemoeid.

Schrappen in de kosten voor nachtbewakers is bijvoorbeeld geen optie, want gedetineerden moeten continue worden bewaakt. De overige 30 procent van de kosten worden nauwkeurig gemonitord. Om kosten te besparen wordt bijvoorbeeld de inkoop centraal geregeld. Het samenspel met de businesscontrollers bij de inrichtingen en stroomlijning van de productietaken hebben geleid tot een aanzienlijke kostenreductie. Daarnaast zal een verdergaande automatisering van het administratieve proces de uitvoeringstaken vereenvoudigen en verminderen.’

Wat zijn de belangrijkste taken van de controller binnen DJI?
‘Een van de belangrijkste werkzaamheden van de businesscontroller is advisering van het lijnmanagement op het gebied van personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, automatisering en huisvesting. Terwijl de medewerkers van het Shared Service Center de rekening courant van de gedetineerden beheren. DJI treedt voor hen op als bank, maar gedetineerden zijn niet te vergelijken met nette rekeninghouders. De geautomatiseerde doorbelasting van het gebruik van telefoon, televisie, artikelen van het winkeltje en uitbetaling door middel van een debitcard verkleint de kans op fouten en gesjoemel met kasgeld. Daarnaast bewaakt het SSC de kosten en de opbrengsten, die door Interne Control worden getoetst waarna de Departementale auditdienst een accountantsverklaring geeft en tevens risicoanalyses/ IT en operational audits uitvoert. De Algemene Rekenkamer geeft het eindoordeel bij de verantwoording.’

In hoeverre maken jullie gebruik van benchmarking (bijvoorbeeld vergelijken van resultaten tussen verschillende locaties)?
‘Tussen de verschillende onderdelen van DJI wordt regelmatig gebenchmarkt. Toch blijft het lastig de resultaten van verschillende inrichtingen of onderdelen binnen de overheid met elkaar te vergelijken. Het gevangeniswezen is niet te vergelijken met Jeugdinrichtingen en op hun beurt zijn deze weer niet te meten met de Vreemdelingenopvang. Toch moeten alle geldstromen voor de financiering van investeringen en uitvoering van bewaking, behandeling en verzorging van gedetineerden voor alle managementniveaus inzichtelijk zijn.’

Welke trends zien jullie in de financiële functie bij overheids- en non-profit organisaties?
‘Een van de trends is de wens van de overheid om zoveel mogelijk administratieve handelingen door een systeem te laten afhandelen, om op deze manier fouten te voorkomen. Een voorbeeld hiervan is het e-inkoopsysteem wat voor de meer dan honderd inrichten van DJI is geïntroduceerd. Ook werkt men bij DJI met een e-factuursysteem, waarbij facturen op de locatie worden ingescand en digitaal naar het SSC worden verzonden om daar te worden betaald.’


TEAM
Omzet: 2,2 miljard euro
Aantal fte: 19.000 fte
Aantal fte financiële team: 18 fte
Typering team: gedreven en ambitieus
Belangrijke issues: continu zoeken naar een nieuwe vestigingsstructuur
Financiële systemen: SAP


PERSOONLIJK
Naam: Theo van Tol
Functie: Coördinator Concernstaf Bedrijfsvoering
Leeftijd: 58
Opleiding: SPD, HOFAM
Loopbaan: onder meer werkzaam geweest bij accountantsdienst, financieel medewerker gevangenis Haaglanden.
Hobby’s: motoren, wintersport

Naam: Kees-Jan Satter
Functie: Teamleider Interne Control
Leeftijd: 35
Opleiding: HEAO, Accountancy & Auditting aan de Universiteit Neyenrode
Loopbaan: in 1998 begonnen op het departement auditdienst, Raad voor de Kinderbescherming en sinds 2003 werkzaam bij DJI.
Hobby’s: golfen, vakantie