Een dag spenderen met je geliefden, de hele dag in de keuken staan voor een topgerecht of eindelijk dat hele seizoen van die favoriete serie kijken. Dat zijn slechts enkele voorbeelden van wat je op een dag zou kunnen doen, maar we kiezen er nog steeds voor om ons één dag per week bezig te houden met onnodig ingewikkelde documentprocessen. Het draait vaak nog om papier en dat kan dus anders. Nee, dat moet anders om werkelijk flexibel te kunnen werken. Waarom zijn traditionele documentprocessen funest voor werknemer én werkgever?

Door Colin van Oosterhout, Principal Solutions Consultant bij Adobe

Laat het bovenstaande eens even goed op je inwerken: werknemers besteden een dag in de week aan onnodig ingewikkelde document processen. Dat blijkt uit recent Europees onderzoek van Adobe. Voor het rapport 'Document Drain' werden in totaal zevenduizend Europese professionals gevraagd naar hoeveel tijd per week zij kwijt zijn aan taken als het invullen en printen van documenten, het e-mailen of het opvolgen van handtekeningen. Deze taken lijken simpel, maar blijken complex en tijdrovend; werknemers zijn gemiddeld 6,8 uur per week kwijt aan dit geneuzel. Driekwart van de ondervraagden noemt deze kantoortaken zelfs saai, tijdrovend of moeilijk.

Voor professionals en hun werknemers kan het juist zoveel makkelijker gemaakt worden. De meeste moderne organisaties willen immers dat hun werknemers locatie- en tijdonafhankelijk kunnen werken, waarbij efficiëntie en productiviteit moeten toenemen. Dat klinkt als een mooie belofte, in de praktijk worden organisaties en werknemers juist geremd door administratieve taken die te veel tijd opslokken. Want hoewel werknemers die vrijheid willen hebben om niet op kantoor te hoeven zijn, voelen zij zich juist vastgeketend aan hun werkplek hierdoor. Papier blijkt bij veel organisaties nog erg belangrijk en het werkelijk digitaal werken is dus nog lang niet overal realiteit.

Het is niet alleen frustrerend voor de werknemer en zijn productiviteit, maar heeft ook een negatieve invloed op de werkgever. Deze administratieve werkzaamheden komen namelijk vaak bovenop de normale werkzaamheden, waardoor ze regelmatig in het weekend of in de avonduren worden gedaan. Maar liefst 64 procent van de Europeanen werkt over of werkt in het weekend door inefficiënte administratieve taken. Dat werkt op zijn beurt weer demotiverend voor de werknemer, waardoor hij over het algemeen nog minder productief wordt.

Dat resulteert uiteindelijk ook weer in inkomstenverlies voor het bedrijf. Uit het onderzoek komt naar voren dat de helft (48%) een contract met een klant heeft verloren omdat kantoortaken in de soep liepen. Een op de drie werknemers heeft weleens om deze reden een project moeten stopzetten. Dat klinkt zwaarder dan het is, want bedrijven vallen door deze traditionele werkwijze natuurlijk niet meteen om. Deze kantooradministratie gaat al jaren goed op de vertrouwde manier, maar dat wil niet zeggen dat het niet beter kan.

Een flinke stap in de goede richting is het inzetten van digitale oplossingen. Uit het onderzoek blijkt namelijk dat de helft van de Europeanen aangeeft dat het inzetten van inefficiënte technologieën de oorzaak vormen van de problemen. Dit laat zien dat er nog veel winst te behalen is door de implementatie van slimme documentprocessen en efficiënte, digitale oplossingen. Deze mening wordt ook in Nederland gedeeld: 80 procent van de Nederlanders digitale oplossingen zoals de elektronische handtekening zien als waardevolle innovatie. Veel Nederlanders (34%) denken dat mobiele apps de documentproblemen kunnen oplossen.

Er is dus veel winst te behalen als bedrijven overstappen op moderne hulpmiddelen om kantooradministratie te digitaliseren. Zo blijft er voldoende tijd over om in het weekend samen dat seizoen van die serie te kijken, terwijl het stoofpotje op het vuur staat voor 's avonds.