Subsidie aanvragen? 5 tips!

Innovatieve bedrijven profiteren ook in 2015 van allerlei mooie subsidieregelingen. Maar hoe sleept u zo'n subsidie binnen? Hoe kunt u de subsidieopbrengst maximaliseren? En hoe beperkt u de administratielasten en de risico's zodra de subsidie is toegekend? 5 tips voor een goed doordacht subsidiebeleid.

Door Sander Wolfensberger

Lees ook: 

1. Stel uw bedrijf centraal
Elk uur dat u kwijt bent aan het aanvragen, managen of afhandelen van een subsidie leidt af van het bedrijfs- en innovatieproces. Bekijk subsidietrajecten daarom commercieel en stel uzelf bij elke subsidieaanvraag de vraag of de bestede tijd aan de subsidie daadwerkelijk de moeite waard is. 

Oftewel: 
1) Hoeveel levert de subsidie op? 
2) Hoe groot is de slagingskans van uw aanvraag? 
3) Hoeveel tijd kost de subsidieaanvraag? En,
4) Hoeveel tijd kost de administratie? 

Bedenk goed: subsidies zijn nuttig om uw groei te versnellen, maar destructief als u er uw bedrijf mee wilt financieren. Ondernemers moeten zich immers concentreren op hun producten, diensten en hun klanten, niet op subsidies.

2. Denk lange termijn
Bedrijven zijn geneigd alleen subsidie aan te vragen voor nieuwe productinnovaties. Hierdoor worden vaak alleen specifieke kleine R&D-werkzaamheden ondergebracht in de subsidieaanvraag. Dat is zonde, want door deze enge benadering krijgen zij geen subsidie voor ‘gewone’ doorontwikkelingstrajecten die ook veel tijd en innovatiekracht kosten. 

Het innovatietraject staat bovendien zelden op zichzelf, maar is meestal verbonden met andere lopende innovaties in het bedrijf. Bij het aanvragen van subsidie is het daarom verstandig los te komen van de innovatiekalender van komend jaar en de vraag te stellen wat de kern is van de technologische innovaties die het bedrijf de komende vijf jaar gaat verrichten. 

Bijkomend voordeel: dit helpt ondernemingen goed naar de langetermijnstrategie en toekomstontwikkelingen te kijken. Door verder in de toekomst te kijken worden onderzoeksprojecten meestal innovatiever en technisch uitdagender. Dit vergroot de slaagkans van de subsidieaanvraag. Bovendien geeft dit dikwijls een veel grotere subsidieopbrengst en meer rust in uw subsidieaanvragen doordat projecten vele jaren lopen. 

Ten slotte zorgt het voor een lagere administratielast: er zijn immers slechts een beperkt aantal subsidieprojecten in plaats van een apart subsidietraject voor ieder nieuw product. Ziggo is een mooi voorbeeld van een onderneming die de vruchten plukt van een langetermijn-subsidiebeleid. Het bedrijf bracht het aantal subsidieaanvragen terug van veertig naar slechts vijf, waardoor de bijkomende administratiekosten zijn geminimaliseerd. Tegelijkertijd zorgt de opbrengst van de vijf subsidies voor een stijging met 350 procent van het subsidiebedrag.

3. Combineer subsidieregelingen 
Het combineren van subsidieregelingen kan tot een extreme kostenreductie leiden voor innovatieve bedrijven. Zo kunnen ondernemingen in het kader van de WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk) voor iedere R&D-medewerker grofweg tussen de 7.000 en 35.000 euro per jaar besparen op de loonheffingskosten. 

Daarnaast kunnen bedrijven aanspraak maken op Research & Development Aftrek (RDA) en wordt winst behaald uit innovatieve activiteiten belast in de gunstige Innovatiebox. In veel gevallen wordt het voordeel daarmee verdubbeld. Bovenop de fiscale regelingen zijn soms ook nog interessante cash-regelingen aan te vragen. Als het niet lukt om voor een innovatieproject meerdere subsidies te ontvangen, dan is het vaak wel mogelijk om delen van innovatieprojecten onder verschillende regelingen te laten vallen, zodat elk onderdeel van het project deels door cash subsidie wordt gefinancierd en deels door fiscale regelingen. Door vooraf goed na te denken over de subsidielappendeken is optimaal resultaat mogelijk, zonder dat de administratie een chaos wordt waaraan u veel tijd kwijt bent. 

TomTom maakt slim gebruik van een lappendeken aan subsidies om de verschillende innovatieprojecten mee te financieren. Door de WBSO optimaal in te richten worden de Research & Development Aftrek en de Innovatiebox ook goed benut. Daarnaast slaagt TomTom erin innovatieprojecten te dekken met zowel Nationale als Europese subsidies, waardoor het navigatietechnologiebedrijf een optimaal resultaat behaald. Niet alleen wat betreft de opbrengst: met een administratie voldoet het bedrijf ook gelijk aan de administratie eisen van meerdere regelingen tegelijk. 

4. Formuleer strategisch
Bij het schrijven van een subsidieaanvraag is het van belang de onderneming niet op te hangen aan beloftes. Innovatie is een dynamisch proces: die mooie ontwikkeling die u in gedachten had kan zomaar anders uitpakken. Woordkeuze is daarom essentieel bij uw subsidieaanvraag. Gebruik liever veilige, ietwat vage formuleringen, zoals ‘we denken aan’ of ‘als mogelijke oplossing zien we’. Het is ook af te raden om een specifieke datum aan te geven voor een productlancering.

5. Kies de juiste adviseur
Met subsidies zijn flinke voordelen te behalen als u weet hoe u het aanpakt. Hoewel accountants of fiscalisten wel iets van subsidies weten, is een goede gespecialiseerde subsidieadviseur cruciaal. Accountants zijn immers vaak (te) risico avers en kennen de zienswijze van de subsidie controlerende instanties maar deels. 

De fiscalist kent eigenlijk alleen de fiscale regelingen. Net als de accountant is de fiscalist niet technisch onderlegd, terwijl dit wel noodzakelijk is voor de optimale mix van stimuleringsmaatregelen. Er zijn veel subsidieadvieskantoren, maar het is zaak een goede te kiezen. De afgelopen jaren heeft de beroepsgroep van subsidieadviseurs een slechte naam gekregen door de cowboys die op snel financieel gewin uit zijn, maar nauwelijks verstand van zaken hebben. Zulke subsidieadviesbureaus hebben een korte termijn visie. Ze richten zich daardoor enkel op het goedgekeurd krijgen van subsidieaanvragen en adviseren u niet over het realiseren van een optimale opbrengst door naar de lange termijn te kijken en verschillende subsidies of innovatietrajecten te combineren. 

Ook houden ze zich niet bezig met de administratieve last die de subsidie met zich mee brengt en de risico’s hiervan voor en de impact op uw organisatie. Slecht advies kan er zelfs voor zorgen dat een aan uw onderneming toegekende subsidie achteraf onterecht blijkt, waardoor u het risico loopt dat u de subsidie moet terugbetalen en zelfs een boete kunt krijgen. Een goede adviseur denkt met u mee over de lange termijn visie van uw onderneming en verbindt zich op de lange termijn (financieel) aan de onderneming.

Welke subsidies zijn er allemaal?
In uw regio kunt u terecht op het digitale loket op de website van uw provincie. Het overzicht van de verschillende subsidieregelingen van de Rijksoverheid vindt u op de website van de RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland). Via de website voor het nationale topsectorenbeleid (www.topsectoren.nl/document/overzicht-van-programmasvoortopsectoren) komt u op een overzicht van de verschillende regels als u zich bezig houdt met energie, ondernemerschap, innovatie en kennis of internationaal ondernemen. Europese subsidieregelingen zijn te vinden op http://cordis.europa.eu, de portal voor onderzoek en innovatie in Europa. Deze website is helaas niet vertaald in het Nederlands en staat bol van het jargon.
 
 
Sander Wolfensberger is founding partner bij subsidieadviesbureau SUBtracers. Volg hem via Twitter of neem contact op via LinkedIn.