Als gevolg van een millenniumbug gebeurde de debiteurenadministratie bij Jungheinrich Nederland sinds 2000 met de hand. Met de komst van controller Stéphanie Tirel in 2002 moest dat veranderen. 'Het was alsof ik in het stenentijdperk terechtkwam.'

Om de debiteurenadministratie betrouwbaar uit te voeren, ging de afdeling credit management bij Jungheinrich Nederland handmatig te werk, nadat het softwarepakket hen als gevolg van een millenniumbug in de steek had gelaten. 'Dat kon zo niet langer', vond Stéphanie Tirel, die in 2002 werd aangesteld als controller. 'Er was al van alles geprobeerd, maar het probleem was niet op te lossen.' Toen in 2003 de overstap naar SAP werd gemaakt, moest de administratie zoveel mogelijk worden geïntegreerd.

De invoering van SAP bood echter niet de juiste informatie om adequaat credit management te voeren. 'Jungheinrich is een groot concern en SAP is heilig, maar de eigenwijze Nederlanders werken liever met een eigen financieel pakket.’ In de zoektocht naar het juiste softwarepakket, werden een aantal criteria vooropgesteld: koppeling met SAP, zowel up- als download van informatie; integratie van aangekochte kredietinformatie; up-to-date monitoring van kredietinformatie en constante bepaling van de risico’s, vastlegging van telefonisch of schriftelijk gemaakte afspraken met debiteuren of collega’s van de commerciële afdelingen en de bijbehorende follow-up en de mogelijkheid tot managementinformatie.

‘Argentis voldeed aan al die criteria en blonk uit ten opzichte van andere aanbieders met name door de gebruiksvriendelijke interface.' Het feit dat Jungheinrich één van de eerste gebruikers van Argentis zou worden en er nog geen referenties waren, heeft het bedrijf er niet van weerhouden voor dit pakket te kiezen. De jarenlange samenwerking met Graydon heeft zeker invloed gehad op de keuze voor Argentis.

‘We werkten al samen met Graydon en kwamen daardoor in aanraking met Argentis. Toen we op zoek gingen naar een financieel softwarepakket, hebben we eerst een aantal demo’s bekeken maar eigenlijk was iedereen meteen enthousiast over Argentis. Bijkomend voordeel was dat dit systeem gemakkelijk te koppelen was met de andere informatie die Graydon aan ons verstrekt.’

Het creditmanagementbureau werkte zelf nog maar enkele maanden met dit systeem en verder was er geen voorbeeld om de kunst bij af te kijken. ‘Toch gingen we de uitdaging aan en stapten we in juli 2004 vol goede moed in het pilot-project. Hierdoor kregen we de kans om alle fouten die aan het licht kwamen in feite op maat te laten maken voor ons bedrijf. Uiteraard zijn er ook nadelen aan zo’n pilotproject, want je hebt altijd te maken met kinderziektes. Maar die waren gelukkig altijd snel verholpen. Inmiddels is er ook een terugkoppeling naar SAP gemaakt, zodat we nog sneller de kredietwaardigheid van onze klanten kunnen checken.

’Een gevolg van deze koppeling is dat de kosten voor het aanvragen van kredietinformatie flink omlaag gingen. De transparantie, het maatwerk en een duidelijke agendering van Argentis heeft geleid tot een efficiëntere werkwijze, een hogere productiviteit en een vermindering van de afschrijvingen op debiteuren, zonder in FTE uit te breiden.’

Voortraject
Alle nieuwe klanten worden preventief onderworpen aan een credit-check. Bij verkoop van vorkheftrucks en magazijntrucks wordt ook bij bestaande klanten een credit-check gedaan. ‘De kredietwaardigheid van een toekomstige klant is bepalend voor eventuele bijzondere afspraken bij een verkooptransactie, zoals bijvoorbeeld de aanbetaling.’ Grote posten waarvan de betalingstermijn reeds is verstreken worden wekelijks in een gezamenlijk overleg met alle operationele afdelingen besproken waarna er actie wordt ondernomen.

Tijdens de jaarlijkse landelijke verkoopvergadering, waaraan alle verkopers deelnemen, wordt het thema credit management aan de orde gesteld. Door goede en duidelijke afspraken te maken in het voortraject, kunnen problemen achteraf voorkomen worden.

Binnen de organisatie is credit management de toeleverancier van financiële informatie aan de commerciële afdelingen. ‘Vanaf het offertestadium (na levering van de producten of diensten) tot en met de uiteindelijke betaling. Bij overschrijdingen van de betalingstermijn worden buitendienstmedewerkers van de commerciële afdelingen ingeschakeld om de oorzaken te achterhalen en zonodig op te lossen door afspraken te maken over de betalingen.’

Door het werken met SAP in alle geledingen van het bedrijf, kunnen de verschillende afdelingen eenvoudig worden geïnformeerd over het eventueel niet-kredietwaardig zijn van klanten en kan een klant geblokkeerd worden voor levering van producten of diensten. De verschillende procedures in credit management zijn vastgelegd in het kwaliteitssysteem ISO9001.

‘Het is niet zo dat sales het geld voor de openstaande vorderingen binnenhaalt, maar iedereen in het bedrijf heeft inzage in de gegevens als er iets met de klant aan de hand is. Zelfs als een monteur naar de klant toe gaat voor reparatie, wordt eerst in het systeem gecontroleerd of de klant alle rekeningen heeft voldaan.’

Met name het voortraject is belangrijk, benadrukt Tirel. ‘Elke dag bij het aanzetten van de computer wordt duidelijk welke klant als eerste gebeld moet worden. Dat is een hele verbetering ten opzichte van vroeger toen alles nog handmatig gebeurde. Er werd toen een keer per week overlegd en een nieuwe prioriteitenlijst opgesteld, waardoor de debiteurentermijn met de dag opliep. Dat probleem is nu verleden tijd.

Inmiddels is de DSO teruggebracht van 47 dagen in 2003 naar 38 dagen in 2007. Daarnaast verlopen interne afspraken met de verkoopafdeling veel soepeler, doordat iedereen inzage heeft in de gegevens. De verbeteringsslagen hebben direct een positief effect op de cijfers’, aldus Tirel. Dat merken ze ook bij andere vestigingen van het concern.

‘Na een referentiebezoek aan Nederland heeft de Jungheinrich vestiging in Spanje inmiddels ook Argentis aangeschaft en overweegt een tweede land ook om dit systeem te implementeren.’

Jungheinrich
Jungheinrich is wereldwijd toonaangevend op het gebied van heftruck-, magazijn- en materialhandling technieken. Het bedrijf, met haar hoofdkantoor in Hamburg, Duitsland, is vandaag de dag een concern met een omzet van circa 2 miljard euro. Met 10.500 medewerkers wereldwijd, waarvan 258 FTE werkzaam op de Nederlandse vestiging, is het Jungheinrich concern één van de grootste producenten van intern transportmiddelen en magazijnsystemen ter wereld.

Naam Stéphanie Tirel
Leeftijd 35 jaar
Functie Controller
Bedrijf Jungheinrich
Opleiding Behaalde de Master Engineering “Management et Gestion des Entreprises” (soort management controlling) in Frankrijk
Loopbaan Begon in 1995 als stagiaire bij Jungheinrich Duitsland, ging daarna aan de slag als business controller bij de Duitse tak van Jungheinrich. Na drie jaar vertrok Tirel weer naar Frankrijk om daar SAP in te voeren en bleef daar vervolgens nog twee jaar werken als manager controlling (2000 – 2002). In 2002 maakte ze de overstap naar controller bij de Nederlandse vestiging van Jungheinrich.