Self-service BI bij BCC: "Wanneer je de mogelijkheden ziet, wil je steeds meer"

Retail is detail. Business intelligence van Microsoft helpt BCC Elektro-speciaalzaken (57 winkels en een webwinkel) de belofte high service, low pricing waar te maken. PowerPivot voor Excel speelt daarbij een belangrijke rol. "Met één druk op de knop weten we exact waar we staan in omzet, marge, voorraad en de verkoop in bepaalde productgroepen. Dat soort informatie is cruciaal."


* Afkomstig uit commerciële bijlage “Finance & IT” van Alex van Groningen, verspreid door de Telegraaf


De concurrentie in de elektroretail is moordend. Informatie over welke producten het beste lopen, welke indeling van een winkel het beste is, hoe het met de beschikbaarheid van producten is gesteld en hoe vestigingen (offline en online) ten opzichte van elkaar presteren, is in dergelijke marktomstandigheden van levensbelang. Die informatie had BCC ook wel, maar het kon deze niet gemakkelijk ontsluiten.

Carlo Engelhard, manager Finance & Control: “We registreren elke verkoop, elke kassa-aanslag en elke transactie in onze centrale ERP-omgeving van SAP. Dat levert een enorme hoeveelheid waardevolle data op over de klanten en onze winkels. Die data moeten we dan echter wel kunnen ontsluiten en met elkaar in verband kunnen brengen.” Dat lukte met de in gebruik zijnde systemen moeilijk. De rapportage was complex, niet flexibel en alleen met bemoeienis van gespecialiseerde ICT’ers konden wijzigingen worden aangebracht.

Dennis van Berkel, Head of Control: “We liepen met onze informatie achter de feiten aan en dat vertraagde de besluitvorming.” BCC had behoefte aan betrouwbare en consistente data waar het snel en flexibel inzicht in de bedrijfsvoering zou krijgen, van belang bij snel veranderende klanten en markten. Engelhard werd uitgenodigd voor een seminar en zag daar managementrapportages samengesteld en opgevraagd via de standaard in Microsoft SQL Server aanwezige business intelligencefuncties. “Dat willen wij ook”, besloot hij samen met Senior Manager ICT Marco van Putten.


Kubus
BCC besloot eerst tot een proof of concept en binnen enkele weken stond er een draaiend proefsysteem. “In die kubus zat uiteraard nog niet alle data, maar het gaf wel een beeld van wat er mogelijk was”, aldus Engelhard. Het enthousiasme en de businesscase waren zo positief dat werd besloten tot aanschaf. In zeven maanden stond vervolgens het nieuwe systeem, dat integreert met binnen BCC al bestaande Microsoft-applicaties zoals Office, SharePoint en het CRM-systeem Microsoft Dynamics.

“Doelstelling van de business intelligence was om betere kennis te verwerven van BCC’s klanten en de markt, om de dienstverlening en de concurrentiepositie te verbeteren”, stelt Van Berkel. “Een belangrijke nevendoelstelling was dat we af wilden van ICT-ondersteuning om rapporten te wijzigen en te genereren. We wilden alle rapporten ook kunnen laten bouwen door niet-technische mensen. Niet alleen nu, maar ook in de toekomst.”

Verdeeld over hoofdkantoor en filialen hebben nu zo’n tweehonderd medewerkers inzicht in de belangrijke data van BCC: Self-service business intelligence. Rapportages geven direct inzicht in de actuele omzetten, marge en kosten voor welke periode dan ook. Per dag, per week, per maand, per kwartaal, per jaar of nog langer. “Die kennis leidt tot een sneller en beter besluitvormingsproces om onze prestaties en marktpositie te verbeteren”, aldus Engelhard.

PowerPivot, een add-in van Excel, helpt alle mogelijke dwarsdoorsneden te maken en er kunnen externe databronnen aan de business intelligence tool worden toegevoegd. Bijvoorbeeld die van het Centraal Bureau voor de Statistiek om de bevolkingsopbouw in een regio te bekijken en in verband te brengen met cijfers van een filiaal. Van Berkel: “Of zelfs het weer, bijvoorbeeld bij een hittegolf of sneeuwval, zodat we weten waarom vorig jaar in een periode de omzet afwijkend was van de trend of de verwachting.” De dwarsdoorsneden die gemaakt kunnen worden, zijn talrijk. Welk merk doet het goed? Hoe is de margeontwikkeling per productgroep? Bij wasmachines: welke wasmachine met welke toerental verkoopt het beste? In welk filiaal worden de meeste tablets verkocht?

“De mate van detaillering die je kunt aanbrengen, is groot”, aldus Van Berkel. “Onze stuurinformatie is als het ware één grote draaitabel.” De volgende stap waar BCC mee bezig is, is het publiceren van rapportages op SharePoint. Engelhard: “Deze kunnen dan door alle gebruikers zelf benaderd worden op elk moment van de dag. Ze hebben de laatste informatie die automatisch wordt ververst.”

Het is aan de afdeling Finance & Control om de integriteit van de data te bewaken. “Voorheen had je wel eens discussie over cijfers. Wat hoort bijvoorbeeld bij de omzet van een productgroep? Die discussie is nu al gevoerd bij de bouw van het systeem, waardoor die beslissing vastligt. We sluiten aan bij de structuur van rapporteren zoals onze moedermaatschappij deze ook kent. Ook om de consolidatie te vergemakkelijken. Finance & Control is eigenaar van de data en bewaakt de gehanteerde definities en de key performance indicatoren indicatoren. Zo heb je altijd één versie van de waarheid en komt niemand in de verleiding om cijfers naar eigen inzicht aan te passen.”


Beslagen ten ijs
De business intelligence tool zorgt er ook voor dat category managers niet alleen op hun ervaring hoeven te vertrouwen, maar ook gebruik kunnen maken van actuele cijfers. “Zo kunnen zij tijdens onderhandelingen nog meer beslagen ten ijs komen”, aldus Engelhard. “Stel, de verkoopprijs van een artikel blijkt naar beneden te gaan, in de looptijd dat wij het in ons assortiment hebben omdat wij, als gevolg van onze beloften, de prijs moeten aanpassen. Dan kunnen we dat eenvoudig per leverancier rapporteren en erover met een leverancier in onderhandeling gaan. ”

Volgens hem is business intelligence “geen ICT-ding”. “ICT zorgt ervoor dat de data tijdig beschikbaar is, terwijl Finance en Control verantwoordelijk is voor de omzetting van data in bruikbare en relevante informatie. Daarbij moet die laatste discipline wel zo dicht mogelijk bij de behoeftes van de business staan.”

Een grote hoeveelheid data is de basis. Echter, als de link tussen verschillende gegevens niet kan worden gelegd, is de waarde van de bak met gegevens nihil. “Business intelligence tools helpen door de bomen het bos te zien”, aldus Engelhard. “Wanneer je de mogelijkheden eenmaal ziet, wil je steeds meer. Zo duik je steeds dieper de informatie in om zo nog meer verbanden te zien. Bijvoorbeeld om de beschikbaarheid van actieproducten in de filialen dagelijks te rapporteren, zodat je precies weet wat je bij een toeleverancier moet bestellen. Denk ook aan de relatie met onze folders. Wat verkoopt het beste en op welke pagina staat het product? Dat is belangrijke informatie voor marketeers. Dat soort informatie flexibel tot beschikking hebben, maakt dat we sneller gefundeerd beslissingen kunnen nemen. Met één druk op de knop. Dat is echt ideaal.”

Dit artikel is afkomstig uit de commerciële bijlage “Finance & IT” van Alex van Groningen, verspreid door Telegraaf. Lees de volledige bijlage hier.