Rondetafelsessie over het nieuwe werken: 'Revolutionair experiment'

Door middel van technologie wil Microsoft Nederland haar medewerkers in staat stellen dingen op hun eigen manier te doen. De organisatie verwacht veel van dit 'nieuwe werken'. In hoeverre zijn CFO's in staat dit concept te integreren binnen hun eigen organisatie? En vinden zij dit überhaupt wenselijk? Dit stond ter discussie op de rondetafelbijeenkomst die CFO Magazine organiseerde op het nieuwe hoofdkantoor van Microsoft Nederland op Schiphol.





Uit de recent gehouden CFO Survey van CFO Europe, de Universiteit van Tilburg en Duke University, blijkt dat het aantrekken en vasthouden van gekwalificeerd personeel een van de grootste zorgen is van de Europese CFO, naast geringe consumptieve vraag en hoge grondstoffenprijzen. Het binden van gekwalificeerd personeel is een issue waar menig CFO over nadenkt.

‘Het nieuwe werken’ kan niet alleen bijdragen aan medewerkertevredenheid, het kan ook de efficiency van organisaties verbeteren. Het terugdringen van e-mailverkeer is hier een voorbeeld van. Door te werken met andere communicatiemiddelen, zoals het zakelijke chatprogramma Communicator, gaat er geen tijd verloren aan eindeloos heen-en-weer mailen.

Ook voor het fileprobleem in Nederland biedt het nieuwe werken een oplossing. Het checken van e-mail kan net zo goed thuis gebeuren als op kantoor. Technologie moet de medewerker in staat stellen deze overgang te maken. Natuurlijk veroorzaakt de drastische wijze waarop het concept bij Microsoft Nederland is ingevoerd een cultuuromslag waar alle medewerkers doorheen moeten.

Vooralsnog lijkt dit proces voorspoedig te verlopen. Recentelijk waren diverse CFO’s te gast op het nieuwe hoofdkantoor van Microsoft om over deze kwestie te discussiëren en daarmee de nodige inspiratie voor hun eigen organisatie op te doen. De aanwezige finance chiefs lopen geamuseerd rond in het nieuwe Microsoft kantoor, dat is ingericht met designmeubels, zitzakken, een spelcomputerhoekje en zelfs een ‘relaxcockpit’.

“Er zijn geen vaste plekken meer, ook voor de directie niet”, vertelt Microsoft CFO Franklin Hagel. “De 660 medewerkers die op het kantoor werkzaam zijn, zijn volledig vrij om te bepalen of ze thuis of op kantoor willen werken. Ook krijgen ze een laptop en breedband van de zaak, en een budget om thuis een werkplek in te richten die aan ARBO-richtlijnen voldoet.”


Het nieuwe werken
Na een korte video waarin een impressie wordt gegeven van ‘het nieuwe werken’ bij Microsoft, barst de discussie los als Bas van Werven, Anchorman van BNR Nieuwsradio, de vraag stelt wat ‘het nieuwe werken’ volgens de aanwezige CFO’s inhoudt.

“Mensen losmaken van hun werkplek”, oppert Bèr Sweering, CFO bij Koninklijke Ahrend. Martin de la Rambelje, Directeur F&A, ICT and Operations bij AD Nieuwsmedia is het hiermee eens: “Het creëren van een goede work-life balance. Met het nieuwe werken kan stress voorkomen worden.”

Michel Elsenga, CFO bij Mercurius Groep ziet het nieuwe werken vooral als een opportunity. Bernard van Holst, Financieel Directeur van Econcern kan dat beamen: “Als je niet meedoet aan het nieuwe werken laat je arbeidspotentieel onbenut.”

Het concept roept ook de nodige vragen op. Michel Elsenga vraagt zich af in hoeverre het nieuwe werken een kostenpost is of een brenger van rendement, en in hoeverre dit sectorafhankelijk is. Ook vragen de CFO’s zich af hoe ze in een grotendeels virtuele wereld toch hun bedrijfscultuur kunnen behouden. “De middelen kan je aanbieden, maar hoe ga je het effectueren?”, vraagt Peter Schrijnemaekers, Finance Director PCM Uitgevers. “Hoe schaar je toch alle medewerkers onder een doelstelling?”

Hans van der Meer, Marketing Manager bij Microsoft houdt zich bezig met concepten van het nieuwe werken. “Het is een reis die je met zijn allen maakt. Dit gaat door in het nieuwe pand. Bij sommige medewerkers gaat het meteen goed, anderen hebben meer tijd nodig. Met het nieuwe werken kunnen mensen dingen op hun eigen manier doen. Dit moeten ze natuurlijk wel willen. Uiteindelijk streef je allemaal dezelfde doelen na. Ook dat moet je duidelijk communiceren.”


Efficiency
Verschillende ruimtes in het nieuwe Microsoft gebouw zijn ingericht met de modernste videoconferencing-apparatuur. “Hiermee kunnen we efficiënter vergaderen”, vertelt Hans van der Meer. “Zo hoef je niet meer naar Shanghai te vliegen voor een meeting van anderhalf uur.”

Ook wordt er in het nieuwe pand papiervrij gewerkt. Alles gaat elektronisch. Matthieu van Tellingen (Financial Director, ALD Automotive) vraagt zich af of je papier niet gaat missen. “Soms wil je immers ook iets in de hand kunnen houden, in plaats van alles op het beeldscherm van een laptop te lezen.”

Peter Schrijnemaekers denkt dat dat hem vooral in de cultuur van een bedrijf zit. “Als medewerkers alles digitaal krijgen wennen ze daar vanzelf aan. Bij ons neemt het papier ook af, maar we zitten nog niet op nul zoals Microsoft.”

Een bijkomend voordeel van ‘het nieuwe werken’ is meer transparantie. Hans van der Meer: “Alle agenda’s staan open, inclusief die van de directeur. Daarnaast hebben we geen grote telefooncentrale in dit kantoor, alles gaat via voip.” “Ook heeft iedereen inzage in de financiën”, voegt Franklin Hagel toe.

“Maar hoe ga je om met (beurs)gevoelige informatie?”, vraagt Philip Limvers (Regional Finance Director G4S) zich af. “Discipline is het antwoord en techniek de facilitator”, aldus Hagel. “Zo is e-mail voor bepaalde zaken geen goede media. Salarisgegevens en personeeldossiers worden op slot gezet.”

Met ‘het nieuwe werken’ faciliteert Microsoft haar werknemers in zowel werk- als privé. Het doel is om mensen te prikkelen de volgende stap te zetten en een betere performance te behalen. “Van tevoren wordt met werknemers een bepaalde uitkomst afgesproken”, vertelt Franklin Hagel. “Hoe de werknemer daar gaat komen is aan hem of haar.”

“Is resultaatverplichting niet iets wat je erin moet rammen?”, vraagt Bas van Werven, daarmee een lachsalvo veroorzakend. “We hebben hier gedreven mensen”, reageert Hagel. “We moeten ze eerder remmen dan stimuleren.”

Hans van der Meer legt de bedrijfsvoering uit: “De eerste maand van ons boekjaar is zeer intensief, omdat we dan veel vergaderen over de te halen doelstellingen. Daardoor weet iedereen vervolgens waar hij of zij aan toe is.”

Martin de la Rambelje zet hier de kanttekening bij dat gedurende de overige elf maanden zich onverwachte gebeurtenissen kunnen voordoen. Hoe kun je daar mee omgaan? Goede communicatie is de consensus. “Door veel sessies te houden met de mensen kunnen dergelijke problemen de kop worden ingedrukt”, voegt Hans van der Meer toe.


Integrale rol finance
“Het leuke van de financiële functie is dat je je overal mee mag bemoeien”, zegt Franklin Hagel. “Je bent echt een spin in het web. Een van de uitdagingen van ‘het nieuw werken’ is wat het voor mij betekent als business partner. Ik denk niet dat finance hierin een integrale rol moet, maar wel kan spelen.”

Matthieu van Tellingen reageert: “Nieuw werken moet geen doel op zich worden. De financiële functie heeft vooral een link vanuit kostenbesparing en verbeterde efficiency.”

Hoe deze verbeterde efficiency te meten is, is een ander prangend vraagstuk. Het verschaffen van medewerkers met technologie en de inrichting van een geschikt kantoor kost – out-of-pocket – meer dan wanneer een organisatie ervoor kiest ‘het nieuwe werken’ niet te implementeren. Logischerwijs zit hieraan een terugverdientijd gekoppeld.

“Aangezien de finance functie een integrale rol speelt in het meten van resultaten, geldt dat ook hiervoor”, beargumenteert Philip Limvers. “Verkoop is het makkelijkst te meten, voor het nieuwe werken ligt dat wat lastiger.”

Peter van Dongen (CFO Audax) denkt niet dat de financiële man een voortrekkersrol moet spelen in het nieuwe werken concept. “De organisatie moet de cultuur bepalen. De jonge generatie werkt op een andere manier en wisselt vaker van baan. Deze mensen moeten het gaan trekken, samen met de top.”

Richard Borsboom (CFO Force India Formula One Team) brengt risicomanagement ter sprake: “Wat als je het niet doet? Ben je nog wel een aantrekkelijke werkgever?” Hans van der Meer vindt van niet: “Oninspirerende plekken trekken geen mensen.”

Alleen is het invoeren van het concept sector afhankelijk? “De tech-sector loopt bij uitstek voorop”, zegt Franklin Nagel. “Maar het nieuwe werken is breder. In andere sectoren zal het ook meer gaan ontstaan.” Philip Limvers gaat hierop verder: “Bij Microsoft is het revolutionair aangepakt, maar alle bedrijven zetten stappen hierin, zij het op een meer evolutionaire wijze.”

Volgens CFO Siebe van Elsloo van Koninklijke Swets & Zeitlinger zit ‘het nieuwe werken’ vooral in empowerment, meer dan in techniek. “Het komt voort uit mensen en hun behoeften. Ik denk ook dat het niet alleen voor hoger opgeleiden, maar in alle lagen van een organisatie een rol kan spelen.”

Met ‘het nieuwe werken’ kunnen meer groepen binnen de organisatie gefaciliteerd worden. Daniel van Dongen, Group Controller Wereldhave, merkt op dat het concept ertoe kan bijdragen dat meer vrouwen tot de top van bedrijfsleven kunnen doordringen. “Het nieuwe werken kan ervoor zorgen dat mensen minder parttime gaan werken. Ze werken doorgaans parttime omdat ze naast werk andere verplichtingen hebben. Als je mensen meer fulltime kunt laten werken, kunnen er ook meer vrouwen aan de top komen.”

Conclusie: bedrijven moeten wat doen met ‘het nieuwe werken’ anders zijn ze straks niet meer aantrekkelijk. Microsoft Nederland is een early adapter, die door middel van een revolutionair experiment de toon aangeeft. Wie volgt? En welke rol spelen financials in het werven en vasthouden van werknemers? Hierover is het laatste woord voorlopig nog niet gesproken.