Ron Vos, hoofd middelenbeheer Gemeente Amstelveen: Jaarrekening twee maanden eerder

Ron Vos, hoofd middelenbeheer bij het facilitair bedrijf van de gemeente Amstelveen, heeft twee belangrijke projecten op zijn naam staan. Allereerst zorgde hij ervoor dat de financiële administratie binnen zijn eigen organisatie werd gecentraliseerd. Iets soortgelijks, maar dan op een ander niveau heeft hij gedaan voor Villa El Salvador, een Peruaanse gemeente waarmee Amstelveen al tien jaar lang een vriendschappelijke band heeft.

Ron Vos heeft een lange carrière als ambtenaar achter de rug. Na een periode van 10 jaar in het bedrijfsleven te hebben gewerkt, maakte Vos in 1972 de overstap naar de gemeente Amstelveen. Dat was wel even wennen. Van een organisatie waar winst de grote drijfveer is, kreeg hij ineens te maken met een budget dat de grenzen van zijn uitgavenpatroon bepaalde.

Vos: "Daarnaast kan alles wat je in de publieke sector doet grote gevolgen hebben. Je werkt  onder een vergrootglas. Alles wat we doen of nalaten kan door de  Wet Openbaarheid van het Bestuur dan ook in de openbaarheid verschijnen. Een verkeerde actie van ons en de politieke carrière van mijn werkgever kan op het spel staan. Dat brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee.

Aan gemeentes kleeft nog vaak het imago van stroperig en bureaucratisch. Ik kijk daar heel anders tegenaan. Je hebt bij de overheid nu eenmaal te maken met wettelijke procedures en een gelaagdheid in beslissingsbevoegdheden. Als je een goed idee hebt met een beleidsmatige impact en je wil dat bij wijze van spreken de volgende dag uitvoeren, moet je niet bij de overheid gaan werken."

Er zijn nu eenmaal zaken die eerst door de politiek goedgekeurd moeten worden. De gemeenteraad vergadert een maal per maand en de  voorstellen worden via een collegebesluit bij de raad geagendeerd.

Ondersteunen, adviseren, uitvoeren en verantwoording afleggen, daar draait het vooral om bij de werkzaamheden van Vos. "Iedere dinsdag vergadert het College. Voor ons betekent dit dat we een week van tevoren de stukken moeten aanleveren. Er zijn onderwerpen die door het college besloten kunnen worden en er zijn zaken die vervolgens eerst de goedkeuring van de raad behoeven. Bij raads- en commissievergaderingen is onze aanwezigheid zo nu en dan gewenst om complexe zaken op het gebied van financiën, personeelszaken en belastingen toe te lichten.

Begroting en verantwoording
Net als bij het Rijk wordt jaarlijks een begroting opgesteld die, anders dan in het bedrijfsleven, veel (politieke en publieke) aandacht krijgt. Eveneens jaarlijks vindt er een tussenrapportage plaats om de raad te laten zien hoe de vlag er op financieel gebied bij hangt, hoe het vermoedelijke jaarresultaat  zal uitkomen en hoe de voortgang is met de voorgenomen doelstellingen. In de jaarrekening vindt de finale verantwoording plaats.

Nadat de jaarrekening is gecontroleerd door de accountant legt het college met deze jaarstukken verantwoording af aan de raad. De raad laat zich hierbij adviseren door een z.g. rekeningencommissie bestaande uit enkele raadsleden. Deze commissie beoordeelt de jaarstukken voorafgaand aan de raadsbehandeling. Vervolgens gaat de jaarrekening naar het provinciaal bestuur."

Dat zijn nogal wat controlemomenten, erkent Vos. "Tot op zekere hoogte is dat ook begrijpelijk. We hebben te maken met publiek geld; het is logisch dat daar zorgvuldig mee wordt omgesprongen en iedere partij (college, raad en provincie) heeft haar eigen verantwoordingsniveau.

We beschikken over een aantal vaste inkomensbronnen. Het gemeentefonds is de grootste bron van inkomsten. Die wordt aangevuld met belastinginkomsten en subsidies. Ons uitgavenpatroon vertoont meestal weinig verrassingen. De exploitatie is gericht op staand beleid.

De resterende financiële ruimte wordt ingezet voor nieuw beleid, en investeringen. Soms is een belastingverhoging een middel om uitgavendekkend te werken. Het zal duidelijk zijn dat dit een politieke keuze is.  Het is voor ons de kunst middelen vrij te maken door onze werkprocessen doelmatiger in te richten; bijvoorbeeld door middel van automatisering.

Tot voor kort schreef de wet voor in de jaarrekening een speciale doelmatigheidsparagraaf op te nemen. Hier voor in de plaats wordt nu een rechtmatigheidsverklaring van de accountant verlangd die aangeeft dat expliciet voldaan wordt aan de eigen en wettelijk voorgeschreven richtlijnen en procedures. We proberen onze eigen uitkomsten op allerlei terreinen via een benchmark te vergelijken met andere gemeentes."

Stevig
Als het om efficiënt en doelmatig werken gaat, dan staat de gemeente Amstelveen er volgens Vos goed voor. "Centric levert ons een  financiële systeem.  Dat is een  stevige applicatie. Naast de standaardinformatie genereren we met een  querytool maatwerkinfo. Iedere manager kan dagelijks de stand van zijn budgetten zien. Zo zijn er nog tal van andere applicaties (P&O, ziekteverzuim, projecten etc) ontsloten die integraal management mogelijk moeten maken."

Per 2002 werd na een grootschalige reorganisatie binnen de gemeente het sectorenmodel geïntroduceerd als een tussenfase naar het huidige directiemodel. "Besloten werd onder meer om de organisatie sterk te centraliseren. Zo is het aantal leidinggevende functies teruggebracht van 120 naar 18 integraal managers.

Mijn rol daarbij was de verschillende financiële administraties en stafafdelingen PZ  samen te voegen tot een organisatorische eenheid en dit onder te brengen in het Facilitair bedrijf. Een hels karwei want om praktische reden werd hier slechts een half jaar voor uitgetrokken. Extra complicerend was dat begin 2002 voor alle oude organisatieonderdelen de jaarafsluitingen 2001 nog wel gedaan moesten worden.

We beschikken nu over een centrale financiële administratie die waar mogelijk 'web enabled' is. Ten opzichte van de oude situatie waarin nog veel geconsolideerd moest worden komt de jaarrekening nu 2 maanden eerder tot stand."

Peru
Naast die rol bij de reorganisatie van zijn eigen gemeente, heeft hij ook de kar getrokken bij een reorganisatieproject van Villa El Salvador, een Peruaanse gemeente onder de rook van de hoofdstad Lima. "We hebben al tien jaar een stedenband met Villa El Salvador (400.000 inwoners). De samenwerking is begonnen op het gebied milieu, maar enige jaren geleden is daar tevens de wens uitgesproken ondersteuning te verlenen bij het verbeteren van het financieel management van deze gemeente. Geen overbodige luxe als je bekijkt hoe de situatie daar aanvankelijk was.

Inwoners moeten, als ze überhaupt al bereid waren om belasting te betalen, het bedrag contant storten bij het gemeentehuis. Een gigantische handgeschreven administratie ondersteunde dat. Naast de grote afstand die de burgers naar het gemeentehuis moeten afleggen trof men daar lange rijen burgers bij het loket.

De gemeente beschikte  niet over een boekhouder die de financiële administratie permanent bij hield zodat weinig tot geen zicht was op de financiële positie terwijl de middelen daar toch al zeer schaars zijn. Men stelde wel jaarlijks een begroting op doch had  geen beeld van de werkelijke uitkomsten. Drie jaar ben ik daar ca. 2 weken per keer geweest en ook kwam jaarlijks een delegatie uit Peru naar ons. Over en weer hard werken en veel communiceren hebben tot een fantastisch resultaat geleid.

We zijn begonnen met het in kaart brengen en vervolgens structureren van werkmethodes en informatiestromen. Er is veel verbeterd door middel van automatisering. De administratie werd handmatig dan wel met sterk verouderde software gedaan.

Met financiële steun van het Ministerie van Ontwikkelingssamenwerking  (via de VNG) zijn er computers, printer en een netwerk  gekomen en is de gratis door de Peruaanse overheid beschikbaar gestelde software ingericht . Om de (reis)afstand voor de burgers te verkleinen (en daarmee tevens de wachtrijen) zijn verschillende agentschappen dusdanig ingericht dat deze tal van zaken van het gemeentehuis konden overnemen.

De ontwikkeling die er bij Villa El Salvador heeft plaatsgevonden is enorm. Waar vroeger nog iemand met een losse PC langs kwam om de boekhouding te doen of wekelijks gegevens met het gemeentehuis uit te wisselen, is er nu een straalverbinding en kunnen er realtime wijzigingen worden aangebracht.

De gevolgen zijn niet te missen; het betalingsverkeer tussen de gemeente en bedrijven gebeurt nu niet meer per cheque, daarnaast groeit bij de burger  langzaam maar zeker het vertrouwen in het ambtelijk apparaat en het gemeentebestuur.

Dat vertrouwen is onder meer terug te zien in de bereidheid om gemeentelijke  belastingen te betalen (toegenomen van 22 naar 48%)
Binnen 10 dagen na afloop van een maand worden nu exploitatieoverzichten gepubliceerd die het gemeentebestuur de mogelijkheid  bieden tot financiële sturing. Aan het eind van dit jaar vindt de evaluatie van dit project dat eind 2005 afliep plaats. Het was een dankbare klus waar ik met veel voldoening op terugkijk."

Ron Vos
Leeftijd: 59
Functie: Hoofd Facilitair Bedrijf
Opleiding:SPD, projectmanagement, integraal management, financieel overheidsbeleid.
Carrière: 1963 - 1972 assistent accountant bij het huidige Ernst&Joung, interne accountantsdienst Bruynzeel.
1972 -heden gemeente Amstelveen :Interne accountantsdient; hoofd financieel beheer, hoofd middelenbeheer

Gemeente Amstelveen
Omzet: 180 miljoen
Totaal fte: 782
Software: FIS van Centric