Om aan te kunnen tonen dat u minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt met uw zakelijke bedrijfsauto, eist de Belastingdienst dat u uw gereden ritten nauwkeurig registreert. Welke gegevens wil de Belastingdienst hebben en hoe controleert zij dat?

Welke gegevens bevat een rittenregistratie?

De Belastingdienst wil ten eerste de algemene gegevens van uw auto weten:
?    Het merk van de auto;
?    Het type auto;
?    Het kenteken van de auto;
?    De periode waarin u de auto tot uw beschikking heeft.

Daarnaast eist de Belastingdienst dat zij alle exacte ritgegevens van u ontvangen. Dat wil zeggen dat u per gereden rit de volgende informatie moet noteren:
?    De datum waarop de autorit plaatsvindt;
?    De begin- en eindstand van de kilometerteller;
?    Het vertrek- en het aankomstadres van zowel de heen- als de terugreis;
?    De route die u hebt gereden, als u niet de meest gebruikelijke route hebt genomen;
?    Of het een privérit betreft of een zakelijke rit.

Rijdt u tijdens dezelfde rit zowel zakelijke kilometers en privékilometers, dan moeten de omgereden privékilometers ook geregistreerd worden.

Afbeelding 1. Voorbeeld sjabloon rittenregistratie van EasyTemplate. Met veel ritten op een dag kost dit een hoop tijd om te administreren.
 

Rittenregistratie controle van de Belastingdienst
Ongeacht de manier van rittenregistratie, de Belastingdienst kan altijd besluiten uw rittenregistratie te controleren. Dit kan zij bijvoorbeeld doen aan de hand van kantooragenda’s; elektronische routeplanners; garagenota’s en orderbriefjes.
Wanneer u niet kunt bewijzen dat u werkelijk minder dan 500 kilometer privé heeft gereden, dan krijgt u een naast de naheffing voor de bijtelling, meestal ook een boete opgelegd. Bovendien bestaat er een grote kans dat de Belastingdienst met terugwerkende kracht ervan uitgaat dat u deze opzettelijke of onopzettelijke fouten ook de voorgaande jaren gemaakt heeft en dat u daarom ook voor deze jaren nog een naheffing in de bus krijgt.
Het belang van een nauwkeurige rittenadministratie is dus groot wanneer u er zeker van wilt zijn dat u geen naheffing of bijtelling hoeft te betalen.

Sluitende Rittenregistratie met keurmerk RitRegistratieSytemen (RSS)|
Alhoewel de registratie zowel handmatig als automatisch geregistreerd mag worden, bent u alleen met een automatisch ritregistratiesysteem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen gegarandeerd van een sluitende rittenregistratie. Zoals de Belastingdienst zelf laat weten: “Maakt u gebruik van een systeem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen, dan gaan wij er vanuit dat uw rittenregistratie sluitend is.” (website Belastingdienst, d.d. 22/7/2016)

Meer weten over automatische ritregistratiesystemen met het Keurmerk RRS? Lees dan meer informatie op de website van RouteVision.