Centraliseer het credit management uit de zeventien vestigingen en bundel de krachten in een Shared Service Center. In juni 2006 kwam creditmanager Rini Nijssen voor die uitdaging te staan, toen het projectplan voor realisatie van een professioneel en efficiënt Shared Service Center voor transactieverwerkende processen werd goedgekeurd.

‘Sinds de organisatie is aangesloten bij het Franse SUEZ zijn de gedachten meer de commerciële kant op gegaan. Er wordt bijvoorbeeld nagedacht over hoe het technisch is te realiseren om alle systemen op elkaar aan te laten sluiten en het werk efficiënter te verdelen.’ Ook de doelstelling om de administratieve krachten te bundelen in een centraal Shared Service Center, is hieraan ontleend.

Op 1 september 2006 ging het Shared Service Center Finance van start. Men begon eerst met de quick win’s: factuurafhandeling, wagenpark- en debiteurenbeheer. In januari 2007 zijn de pilots uitgebreid en werd gefaseerd gestart met het centraliseren van de processen uit de overige bedrijven. ‘In september vorig jaar kwamen al die onderdelen samen.’

Het SSC Finance maakt onderdeel uit van de SAP-pilot, die als eerste in de GTI-vestigingen in Noord-Nederland wordt geïmplementeerd. ‘Eind 2009 moet het SSC Finance volledig operationeel zijn voor alle bedrijven en alle transactionele processen werkend met SAP.’

Over de keuze om bij alle vestigingen SAP te implementeren is zorgvuldig nagedacht. Om het overzicht op de implementatie te bewaren wordt SAP gefaseerd ingevoerd bij de verschillende vestigingen.

Er is een speciale projectgroep opgezet, bestaande uit GTI’ers en consultants die vanuit een
apart kantoor in Den Bosch de SAP-inrichting voor GTI uitdenken. Met deze procesexperts hebben we gekozen om het standaard-SAP te implementeren en voor zo min mogelijk maatwerkoplossingen te kiezen, want hierin zitten vaak meer fouten dan in de standaardsoftware.

Bijna dagelijks worden we gebeld door zo’n 800 verschillende aanbieders van financiële software, terwijl wij juist het project met eigen mensen en in eigen beheer willen uitvoeren. Nadeel is echter wel dat het erg moeilijk is om voldoende geschikt personeel te vinden. Vooral bij debiteurenbeheer moeten mensen verbaal sterk assertief zijn.’

Prognose
Het onderwerp credit management leeft heel erg binnen het bedrijf, gaat Nijssen verder. ‘De organisatie is enorm cash gestuurd. Elk kwartaal geven we een prognose af met betrekking tot de cash flow. En daarnaast wordt het erg gestimuleerd vanuit het management.’

De debiteurenafdeling telt 10,4 fte. Elk jaar worden er targets opgesteld en mensen krijgen een opleiding om de kwaliteit van het werk te verbeteren. ‘De targets voor afgelopen jaar zijn gehaald. We hebben onder meer de DSO met bijna 6 dagen weten terug te dringen, van 65 naar 59 dagen anno december 2007.’

Een van de overwegingen om de financiële administratie te centraliseren is het beleid om de klantklachten snel en goed af te handelen. ‘En door onze krachten te bundelen in het SSC gaan we niet afstandelijk met klachten om. Mensen krijgen te maken met een vaste contactpersoon.’
Nijssen is trots op 'zijn' project.

'Hoewel nog niet alles is afgerond zijn we met z'n allen op de goede weg. We zijn nu al veel verder gekomen en hebben we meer bereikt, dan in eerste instantie werd gedacht. Posten ouder dan een jaar zijn vorig jaar met ruim 1 miljoen euro afgenomen en de cash savings over 2007 zijn naar verwachting verdubbeld ten opzichte van 2006. We hebben het credit management binnen GTI op de kaart gezet.'

Verantwoordelijk
Hoewel de verantwoordelijkheid bij de lokale vestiging blijft, is het doel van het SSC het ontzorgen van de GTI-Groepvestigingen op het gebied van debiteurenbeheer en daarnaast het adviseren van de vestigingen aangaande alle credit management gerelateerde onderwerpen. De focus ligt daarbij op in- en externe managementrapportages, ondersteuning bij bepaling van voorzieningen voor oninbare vorderingen en het lokaal overleg of eventueel bijsturen van de vestigingen.

Daarnaast behoren ook de toepassing van software (ondersteuning bij kredietwaardigheidstoetsing, ondersteuning bij de opbouw van juridische dossiers en ondersteuning bij klachtenregistratie) tot de kerntaken van het SSC. Evenals bel- en briefacties ter incasso en klachtenregistratie, -behandeling en het contact met projectleiding.

'Niet alle werkzaamheden zijn gecentraliseerd. Zo gebeurt de vastlegging van de NAW-gegevens van opdrachtgegevens op de vestiging. Ook de organisatie omtrent de facturatie en registratie van de vorderingen gebeurt in een ERP-pakket. Inmiddels is bij vier vestigingen Onguard geïmplementeerd en gekoppeld aan het centrale SAP-systeem, de overige tien volgen in de loop van dit jaar.

'De verantwoordelijk voor de koppeling tussen het factureringssysteem en het registratiesysteem ligt bij de vestiging. Het moment van facturatie vindt om die reden dus ook lokaal plaats, net als de registratie van betalingen. Het is echter wel de bedoeling dat in de toekomst ook de registratie van betalingen in het SSC worden gecentraliseerd.'

GTI-Groep
GTI maakt deel uit van SUEZ, een beursgenoteerde internationale industriële groep met het hoofdkantoor in Frankrijk. Als partner van plaatselijke overheden, ondernemingen en particulieren ontwikkelt het bedrijf duurzame en innovatieve oplossingen op het gebied van energievoorziening (elektriciteit en gas) en de daar aan verwante technische dienstverlening, watervoorziening en afvalverwerking. GTI is marktleider (in Nederland) in technische dienstverlening. Met zo'n 7.381 fte binnen een netwerk van bedrijven richt het zich op de regionale markten, specifieke marktsegmenten en specifieke technieken.

Naam Rini Nijssen
Leeftijd 50 jaar
Functie Manager Finance & Control
Bedrijf GTI Groep
Opleiding SPD
Loopbaan Begon zijn carrière bij Grasso in Den Bosch, fabrikant van machines en apparaten voor industriële koeltechniek en klimaatregeling en ging vervolgens aan de slag bij achtereenvolgens het chemisch concern Du Pon en Nasuatec. Een aantal jaar geleden in dienst getreden als finance manager bij GTI Groep en later bij GTI klimaatcontract. Sinds 1 januari 2007 bekleedt Nijssen de functie van creditmanager.