Resultaten verantwoord ondernemen lastig te bepalen

Maatschappelijk verantwoord ondernemen, duurzaam ondernemen, maatschappelijke betrokkenheid. Het zijn termen waar we de afgelopen tien jaar aan gewend zijn geraakt en ze houden de gemoederen nog steeds volop bezig. Waar het om draait, is bewust omgaan met mens, milieu en maatschappij. Welke term – in het Nederlands of het Engels – men ook kiest, het maakt nauwelijks uit voor de ontwikkeling die dit vakgebied binnen ondernemingen heeft doorgemaakt.

Voorheen waren ondernemingen vooral bezig een geschikte invulling aan hun activiteiten op sociaal en milieugebied te geven naast de reguliere bedrijfsvoering. Maar dat verandert nu snel. Maatschappelijk verantwoord ondernemen is geen aparte manier van ondernemen meer. Steeds meer dringt het besef door dat maatschappelijke aspecten een integraal onderdeel van de bedrijfsvoering zijn. Dat wordt niet alleen verlangd door de betrokkenen, oftewel de stakeholders bij de onderneming.

Het is ook van strategisch belang voor de continuïteit van het bedrijf. Daarmee wordt maatschappelijk verantwoord ondernemen gewoon tot verantwoord ondernemen in omvattende zin. Vragen op sociaal gebied of met betrekking tot het milieu zijn niet meer los te zien van de kernprocessen van een onderneming. Verantwoord ondernemen – of het Engelse equivalent corporate responsibility (CR) dat wij verder zullen hanteren – behoort tot de strategische vragen waar het management zich voor gesteld ziet.

BETROUWBARE INFORMATIE

Vanuit strategisch perspectief gaat CR over het sturen op de niet-financiële resultaatgebieden van de onderneming. Daarvoor is betrouwbare managementinformatie nodig, maar ook externe verslaggeving die stakeholders in staat moet stellen zich een goed beeld van de onderneming te vormen.

De laatste jaren is de trend waarneembaar dat de maatschappelijke verslaggeving van ondernemingen (bijvoorbeeld in de vorm van een zelfstandig CR report of geïntegreerd in het jaarverslag) aan belang toeneemt, niet in de laatste plaats doordat niet langer de nadruk ligt op verantwoording omwille van transparantie alleen, maar steeds meer op het gericht informeren van stakeholders.

Variabele beloning afhankelijk van niet-financiele resultaten

Het verifiëren van de betrouwbaarheid van informatie kan om verschillende redenen belangrijk zijn. In de eerste plaats draagt het bij aan de geloofwaardigheid van de maatschap-pelijke verslaggeving. Naarmate niet-financiële informatie door stakeholders meer gebruikt wordt, groeit de behoefte hieraan.

Versterkend werkt eveneens de ontwikkeling dat de variabele beloning van bestuurders mede afhankelijk is gesteld van niet-financiële resultaten. Veel ondernemingen zijn inmiddels zover dat hun CR-beleid is vertaald in concrete doelstellingen. Om hier effectief op te kunnen sturen is betrouwbare periodieke managementinformatie nodig.

Een onafhankelijke assurance provider draagt daaraan bij door de volledigheid en de betrouwbaarheid van informatie vast te stellen. Daarbij worden de onderliggende interne beheersingssystemen getoetst op een manier die niet veel afwijkt van die rondom financiële verslaggeving.

COMPLEX

Uit onderzoek van de Universiteit van Amsterdam en KMPG Global Sustainability Services(1) blijkt dat de grote accountancy- en adviesorganisaties de markt voor CR assurance domineren. Dat is minder vanzelfsprekendheid dan het wellicht op het eerste gezicht lijkt. Hoewel accountancy- en adviesorganisaties zich hier vanaf het begin mee bezig hebben gehouden, werd in het verleden vaker dan nu ook aan maatschappelijke organisaties of technische ingenieursbureaus gevraagd een onafhankelijk rapport af te geven bij maatschappelijke verslaggeving.

De niet onbelangrijke reden hiervoor was dat materiedeskundigheid van doorslaggevend belang is om een zinvol oordeel te kunnen geven. Dat tegenwoordig steeds vaker accountancyen materiedeskundigen samen deze rol op zich nemen, heeft een drietal redenen. Ten eerste is materiedeskundigheid alleen niet voldoende.

Met het toenemen van de professionaliteit van maatschappelijke verslaggeving wordt de verificatie ervan ook complexer. De grote accountancy- en adviesorganisaties zijn in staat multidisciplinaire teams samen te stellen die gezamenlijk de assurance-opdracht uitvoeren. Ten tweede is het belangrijker geworden dat de assurance provider volkomen onafhankelijk is van de onderneming.

Accountantsorganisaties die jaarrekeningcontroles uitvoeren, zijn al gehouden aan een robuust regime op dit gebied. Onafhankelijkheid en de beschikbare multidisciplinaire teams hebben er mede toe geleid dat accountancy- en adviesorganisaties vaker gevraagd worden voor niet-financiële assurance. Niet in de laatste plaats omdat de gebruikers van deze informatie steeds vaker financiële instellingen, analisten en beleggers zijn.

In de derde plaats zijn accountancyen adviesorganisaties zelf ook eerder geneigd om deze rol op zich te nemen. Tenslotte ligt niet-financiële assurance in het verlengde van de traditionele assurance-werkzaamheden. Ook CO2-cijfers kunnen aangesloten worden op brondocumentatie en zijn geschikt om er analytische werkzaamheden op uit te voeren.

Beroepsorganisaties hebben dit onderkend en hebben ook specifieke standaarden ontwikkeld. In Nederland heeft het NIVRA in 2007 de COS 3410N vastgesteld: ‘Assurance-opdrachten inzake maatschappelijke verslagen’. Met deze specifieke standaard loopt Nederland internationaal gezien voorop. COS 3410N onderkent het speciale karakter van maatschappelijke verslaggeving en schrijft een model voor waarin de registeraccountant samenwerkt met materiedeskundigen.

Met COS 3410N in de hand wordt het voor accountants gemakkelijker om aantoonbaar een deugdelijke grondslag te vinden voor het afgeven van CR assurance reports (en met ‘accountant’ doelen wij hier dus op het multidisciplinaire team dat de verificatie van een maatschappelijk jaarverslag uitvoert).

MULTIDISCIPLINAIRE TEAMS

Het zal ieder die COS 3410N leest niet ontgaan dat de standaard zowel qua structuur als inhoud veel overeenkomsten vertoont met de overige standaarden. En dat is niet vreemd, daar veel van de expertise die is opgebouwd op het traditionele terrein van de accountant, rechtstreeks toepasbaar is op het relatief jonge werkterrein van de verificatie van nietfinanciële informatie.

Zowel met betrekking tot de planning als de uitvoering van dit soort assurance-opdrachten zijn veel van de benodigde werkzaamheden om voldoende comfort te krijgen praktisch identiek aan wat accountants gewend zijn vanuit de jaarrekeningcontrole. Toch is er ook een aantal karakteristieke elementen die niet-financiële assurance onderscheidt van gewone controleen beoordelingsopdrachten.

Het is met name op deze punten dat het belang van multidisciplinaire teams naar voren komt. Deze verschillen zijn bij veel (financiële) managers en bestuurders nog niet bekend. We lichten er een paar uit.

Inhoudelijke toetsing

COS 3410N onderkent dat de beoordeling van maatschappelijke verslagen niet alleen betrekking heeft op kwantitatieve gegevens. Veel van de onderwerpen waarover wordt gerapporteerd, laten zich niet in kwantitatieve kengetallen vangen en op zichzelf is er geen principiële belemmering om ook assurance af te geven bij de kwalitatieve informatie in het verslag.

COS 3410N schrijft een inhoudelijke toetsing voor van de tekst in het verslag. Dit is een fundamenteel verschil met de marginale toetsing die plaatsvindt op het directieverslag als onderdeel van de jaarrekeningcontrole, waarbij de tekst alleen beoordeeld wordt in het licht van de jaarrekening. Een ander element waarbij materiedeskundigheid van belang is, heeft betrekking op de beoordeling van de verslaggevingscriteria die door de organisatie worden gehanteerd.

Omdat er geen algemeen aanvaarde standaarden zijn, moeten organisaties specifieke keuzen maken over de manier waarop ze hun data verzamelen, aggregeren en presenteren. COS 3410N schrijft voor op welke wijze de assurance provider de gehanteerde criteria dient te beoordelen. Daarbij gaat het over de toepasselijkheid van de gemaakte keuzen, onder meer bezien vanuit de gebruiken in de sector van de opdrachtgever, maar ook over de interne consistentie van de criteria.

Een specifiek punt bij de beoordeling van verslaggevingscriteria ligt bij de toetsing van modellen die gebruikt worden voor schattingen, extrapolaties of berekeningen. In tegenstelling tot reguliere jaarverslagen hoeft niet alle gerapporteerde informatie daadwerkelijk gemeten te zijn. Dat is in sommige gevallen simpelweg niet mogelijk (bijvoorbeeld door het ontbreken van betrouwbare externe informatie). In dergelijke gevallen heeft het vaak de voorkeur om een geëxtrapoleerd cijfer te rapporteren in plaats van de onvolledige informatie.

Reikwijdte

Gerelateerd aan het bovenstaande punt is ook de reikwijdte van het maatschappelijke verslag niet vanzelfsprekend. Onderdeel van de werkzaamheden conform COS 3410N is dat getoetst wordt of de reikwijdte van het verslag voldoende is en, in het geval een onderneming niet over de gehele bedrijfsvoering rapporteert, of de redenen daarvoor acceptabel zijn.

In de praktijk komt het veel voor dat organisaties die een start maken met maatschappelijke verslaggeving, daarin niet volledig zijn en voor sommige onderdelen van de organisatie toestaan dat die (nog) geen CR-data aanleveren. Acceptabele redenen daarvoor kunnen zijn dat organisatieonderdelen kort geleden geacquireerd zijn of om andere redenen nog onvoldoende beheersingsmaatregelen rond maatschappelijke verslaggeving hebben ingericht om de kwaliteit van de data voldoende te kunnen waarborgen.

In het verlengde hiervan onderkent COS 3410N ook de mogelijkheid dat de assurance provider een beperking wordt opgelegd in de assurance scope, omdat het niet rationeel is assurance te geven bij bepaalde informatie. In alle gevallen is het uiteraard aan de onderneming om hier transparant over te zijn en dit voldoende toe te lichten in het maatschappelijke verslag. Of de toelichting inderdaad voldoende is, is ter beoordeling aan de assurance provider.

Mate van assurance

De organisatie maakt niet alleen keuzen betreffende de reikwijdte van het verslag en de gehanteerde verslaggevingscriteria, maar zal ook een specifieke opdracht moeten formuleren voor de assurance provider. Daarbij komt het vaak voor dat assurance wordt gevraagd bij een deel van het maatschappelijke verslag, bijvoorbeeld alleen met betrekking tot een aantal indicatoren welke door de organisatie in het bijzonder van belang worden geacht.

In het geval van bepaalde kwalitatieve informatie is het soms niet realistisch een redelijke mate van zekerheid af te geven. Aangezien maatschappelijke verslaggeving nog in ontwikkeling is en de informatie die in de verslagen wordt aangedragen van verschillende afdelingen en managementsystemen afkomstig kan zijn, is het rapportagesysteem in veel gevallen minder robuust dan de systemen die bij financiële verslaglegging worden gebruikt.

Een gevolg van deze zwakke(re) systemen is dat de kosten voor het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid aanzienlijk kunnen zijn. Om deze en andere redenen komt het vaak voor dat de opdracht aan de assurance provider bestaat uit een deel dat gericht is op het verkrijgen van redelijke zekerheid, en een deel dat slechts een beperkte mate van zekerheid beoogt.

Toereikendheid

Naast de controle of het maatschappelijke verslag betrouwbaar is uitgevoerd, moet de assurance provider ook vaststellen of het toereikend is, namelijk of de onderneming over de juiste aspecten rapporteert. Vanuit COS 3410N worden de accountant diverse handreikingen gedaan om dit vast te kunnen stellen.

De accountant dient zich een mening te vormen over het verslag als geheel. Beslaat het alle onderwerpen die stakeholders mogen verwachten aan te treffen en geeft het een gebalanceerd beeld? Dergelijke vragen zijn niet zonder meer te beantwoorden. Het is een bijzonderheid van CR assurance, die we hieronder nader toelichten.

STAKEHOLDERS

Wat de toereikendheid van CR reports betreft, wordt door de accountant de eigen kennis over de organisatie ingezet, aangevuld met sectoronderzoek en een media- en internetonderzoek. Maar de beste manier om de toereikendheid van het CR report vast te stellen is wanneer stakeholders zich onomwonden hebben uitgesproken over wat de meest relevante CR-aspecten voor een specifieke onderneming zijn.

Afhankelijk van de kwaliteit van de uitgevoerde dialoog met stakeholders zou de accountant het moeten toejuichen als de onderneming een structurele vorm van ‘stakeholder engagement’ heeft opgezet. Een van de meest proactieve manieren om belanghebbenden bij een en ander te betrekken is het opzetten van een structureel stakeholder panel, dat op gezette tijden om advies wordt gevraagd.

Hoewel het benaderen van stakeholders niet nieuw is, hebben ontwikkelingen in CR reporting gezorgd voor een verhoogde interesse op dit vlak. Algemeen geaccepteerde principes en standaarden als de Stakeholder Engagement Standard van AccountAbility (AA1000) en de G3 Guidelines van het Global Reporting Initiative (GRI) benadrukken dat organisaties hun stakeholders dienen te identificeren en te consulteren.

Om dit proces te structureren wordt in toenemende mate gebruikgemaakt van zogenoemde stakeholder panels. Het panel heeft de mogelijkheid om de strategie en doelen van de onderneming enerzijds en de verwachtingen van stakeholders anderzijds bijeen te brengen. Daarnaast speelt het een belangrijke rol in het bepalen van de toereikendheid van het CR report.

Stakeholder panels kunnen de ondernemingsleiding directer aanspreken op achterblijvende resultaten of verkeerde prioriteiten. Onafhankelijke accountants kunnen deze informatie gebruiken om te bepalen of het CR report juist gebalanceerd is. De accountants vullen op hun beurt het panel aan door assurance te verlenen over de gevolgde processen, gebruikte systemen en de gerapporteerde prestaties en data.

Hierdoor kan het panel zich een beeld vormen van de betrouwbaarheid van de informatie in het CR-rapport. In zijn algemeenheid is juist bij CR reports de betrokkenheid van stakeholders onmisbaar. Tegelijk zijn er ook een aantal kanttekeningen te plaatsen bij panels in de bovengenoemde vorm.

Zo is het allereerst niet eenvoudig om goede mensen aan te trekken. Daarbij is het aantal experts op bepaalde onderwerpen beperkt. Kunnen stakeholders in panels van meerdere bedrijven plaatsnemen? En hoe waarborg je hun onafhankelijkheid als ze jaren achtereen op deze wijze betrokken raken? Hoe manage je dit panel vanuit het bedrijf? Spreken leden namens zichzelf of vertegenwoordigen ze een organisatie?

Wat voor afspraken zijn er met de deelnemers van het panel gemaakt op het gebied van inspraak bij beslissingen in ruil voor de geïnvesteerde tijd en reputatie? Krijgen de leden misschien zelfs een financiële compensatie? Het zijn veel vragen die hier opkomen, en mogelijk gaat dit in de toekomst nog leiden tot een ‘code-Tabaksblat’ voor stakeholder panels of een nadere uitwerking hiervan in de bestaande standaarden.

1. KPMG and University of Amsterdam Global Sustainability Services, KPMG International Survey of Corporate Responsibility Reporting 2005

KLAAS VAN DEN BERG is director bij Pricewaterhouse- Coopers en geeft leiding aan de Sustainability adviespraktijk. ARCO TEN KLOOSTER legt zich als director toe op CR Assurance als onderdeel van de Non Financial Assurance Services van PricewaterhouseCoopers.