Resultaten ‘Best of Finance 2008’

De salarisadministratie is voor financieel managers het populairste proces om uit te besteden.
Meer dan 65 procent van de respondenten die uitbesteedt, besteedt de salarisverwerking uit, zo
blijkt uit het Best of Finance-onderzoek van DPA Flex. Op de tweede plek staat de debiteuren-en
crediteurenadministratie met 15 procent.

Het steeds meer uitbesteden heeft echter zijn langste tijd gehad, zo blijkt uit het onderzoek. 85 procent van de respondenten geeft aan dat er niet over wordt nagedacht om nog een deel van de administratie uit te besteden. Een derde deel reorganiseert de salarisadministratie, maar staat positief tegenover eigen resultaatsontwikkeling.

Ook geeft een deel van groep aan dat de organisatie binnenkort een reorganisatie doormaakt.
Deze reorganisaties zijn met name noodzakelijk in verband met kostenbesparing en de focus op de kernactiviteiten.

De respondenten staan relatief positief tegenover de verwachting van de economische groei in Nederland voor het komende jaar en nog veel positiever ten opzichte van de groei van de eigen
resultaatsontwikkeling. 61 procent van hen denkt dat zijn eigen resultaat groeit ten opzichte
van vorig jaar.

Ook van de groep die in een reorganisatie zit denkt meer dan de helft het eigen resultaat te kunnen verbeteren ten opzichte van vorig jaar.

Werkdruk
Het opleidingsniveau op de financiele administratie (met uitzondering van de afdeling Planning & Control) kruipt verder omhoog. Bijna 80 procent is tevreden met opleidingsniveau van de personeelsleden. Het grootste deel van de medewerkers heeft een mbo-opleiding afgerond, maar het deel met een hbo-diploma of afgeronde WO-opleiding groeit.

De werkdruk op de afdelingen Administratie en Planning & Control ligt hoog, maar 60 procent
geeft aan de komende twee jaar nog hogere eisen aan de financiële medewerkers te stellen en
19 procent verwacht een groter personeelsverloop in vergelijking met vorig jaar. Al met al zijn
de respondenten een stuk positiever ten opzichte van 2007.

Van de sleutelposities is bijna 80 procent goed ingevuld (vorig jaar was dat 71 procent) en het percentage dat verwacht dat het moeilijker wordt om vacatures tijdig in te vullen op de financiële administratie is iets afgenomen (van 43 procent naar 41 procent).

Ten aanzien van de verhouding full-en parttimers zijn de respondenten minder tevreden. 75 procent geeft aan tevreden te zijn, vorig jaar was dat bijna 81 procent.

Managementrapportages
Wat betreft de aandachtspunten op het gebied van de managementrapportage blijkt een vergelijkbaar beeld als voorgaande jaren. De aanwezigheid of de kwaliteit van de data blijft aandachtspunt nummer één. Blijkbaar zijn financieel managers niet in staat geweest om hier voldoende vooruitgang in te boeken.

Dit is des te erger als ook in acht wordt genomen dat 42 procent van de respondenten zegt teveel tijd kwijt te zijn met het maken van een goede managementrapportage. Eenderde geeft
aan dat de toekomstige tijdsbesteding aan de managementrapportage zal toenemen.

Het aantal dagen dat de jaarafsluiting in beslag neemt, gaat voor het derde achtereenvolgende jaar omhoog; van 21 dagen naar 22,6 vorig jaar en dit jaar bijna 25 dagen. De verschillen tussen de drie omzetklassen van de meewerkende bedrijven zijn groot, van 31 dagen bij de kleinste omzetklasse naar 19 bij de grootste.

De laatste groep heeft overigens wel het aantal dagen verkort (van 22 naar 19). De kwartaal en maandafsluiting zijn beide klassen iets sneller af te handelen dan vorig jaar.

KPI’s
De loonkosten per FTE zijn dit jaar met 8 procent gestegen naar 36.576 euro. Het aantal verkoopfacturen dat per fulltime medewerker wordt verwerkt is afgenomen met 15 procent. De verschillen tussen de grootste omzetklasse enerzijds en de twee kleinste anderzijds zijn groot.

Een stijging van de loonkosten per FTE en een daling van het aantal verkoopfacturen per FTE leidt tot hogere loonkosten per verkoopfactuur ten opzichte van vorig jaar; de kosten liggen nu op 20,50 euro.

Verstoringen in de debiteurenadministratie worden in de eerste plaats veroorzaakt door niet goed functionerende IT systemen. Op de voet gevolgd door incomplete gegevens. De totale doorlooptijd van een verkoopfactuur (het moment van levering tot ontvangst van de betaling) is in vergelijking met vorig jaar met 4 dagen afgenomen tot 51 dagen, terwijl de DSO gemiddeld op 40 dagen ligt.

Des te groter de organisatie, des te langer het totale proces duurt en de meeste tijdwinst voor de grotere organisaties is behalen is door sneller te factureren. Positief nieuws is er voor wat betreft de verwachtingen ten aanzien van het betalingsgedrag. Dit jaar verwacht nog slechts 8 procent van de ondervraagde personen een oplopende DSO en 51 procent van hen het hier zelfs zeer mee oneens of mee oneens.

43 procent van de respondenten werkt met KPI’s voor de debiteuren, favoriet is de DSO. 30 procent werkt met KPI’s voor de crediteuren. Dit ligt lager dan bij de debiteuren. De meest gebruikte KPI voor deze afdeling is de DPO.

De gemiddelde loonkosten op de crediteurenadministratie zijn met 1,5 procent gestegen ten opzichte van vorig jaar. Zij liggen echter ruim 600 euro lager dan de kosten per FTE op de debiteurenadministratie.

Het aantal inkoopfacturen dat per FTE wordt verwerkt is met 6 procent gestegen, waardoor de loonkosten per inkoopfactuur met 12,28 euro iets zijn gedaald ten opzichte van vorig jaar.

De belangrijkste oorzaak voor de vertraging in de crediteurenadministratie is de interne communicatie. Bij 30 procent zorgt dit voor structurele vertraging. De gemiddelde betalingstermijn bij de crediteuren is van 34 naar 35,5 dagen vertraagd en het gros van de respondenten verwacht geen wijzigingen ten aanzien van de toekomstig te hanteren betalingstermijn.

Investeringsbereidheid afgenomen
Uit het Best of Finance blijkt dat er nog voldoende besparingsmogelijkheden zijn door een betere koppeling van deelsystemen. Daarnaast is de balans tussen loon-en automatiseringskosten in ruim 40 procent van de gevallen goed.

Toch verwacht slechts eenderde van de respondenten te gaan investeren in automatisering om te besparen op de loonkosten. Dit percentage is laag, zeker als ook de positieve verwachtingen ten aanzien van de eigen resultaatsontwikkeling in ogenschouw worden genomen.

De percentages voor elektronische verwerking kruipen verder omhoog. Hoe groter de omzetklasse, hoe hoger de automatiseringsgraad. Handel en financiële dienstverlening springen er uit naar boven en openbaar bestuur heeft de laagste waarde.

De verwachting voor de mate van het elektronisch verwerken van de in-en verkoopprocessen zal de komende vijf jaar ver boven de huidige waardes stijgen. Nu wordt slechts 7 procent van de inkoopfacturen elektronisch ontvangen en de verwachting is dat dit over vijf jaar 40 procent zal zijn.

Het geautomatiseerd inlezen heeft een mooie groei doorgemaakt ten opzichte van vorig jaar. Ook hier geldt, hoe groter de omzetklasse, hoe hoger de automatiseringsgraad. Bij het geautomatiseerd versturen van de verkoopfacturen zijn er weinig verschillen tussen de drie
omzetklassen.

Financiële dienstverlening springt er uit naar boven en openbaar bestuur heeft de laagste waarde. Het verwerken van de verkoopfacturen is het meest ver wat betreft de automatiseringsgraad. Wederom geldt hoe groter de omzetklasse, hoe hoger de automatiseringsgraad.

Ook het zoeken naar goede Business Intelligence software maakt onderdeel uit van het Best of Finance onderzoek. Een vijfde geeft aan dit aandachtspunt een hoge prioriteit. Blijkbaar worden
dergelijke software tools niet als oplossingen gezien voor de andere aandachtspunten.

Van de respondenten geeft 64 procent aan dat er kosten bespaard kunnen worden door de processen beter in te richten. Op dit moment geeft slechts de helft van de respondenten aan dat naleving van de administratieve organisatie in 80 procent van de gevallen plaatsvindt.

Verder geeft slechts 17 procent aan dat het naleven van de administratieve organisatie een te groot beslag op de medewerkers legt en ruim 60 procent denkt dat het naleven van de administratieve organisatie steeds belangrijker wordt. Als de processen dus efficiënter worden ingericht en beschreven, zal dit ook tot een betere naleving van de administratieve organisatie leiden.

‘Best of finance’ is het jaarlijkse benchmarkonderzoek van DPA flex professionals. Begin 2009
gaat een nieuw Best of Finance-onderzoek van start. Q&A Research & Consultancy is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het onderzoek. Om deel te nemen aan het onderzoek surf je naar www.bestoffinance.nl