Zijn financials synoniem aan regels? Wat was het leuk om vroeger ongehoorzaam te zijn!

Want als je ongehoorzaam was, wist je bijna zeker dat er iets zou gebeuren. Hoe vaak vertelden jouw ouders dat je gehoorzaam moest zijn en de regels respecteren? Nu ben je ouder en weet je dat regels soms niet werken. Enkele voorbeelden uit de dagelijkse werkomgeving:

Regels werken niet (meer)

Het is logisch dat niet-werkende regels door weldenkende mensen worden genegeerd. Mensen die klakkeloos de verouderde en niet meer werkende regels volgen, kunnen zelfs schade aan de organisatie berokkenen. Wiens schuld is het als ongehoorzame mensen die de regels niet aanpassen? We neigen altijd naar het verkeerde antwoord, immers: de mens is in overtreding, nietwaar? Waar ligt de oorzaak, is de vraag die je moet stellen.

Regels lossen witwasproblemen niet op

Regels zijn nooit actueel

Actueel houden van afspraken op een plek waar iedereen er kennis van kan nemen, is als vechten tegen de bierkaai. Dat komt omdat de afspraken actueel houden een iteratief proces is in een lerende organisatie. Continue de afspraken bijwerken is zinloos. Een regelmatige periodieke actie is effectiever. Houd in gedachten dat als de nieuwe regels net op het intranet staan, er weer symptomen kunnen zijn dat de werkelijkheid anders is. Niemand, behalve AO/IC-specialisten, houdt van AO/IC.

 

Ontdek de ontwikkelingen rondom regelgeving voor de mkb-accountant

Vind je ook dat er te veel regels zijn voor de mkb-accountant? In de leergang Samenstelpraktijk in het mkb komt de volledige beroepsreglementering voor de mkb-praktijk efficiënt voorbij en ontdek je hoe je deze eenvoudig toepast (inclusief 4 E-learning modules).

Bekijk het programma

Nieuwe regels zijn niet efficiënt

Het komt voor dat regels op kantoor bedacht worden, zonder dat er overleg is geweest met de betrokkenen. Mislukking gegarandeerd!

Beschreven afspraken kunnen nooit volledig zijn

Als alle afspraken beschreven zouden zijn, zou de organisatie met directe ingang niet meer kunnen functioneren. Wist jij dat de informele circuits er met workarounds er voor zorgen dat de organisatie blijft werken, ondanks niet-functionerende of slecht beschreven regels? Dit komt aan de oppervlakte wanneer werknemers die deel uitmaken van het informele circuit jouw organisatie verlaten. Je zult direct zien dat een proces niet meer werkt.

Nieuwe regels komen te laat

Als het kalf verdronken is, dempt men de put. Je kunt pas goed-functionerende regels opstellen als er activiteiten zijn en zich blijven ontwikkelen. Dat houdt ook in dat er zaken in gang worden gezet zonder dat alle gevolgen bekend zijn.
Een voorbeeld is de sleepwet. Er is vaak aangegeven dat de overheid misbruik kan maken van de data door alles binnen te halen. Nu heeft de overheid er een handje van om niet naar dit soort opmerkingen te luisteren. Dus de wet kwam er en hé, nu dreigt het opeens toch mis te gaan. De regels worden nu misschien aangepast aan de actuele situatie.

Rechtspraak uit de 19de eeuw

Wetgeving is een mooi voorbeeld van vastgelegde regels. Het komt nog steeds voor dat de rechtspraak met wetten uit de 19de eeuw moet werken, omdat herziening of veel geld kost of veel inspanning vergt. Is de wetgeving omtrent internetzaken actueel? Nee, natuurlijk niet. Elke dag zijn er zaken die aanpassing behoeven. In dit geval is aanpassing nodig om criminelen te veroordelen. In het bedrijfsleven geloof ik niet in vastleggen van ‘snel verouderende’ regels. Ik geloof meer in het benoemen van risico’s en het actueel houden van de mitigerende maatregelen naast de afspraken over beschikking der middelen.

Welke regels je altijd moet volgen

Fatsoensregels, respect en omgangsvormen moeten altijd en door iedereen worden gevolgd. Ontbreken deze, dan is er niets meer mogelijk en loopt alles stuk. Hier is geen rendement op ongehoorzaamheid van toepassing.

Conclusies

Het rendement van ongehoorzaamheid is dat regels genegeerd kunnen worden, zodat alles processen in een organisatie kunnen voortgaan ondanks regels. Afspraken, gemaakt in een organisatie, moeten onderdeel zijn van een zich voortdurend veranderende omgeving die intern en extern kan zijn. Afspraken vastleggen? Prima, maar neem verantwoordelijkheid om deze regelmatig te toetsen en aanpassingen goed en tijdig te communiceren.
Naast het maken van afspraken is het zaak deze zorgvuldig te communiceren in een cultuur waarin de mens die signaleert dat regels niet kloppen dit mag, of zelfs moet kunnen zeggen. Vergeet niet om mensen, waar dat kan, persoonlijk te informeren door ze regelmatig bij te praten.
Daarnaast kun je regels als waarderingsgrondslagen, procuratie, autoregelingen en goed vastleggen omdat de wijzigingsfrequentie zeer laag is.

André Salomons is expert in efficiency-verbeteringen in processen. Iedere stroomlijning draagt bij aan het realiseren van Fast Close. Hij is auteur van 'Van Slow Close naar Fast Close', docent Fast Close bij Nive Opleidingen en IFBD, softwaremaker en heeft een blogsite: blogs ,waarin Salomons schrijft over Fast Close, SharePoint en reizen.