Van Goudse en Edammer tot Friesche Nagel en Slankie. Friesland Foods Cheese produceert, veredelt en exporteert naar zo'n negentig landen wereldwijd. Een uitstaand bedrag van gemiddeld 50 miljoen euro vereist een uitgekiend kredietbeleid. Remi Knulst, controller international markets: 'Vorig jaar hebben we slechts 60.000 euro níet ontvangen.'

Hoe is het beheer van het werkkapitaal geregeld?
‘Het belangrijkste daarvan is de samenwerking tussen sales, de fi nanciële administratie en mijzelf als controller. Sales doet in feite het werk. Alleen zij hebben contact met de klant en betaling is gewoon onderdeel van de deal. De afdeling sales bestaat uit tien exportmanagers die ieder een bepaalde regio onder hun hoede hebben. Zij worden ondersteund door dertig binnendienstmedewerkers. De financiële administratie heeft een dubbele rol bij het kredietbeheer. Enerzijds ondersteunen zij de afdeling sales door het verstrekken van informatie over de binnenkomende betalingen en uitstaande saldi, anderzijds bewaken zij de grenzen van het debiteurenbeheer zoals die zijn opgesteld door het managementteam van Friesland Foods Cheese. Ikzelf stel, binnen de richtlijnen, de grenzen vast voor het debiteurenbeheer voor de internationale markten. Ook word ik betrokken als sales van mening is dat de kredietlimiet van een bepaalde klant kan worden overschreden. Dat samenspel tussen de drie afdelingen verloopt goed. Communicatie is daarbij essentieel. Iedere week bespreken we de debiteurenlijst, waarop precies staat welk saldo er openstaat en hoe oud de bijbehorende factuur is. Ook sales vindt wekelijks een openstaande postenlijst op het bureau.’

Wie bepaalt de kredietlimiet van jullie afnemers?
‘Dit doen we in beginsel samen met onze kredietverzekeraar. Iedere nieuwe klant die bij ons aanklopt, wordt door hen beoordeeld. Wij ontvangen een rapportage over de fi - nanciële situatie en het betalingsverleden van deze klant. Daaraan koppelt de verzekeraar een maximum uitstaand krediet. Tot dat bedrag zijn wij verzekerd in het geval de klant toch niet kan of wil betalen. Vinden we dit saldo niet voldoende om goed zaken te kunnen doen met zo’n klant, dan komt het voor dat we intern besluiten om een extra limiet te plaatsen bovenop de toegewezen limiet. Daarnaast hebben we een behoorlijk eigen risico. Dat betekent dat we Aantal medewerkers totaal: ruim 2.000 Aantal medewerkers betrokken bij creditmanagement: 50 (sales, controllng en fi nanciële administratie) Typering team: veel communicatie, overleg en integrale verantwoordelijkheid Systemen: SAP Business Information Warehouse, SAP R3 continu alert moeten blijven en niet achterover kunnen leunen, ondanks het feit dat we verzekerd zijn.’

Is zo’n verzekering nodig bij een goed kredietbeleid?
‘Ja. We hebben in totaal gemiddeld 50 miljoen euro uitstaan, verspreid over de hele wereld. Zo’n exposure moet je afdekken om grote onvoorziene schadeposten te voorkomen. Deze verzekering biedt ons die zekerheid. Overigens, zijn er ook landen die niet verzekerd kunnen worden omdat de verzekeringsmaatschappij deze te riskant vindt. Als we toch in zo’n land willen leveren, maken we een korte analyse van de klant. Daarin kijken we onder andere naar het betalingsverleden en het landenrisico. Intern bepalen we welke limiet we hanteren voor die bewuste klant.’

Wat als de limiet wordt overschreden?
‘Vanuit SAP krijgen we een signaal als de kredietlimiet dreigt te worden overschreden. De verkooporder wordt op dat moment geblokkeerd, dus in principe kunnen we de limiet niet overschrijden. Tot een bepaald bedrag kan sales dit zelf vrijgeven, zodat de order alsnog doorgang kan vinden. Boven dat bedrag is de directeur international markets gemachtigd. Bij hele grote overschrijdingen of in speciale gevallen beslist de fi nancieel directeur, op basis van een gezamenlijk advies van de controller international markets en de directeur international markets.’

Wat is een reden om over deze zelf vastgestelde limiet heen te gaan?
‘Wij willen vanzelfsprekend zoveel mogelijk verkopen en sales heeft nauw contact met de klant. Dus het komt voor dat zij aangeven dat de business van deze klant goed gaat en dat ze graag willen doorgaan met verkopen. Overigens zijn fi nanciële mensen over het algemeen iets risicomijdender dan de mensen bij sales. Dat levert dus wel eens leuke discussies op.’

Werken jullie al lang op deze manier?
‘Al zeker tien jaar. Wel is de werkwijze steeds verder geautomatiseerd. Na de fusie tussen vier oude coöperaties (Friesland Dairy Foods, Coberco, de Goede Verwachting en de Zuid Oost Hoek, red.) zaten we met vier systemen. Daarna is SAP geïmplementeerd, waarmee de informatiesystemen van goederen, finance en sales zijn gekoppeld. Dat komt de samenwerking ten goede.’

Hoe gaan jullie om met valutarisico’s, zoals de dalende dollar?

‘We hebben veel klanten die in dollars betalen. Aangezien we onderdeel zijn van Friesland Foods conformeren we ons aan het door de organisatie vastgestelde valutabeleid. Dat betekent onder ander dat valutarisico’s op corporate niveau ingedekt worden door treasury. Wel is het zo dat sales zich goed bewust is van deze valutaproblemen. Het komt namelijk ook wel voor dat klanten hiermee proberen te speculeren. Bij een gunstige dollarprijs betalen ze bijvoorbeeld hun facturen al vóór het afl open van de betalingstermijn. Dat is voor ons natuurlijk geen probleem. Maar als ze betaling uitstellen in verband met koersschommelingen is het van belang dat sales hen onder druk zet om toch tijdig te betalen.’

Gaat het goed in de zuivelmarkt?
‘Ja, in 2007 zijn de prijzen sky high gegaan. Het heeft te maken met meer vraag naar zuivel in landen als China en India en tegelijkertijd grote droogte in Australië en Nieuw-Zeeland, twee belangrijke zuivelproducerende landen. De grondstofprijzen gingen uiteraard net zo hard omhoog, dus dat levert ons niet direct voordeel op. Belangrijk nadeel voor ons is dat de kredietlimieten die wij hanteerden niet meer toereikend zijn. Dat is een issue waar we met de kredietverzekeraar een mouw aan moeten passen. Ten eerste gaan we met hen aan tafel om de limieten opnieuw te bekijken, tegelijkertijd is het voor ons nu nog belangrijker om uitstaande bedragen sneller binnen te krijgen. Kortom: we moeten er nog meer bovenop zitten, zodat klanten sneller betalen en het werkkapitaal verder naar beneden kan.’

Hoe krijg je dat voor elkaar?
‘Eigenlijk door te proberen wat we al doen nog beter te doen. Het verkorten van de afgesproken betalingstermijnen is niet prettig, en eigenlijk is de termijn al korter doordat de relatief limiet lager is. De klant moet immers eerst betalen voor hij weer een nieuwe order kan plaatsen. Onze prestaties op kredietgebied zijn erg goed; een bedrag van 60.000 euro dat niet ontvangen is, is op een totaal van 400 miljoen euro omzet is natuurlijk peanuts. Dat komt ook doordat veel van onze relaties jaren teruggaan. Het gaat bij onze klanten soms van generatie op generatie. Meer dan tachtig procent van onze klanten betaalt dan ook achteraf, zonder bankgarantie of letter of credit.’

Wanneer gaat het toch mis?
‘Voornamelijk bij kleine, nieuwe klanten. Ondanks dat we ook hen laten doorlichten, wil sales soms te graag en dan kan het wel eens misgaan. Risico helemaal afdekken is niet mogelijk, we proberen het alleen zo veel mogelijk te voorkomen. Positief hieraan is wel dat het ons wel scherp houdt.’

Uitdaging
Toen in 2007 de prijzen in de zuivelmarkt in korte tijd sky high gingen, bleken de vastgestelde kredietlimieten niet meer toereikend.

Oplossing
Zo snel mogelijk met de kredietverzekeraar om de tafel gaan zitten om de limieten te kunnen verhogen. Tegelijkertijd proberen om de uitstaande bedragen sneller binnen te krijgen, zodat de verkoop zo min mogelijk wordt gehinderd.

 

PERSOONLIJK
Naam: Remi Knulst
Functie: controller international markets
Bedrijf: Friesland Foods Cheese
Leeftijd: 32 jaar
Hobby’s: jiu jitsu, volleybal, windsurfen
Opleiding: bedrijfseconomie, Universiteit van Tilburg, opleiding tot registercontroller, TIAS Nimbas Business School
Loopbaan: In 1999 gestart bij Koninklijke Jongeneel. In 2000 overgestapt naar Nutricia Dairy & Drinks, dat later werd overgenomen door Friesland Foods. Op 1 januari 2005 gestart in deze functie.