Q&A: Software selecteren voor consolidatie

A)

Opbouw Excel Consolidatie
‘Om deze vraag goed te beantwoorden is het handig het proces van handmatige consolidatie door middel van Excel sheets goed uit te leggen. Indien een organisatie consolideert met behulp van spreadsheets zal gewoonlijk ongeveer de volgende procedure gehanteerd worden:

1. De Group controller bouwt een consolidatie Excel sheet met daarin veelal een groot aantal detailsheets. Door middel van koppelingen zal hij de cijfers optellen (aggregeren) in een totaalsheet.

2. De detailsheets worden uitgestuurd naar de afzonderlijke bedrijfsonderdelen om data te laten invoeren door de lokale controllers.

3. De lokale controllers typen de data over van hun rapportages, indien er nog aanvullende correctie journaalposten gemaakt moeten worden maar nog niet in het grootboek of ERP- systeem zijn verwerkt zullen zij dit verwerken in dit Excel sheet.

De controllers mogen geen rijen of kolommen toevoegen of verwijderen en formules mogen niet worden aangepast of overschreven. Hiertegen dienen de sheets beveiligd te zijn.

4. Als de sheets door de Group controller worden ontvangen kan er begonnen worden met de consolidatieslag, hij moet de gegevens op ontvangen sheets kopiëren naar zijn eigen detail sheets. Dan kan hij beginnen met consolideren, er moeten controles worden uitgevoerd op de getallen, consistentie controles worden uitgevoerd met cijfers van voorgaande periodes en een volledigheidscontrole wordt uitgevoerd.

Als er detailgegevens worden gevraagd voor bijvoorbeeld vaste activa, cashflow of debiteuren openstaande posten moeten deze detail specificaties met de hand worden aangesloten. Indien de bedragen ook nog met budget vergeleken moeten worden en zowel in de periode als cumulatief, worden de koppelingen moeilijker.

Wanneer en waarom voldoet Excel niet meer…?
Indien het aantal rapporterende eenheden groot is kunnen omvangrijke Excelsheets ontstaan van honderden MegaBytes. Deze sheets bevatten dan inmiddels zo veel cellen dat ze moeilijk te controleren zijn.

Het onderhoud van deze sheets is aanzienlijk, vooral als er meer dan tien rapporterende onderdelen zijn of het detailniveau uitgebreid dient te worden naar bijvoorbeeld kostensoorten of -dragers.

Met deze Excel methode is er geen aansluiting tussen de bronsystemen en de gerapporteerde data, er is geen audittrail aanwezig en geen onderscheid tussen verschillende correcties op holding niveau. Niet zelden herkennen de lokale controllers hun eigen cijfers niet meer na de consolidatieslag….

Daarnaast ontstaat er bij groeiende Excel modellen een performance probleem door de vele megabytes die het model verslindt en het grote aantal koppelingen. ‘Last but not least’ ontstaan er steeds meer vragen en opmerkingen vanuit de accountants die steeds minder accepteren dat Excel wordt gebruikt als consolidatie omgeving….

‘Meetbare’ voordelen
Indien een organisatie gebruik maakt van een consolidatieoplossing levert dat op consolidatie gebied de volgende ‘meetbare’ voordelen:

Kortom… In het kort komt het er dus op neer dat een organisatie met een consolidatieapplicatie in staat is sneller de periode af te sluiten met minder kans op fouten en met meer duidelijkheid, één versie van de werkelijkheid en de mogelijkheid om op rapportagegebied het beheer te verbeteren. Hierdoor komen de controllers meer toe aan het analysewerk. Dus in plaats van 20% analyseren en 80% verzamelen wordt dan nu 80% analyseren en 20% verzamelen!’

Gerard Slump is Consolidatie expert bij Kadenza, Enterprise Intelligence specialisten.