In deze bijdrage in de serie over projectcontrol wordt aandacht besteed aan het registreren van gegevens. Centraal staat de vraag: welke gegevens worden vastgelegd in de administratieve systemen?

Het antwoord op die vraag is erg belangrijk voor verschillende betrokkenen, zoals de projectleider en de opdrachtgever van het project, maar tevens voor aandeelhouders en bijvoorbeeld leveranciers en verschaffers van vreemd vermogen van de staande organisatie. De groepen betrokkenen – de stakeholders – gebruiken de gegevens over het werkelijke projectverloop om hiermee in hun informatiebehoefte te voorzien en vervolgens te beslissen of ze actie moeten ondernemen. 

Voorbeeld Ballast Nedam
In februari 2008 sloot een consortium bestaande uit Ballast Nedam, Strukton en Strabag een contract met Rijkswaterstaat. Voor een vaste prijs van circa € 1,5 miljard moest het project A15 Maasvlakte – Vaanplein worden uitgevoerd. Het project kent veel tegenslagen, waardoor alleen al Ballast Nedam tot op heden € 127 miljoen verlies op dit project heeft geleden. 

Deze verliezen plus de verliezen op een aantal andere projecten hebben de onderneming in grote problemen gebracht. Zo is het eigen vermogen per 1 januari 2015 gekrompen tot een schamele € 11 miljoen, wat betekent dat de solvabiliteit nog maar 1,7% is. 

In april 2015 is de onderneming door financiers lucht gegeven door het verstrekken van een nieuwe lening, het plaatsen van nieuwe aandelen en tevens is een deel van de werkzaamheden binnen het A15 project overgedragen op partners. Tevens is het strategische besluit genomen de Infratak van het bedrijf te verkleinen.

Informatievoorziening
De verschaffers van eigen en vreemd vermogen bij Ballast Nedam hebben op basis van de beschikbare gegevens besloten dat het verstandiger is om de organisatie extra geld te  verstrekken. Dat doen ze omdat ze veronderstellen dat het verlies dat ze lijden op de financiering van Ballast Nedam nu kleiner zal zijn dan in de situatie dat ze de onderneming failliet laten gaan. 

Maar zo’n beslissing wordt alleen genomen als de door de organisatie verstrekte gegevens voorzien in hun informatiebehoefte, betrouwbaar zijn en tijdig worden aangeleverd. Ook de projectleider heeft tijdig betrouwbare gegevens nodig om het project te besturen. Ten eerste om te voorkomen dat de verliezen in de toekomst verder oplopen. Maar het is misschien ook nog wel mogelijk het reeds extern gerapporteerde verlies terug te dringen door het nemen van goede maatregelen. 

De informatiebehoefte van de projectleider zal daarom heel anders zijn dan die van de verschaffers van eigen of vreemd vermogen. 

Projectcontrol - Welke gegevens worden vastgelegd? 
Het is de taak van de (project) Administratie om in de informatiebehoefte van de betrokkenen te voorzien en de (project) controller speelt daarbij een belangrijke rol wat hij is de belangrijkste financieel adviseur van de projectleider. Tevens is de rol van de controlerende accountant erg belangrijk, want die stelt vast of de jaarrekening een getrouw beeld van de werkelijkheid geeft. 

Hij controleert daarom of deze jaarrekening voldoet aan (wettelijke) eisen die onder meer betrekking hebben op de financiële verantwoording van projecten en projectresultaten.  Daarbij geldt dat de rapportage-eisen per project sterk kunnen verschillen. 

Een van de bepalende aspecten hierbij is de vraag of een project voor de eigen organisatie wordt uitgevoerd of ten behoeve van derden. Maar ook de aard en het doel van een project zijn bepalend. Bij het zelf ontwikkelen van software mag je bijvoorbeeld de ontwikkelkosten wel activeren als het echt nieuwe software is, maar de kosten van updates moeten via de resultatenrekening lopen. 
_________________________________________________________________________________________
De Opleiding Project Control is een praktijkgerichte opleiding van 9 avonden welke zeer geschikt is voor iedereen die in zijn of haar werk te maken krijgt met het sturen en beheersen van projecten. Lees meer.   
_________________________________________________________________________________________ 
 
De kosten die samenhangen met een project om het ziekteverzuim van de organisatie terug te dringen moeten daarentegen allemaal meteen in de resultatenrekening worden verwerkt. Daarbij mag je niet ‘zomaar’ een willekeurig bedrag aan overhead aan een project toerekenen.  Kortom, de verwerking van de financiële projectgegevens kan per project  anders zijn, met grote gevolgen voor de winstgevendheid in een bepaald jaar. Ook met de verschillende wettelijke eisen rond de verwerking van projecten in de jaarrekening moet de projectadministratie rekening houden.
 
Het is de verantwoordelijkheid van degenen die de projectadministratie inricht en voert om ervoor te zorgen dat de juiste gegevens op de juiste wijze worden vastgelegd, zodat in de informatiebehoefte van verschillende stakeholders kan worden voorzien. 

Dat lukt alleen als voorafgaand aan het project c.q. in de beginfase reeds wordt bepaald wat in de projectadministratie moet worden vastgelegd. Dat zullen natuurlijk financiële feiten zijn, maar ook niet-financiële gegevens zullen een belangrijke bijdrage leveren aan een betere besluitvorming rond het project. Ook die gegevens moeten dus worden geregistreerd. 

Het is daarom van groot belang dat de (project)administrateur en de  (project)controller vroegtijdig bij het project worden betrokken om ervoor te zorgen dat men later of de juiste informatie beschikt. De meeste administratieve systemen geven daarbij veel meer mogelijkheden dan veel organisaties benutten. Dat kan een gemiste kans zijn, want het betekent vaak dat de projectadministrateur (of soms zelfs de projectleider zelf) gaat ‘klungelen’ met Excel om bijvoorbeeld vast te leggen welke uren er allemaal op een project zijn geboekt of welke budgetverschillen er gevonden zijn. Zonde van de tijd en een bron van fouten en verwarring, want het kan meestal ook meteen in één systeem goed gebeuren. 

Theo van Houten is hoofddocent management accounting aan de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen. Hij is onder meer auteur de boeken ‘financial control van projecten’ en ‘bedrijfseconomie in de praktijk