Prof. Dr. Chris Verhoef over waarde halen uit IT-investeringen

Chris Verhoef geeft tips en tricks voor het maken van de IT business case en hoe finance professionals de waarde uit IT-investeringen kunnen maximaliseren.

Voor welke IT-investeringen staan veel ondernemingen?
“Over Big Data wordt veel gepraat: ‘daar moeten we mee aan de slag’. De business is bang de boot te missen, maar je moet wel heel helder hebben welke boot je nou misloopt. ‘Het opdoen van nieuwe inzichten’ is niet concreet genoeg. Je moet echt een paar niveaus afdalen. Wat kun je precies met Big Data wat je nu niet kan, en hoe vertaalt zich dat in waarde en cashflow? Stel bijvoorbeeld, je bent een zorginstelling en je kunt Big Data gebruiken om wachtlijsten weg te werken. Als de wachtlijsten ontstaan omdat je te weinig personeel hebt, gaat Big Data je niet helpen. Maar als je moeite hebt patiënten en diagnoseapparaten effectief aan elkaar te koppelen, kan het je wellicht wel helpen je planningsprocessen veel beter in te richten. In dat geval kun je het Big Data verhaal vertalen naar echte klantwaarde, en kun je een concrete business case in elkaar timmeren. Wat wil je nou bereiken? Wat is de toegevoegde waarde en wat gaat het allemaal kosten?”
 
Hoe moeten finance professionals kijken naar een IT-investering?
“Belangrijk is om heel goed te kijken naar wat er gaat binnenkomen. Wat zijn de verwachte cashflows afgezet tegen de operationele kosten? Hier wordt altijd heel moeilijk over gedacht, maar het kan echt. In 2011 heb ik aan een onderzoek meegewerkt waarin we de kwaliteit van de forecast van de toegevoegde waarde van IT-investeringen controleerde. Hieruit bleek dat je die toegevoegde waarde behoorlijk accuraat kunt voorspellen. Als financiële man moet je daar goed naar kijken, en bij belangrijke business cases kun je daar het beste experts voor inschakelen.”
 
“Als je staat voor een IT-investering moet er een stevige business case gebouwd worden”, vervolgt Verhoef. “Dat is iets van deze tijd. In de begindagen van de automatisering was dat anders: dan was de vraag of je 200 datatypisten wilde vervangen door machines. Daar hoefden de meeste organisaties niet lang over na te denken. Nu zijn de typisten vervangen, en hebben we met een complexer speelveld te maken. ICT-investeringen moeten nu concurreren met andere investeringen. In je analyse moet je de toegevoegde waarde weergeven. De business kan wel zeggen: ‘we willen meer met Big Data doen’, maar de financiële man of vrouw moet daarop zeggen: ‘wat levert dat op tegenover - bijvoorbeeld - het beter opleiden van onze commercianten?’ Dat moet hij of zij heel scherp hebben. Ze willen niet hun stempel drukken op een luchtfiets verhaal. Dus niet: ‘we gaan naar de cloud, en het leven wordt anders’. Nee, wat gaat het concreet opleveren? Een betere business case leidt uiteindelijk ook tot een beter resultaat. Dat is common business sense.”
 
In hoeverre is te weinig investeren in IT een risico?
“IT wordt wel belangrijker voor organisaties, maar er zijn ook tegenvoorbeelden. Elektronisch stemmen bijvoorbeeld: Wat is de toegevoegde waarde? Erg lang duurt het momenteel niet voor we de uitslag weten: ‘s middags de dag daarna zijn alle stemmen al geteld. Bij elektronisch stemmen weet je het een paar uur eerder, is dat tientallen miljoenen waard? Is dat een financieel scherpe business case? Is het huidige proces echt niet goed meer? Nogmaals, je moet de toegevoegde waarde tegen de kosten afzetten en dan weet je vaak al genoeg.”

Haal rendement uit IT investeringen

Beschik over essentiële IT kennis die je als financial paraat moet hebben. Haal wél rendement uit IT investeringen. Volg de masterclass Finance en IT en ontdek hoe je als financieel verantwoordelijke betere IT-gerelateerde keuzes maakt, het rendement verhoogt, kansloze projecten tijdig stopt en snel kunt ingrijpen waar nodig.

Bekijk het programma

 
Veel financials willen investeren in ERP om ruimte te krijgen voor de business partner rol. Is dat een verstandige investering?
“Dat hangt er vanaf: bij een MKB-bedrijf meestal niet; de licentiekosten wegen niet op tegen de toegevoegde waarde. Maar veel grotere bedrijven hebben een zelf in elkaar gesleuteld pakket. Dan kan een ERP-pakket een goede investering zijn om meer te standaardiseren en ruimte vrij te maken voor toegevoegde waarde activiteiten. Je moet niet blindvaren op de voordelen van ERP, maar de business case, de risico’s en de implementatie heel goed voorbereiden en uitdenken. Soms moet je risico’s nemen omdat je niet anders kan, maar neem wel goed gecalculeerde risico’s. En regel daarnaast goede benefit tracking en tracing in. Werkt het nou echt wat we gedaan hebben? Moeten we ons aanpassen? Organisaties moeten monitoren en controleren hoe de werkelijkheid zich gedraagt ten opzichte van het oorspronkelijke plan.”
 
Wat adviseert u bedrijven die een enorme IT-heritage hebben? Doorgaan of opnieuw beginnen?
“Bedrijven die alles als eerste gingen automatiseren hebben nu een grote verzamelingen systemen. Vaak zijn de oude systemen de cash cows van de organisatie. Ze zijn weliswaar lang in gebruik, maar niet noodzakelijk slecht. Een nieuwe auto rijdt, een oude auto rijdt niet. Bij software is dat precies andersom: nieuwe software werkt niet, maar oude software werkt wel. Met hun bestaande software gaan zulke organisaties nieuwe dingen integreren: pinautomaten voor banken bijvoorbeeld. Ze passen het oude landschap aan het nieuwe apparaat aan. Ze voeren mobiel betalen in, en dat komt binnen in de bestaande, bewezen backoffice.”
 
“Het is mogelijk om de bestaande systemen in stand te houden en toch te vernieuwen. De weg van evolutie is doorgaans een succesvolle weg. Opnieuw beginnen met een IT-landschap, de weg van revolutie, gaat vaak niet goed. De hele core business zit verankerd in de heritage. Wanneer je dat weghaalt kun je rekenen op een foutenregen, omdat je niet alles wat je ooit ontwikkeld en bedacht hebt zo uit je geheugen kunt terughalen. Bestuurders denken soms dat dit wel kan, maar het is niet haalbaar. Je kunt het beste investeren in het goede wat je al hebt.”
 
Heeft u nog andere tips voor het managen van IT-investeringen?
“Je moet er echt voortdurend bovenop zitten en goed communiceren. Als je je keuken laat verbouwen en de hoofdaannemer neemt drie onderaannemers aan valt of staat het succes van de verbouwing ook met communicatie onderling. Regie voeren gaat bij ICT net zo. Het is lastig, vervelend, arbeidsintensief, maar wel noodzakelijk. Ook verzakelijking is altijd een goed idee. Of het nu gaat om outsourcing of de eigen IT-afdeling. Outsourcing gaat niet altijd goed en daarom moet de financieel manager bij de leverancierselectie betrokken zijn en zorgen dat de organisatie altijd zelf de regie houdt.”
 
“Bij de interne IT-afdeling is het zaak om alles heel transparant te maken. Mensen uit de business denken vaak dat IT gratis is. Dan klagen ze omdat het te lang duurt en zo duur lijkt te zijn. De IT-afdeling is dan al snel de pineut. De finance afdeling zou goed in kaart kunnen brengen hoe lang het nou echt duurt, en wat het echt kost en oplevert en met deze inzichten het management voeden. Dan ben je als financial bezig met benefit tracking en tracing, en kun je de business zo goed mogelijk begeleiden naar ICT succes.”