De kracht van Excel is tegelijk de zwakte: flexibiliteit. Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat het gebruik van Excel gemakkelijk kan ontsporen en leiden tot grote aantallen ondoorgrondelijke Excel-modellen. Onderdelen van Microsoft Power BI kunnen helpen om meer structuur aan te brengen in zowel Excel-modellen als het gebruik daarvan.

Je kunt hele applicaties bouwen in Excel, maar in het algemeen wordt Excel vooral gebruikt voor het analyseren van gegevens en rapporteren daarover. Dat analyseren kun je ruim interpreteren: ook een simpele aggregatie is in feite al een analyse die een bepaald inzicht kan verschaffen. In de praktijk zijn Excel-modellen echter een stuk complexer.
 
Ik onderscheid vijf generieke onderdelen van een Excel-oplossing, weergegeven in onderstaande afbeelding.
 
 
Allereerst moeten er natuurlijk gegevens in Excel worden ingevoerd. Dit gebeurt vaak handmatig of door het inlezen van externe databestanden. Deze gegevens zijn in de meeste gevallen niet direct geschikt om te analyseren. Daarom moet er eerst voorbereidend werk gedaan worden, zoals het op elkaar laten aansluiten van gegevens uit verschillende bronnen, het veranderen van datatypes of het verrijken van gegevens. 
 
Als er nette datasets zijn gevormd, kan er worden nagedacht over de berekeningen die over de gegevens worden uitgevoerd. Gegevens worden geaggregeerd, worden met elkaar vergeleken, of er worden extrapolaties gedaan om verwachtingen voor de toekomst op te stellen. Die berekeningen, samen ook wel het analysemodel genoemd, is waar het echt om gaat. De uitvoer van de resultaten in de vorm van bijvoorbeeld draaitabellen of grafieken is een eenvoudig uitvloeisel van het analysemodel.
 
Een laatste stap, waar vaak nauwelijks over nagedacht wordt, is het delen van het model met anderen binnen of buiten de organisatie. Dit valt strikt genomen buiten Excel, maar is wel de plek waar het mis gaat. Als dit niet goed ingeregeld wordt, bestaan binnen de kortste keren meerdere versies van het Excel-model die allemaal net even anders zijn.
 

Ontdek nu de power van BI

Ben jij betrokken bij informatievoorziening voor strategische besluitvorming? Speel je een rol in Business Intelligence (BI) en Analytics projecten? Volg de training BI voor Financials. Analyseer jouw bedrijfsinformatie, vergroot direct de toegevoegde waarde en ontdek wat BI voor je financiële organisatie kan betekenen.

Bekijk programma & data

 
Om een goed Excel-model te maken dat ook na langere tijd nog bruikbaar en begrijpelijk is, moeten deze vijf onderdelen goed onderscheiden worden. In Excel is dit met een flinke dosis discipline nog wel te doen. Maar met Power BI wordt het een stuk gemakkelijker om een goede structuur aan te brengen in je model.
 
De belangrijkste onderdelen van Power BI in dit verband zijn Power Query en Power Pivot. Power Query gebruik je om gegevens in te laden, maar ook om transformaties op die gegevens uit te voeren om tot een geschikte gegevenstabel te komen. Power Pivot vormt het hart van Power BI, hierin maak je namelijk het analysemodel. In Power Pivot worden de verschillende gegevenstabellen gecombineerd en worden berekeningen en aanvullende informatie toegevoegd. De uitvoer van een model in Power Pivot kan van alles zijn, van tabellen en grafieken in Excel, via interactieve dashboards in Power View tot driedimensionale geografische presentaties in Power Map.
 
Een goede structuur met Power BI ontstaat doordat elke tool alleen gebruikt wordt voor een specifiek onderdeel van de totale oplossing. Bijvoorbeeld, Power Query creëert wel gegevenstabellen, maar voert geen berekeningen uit over die gegevens. En Power Pivot voegt wel berekeningen toe, maar je kunt in Power Pivot geen gegevens aanpassen. Dit betekent dat het altijd mogelijk is om precies te achterhalen hoe een bepaald resultaat tot stand is gekomen.
 
Met Power BI kun je betere Excel-modellen maken. Uiteraard is alleen een tool niet de oplossing, daarom is het verstandig om goede begeleiding te zoeken, een training te doen en te rade te gaan bij anderen die hier ervaring mee hebben. Voor dit laatste: word lid van de LinkedIn-groep ‘PowerPivot NL’.
 
Michiel Rozema is universitair geschoold wiskundige en is 20 jaar actief in de ICT in diverse advies- en managementrollen. Hij is een bekende spreker en trainer rond Microsoft business intelligence en auteur van het Praktijkboek PowerPivot in Excel. Rozema was als Data Insight Lead bij Microsoft ruim 8 jaar verantwoordelijk voor business intelligence en big data. Momenteel levert hij bij Rubicon, dat advies en technologiediensten levert, als Principal Business Analytics Consultant een bijdrage aan verdere groei op het gebied van business intelligence en business analytics.