Planning en forecasting - Tips en inspiratie voor 2016

Tijdens een FM Club Masterclass bij Adecco krijgen de aanwezige finance professionals tips om hun business performance te verbeteren middels effectieve planning en forecasting.

 
Het proces van planning en effectieve forecasting heeft drie stappen:
1. Vooruitkijken en tijdig issues signaleren
2. Beslissen welke correctieve acties de business gaat nemen
3. Het bereiken van de strategische business doelen

“Het gaat om ‘closing the gap”, zegt Joost Rongen, expert bij Eyeon en docent van de opleiding ‘Effectief Forecasten’ van Alex van Groningen. “Bij forecasten probeer je een realistisch, objectief beeld te krijgen van waar je performance gaat uitkomen in een periode. Dat is vaak niet waar je wilt zijn, dus kun je vervolgens bepalen welke acties je gaat ondernemen om dat gat te dichten.”

Improving Business Performance
Bedrijven die een goede forecast maken hebben gemiddeld 40 procent minder buffers in de voorraad, blijkt uit onderzoek. Ook halen zij een veel betere servicegraad onder hun klanten. “Dat komt omdat zij heel dicht op de werkelijkheid zitten”, aldus Rongen. “Drie elementen zijn cruciaal om effectief te kunnen forecasten: proces, mensen & organisatie en tools.”

Proces
“Uw planningsproces moet een gestructureerd proces zijn”, stelt de planningsexpert. “Wie doet wat wanneer? Grote organisaties waar ik mee werk hebben dat heel goed in de vingers: de eerste week gebeurt dit, de week daarop gebeurt dat, enzovoorts.”  

“De forecastingcyclus begint altijd met de vraag: wat kan ik verkopen? Die vraag beantwoordt u met twee stappen. Eerst gaat u terugkijken naar het verleden en deze resultaten extrapoleren naar de toekomst toe. Dat is het stuk objectieve statistiek dat zich vooral goed leent voor het stabiele deel van de business planning. Deze baseline forecast wordt aangevuld met enrichments, oftewel expertise uit de business. De meer menselijke aandacht is vooral belangrijk voor de dynamische stukken van de planning, zoals speciale promoties, projecten of nieuwe producten. Uiteindelijk is het dan belangrijk om consensus te bereiken: waar gaan we dit jaar op uitkomen?”   
___________________________________________________________________________________
Geeft uw organisatie tijd en geld uit aan plannen die niet gebruikt worden? Zoekt u naar manieren om in onzekere tijden budgettering en forecasting sneller, lichter en betrouwbaarder te maken? Kunnen scenario’s daarbij ondersteunen? Volg dan nu de cursus Effectief Forecasten. Lees meer
__________________________________________________________________________________ 

Organisatie & mensen
Veel organisaties hebben het forecastingproces gekoppeld aan marketing en sales; dan zijn zij er ook voor verantwoordelijk, stelt Rongen. “Organisaties kunnen het ook aan operaties hangen. Dan haal je de politiek uit het proces. Veel organisaties gaan ook aan de slag met centres of excellence. Centraal, als onderdeel van een functie, of geoutsourced.”

Rongen noemt drie succesfactoren van het mens/operatie stuk bij forecasting:
? Minder interne politiek
? Betere cross functionale alignment
? Toegewijde focus, meer planning expertise

“Wat onderscheidt organisaties die het goed doen? Uit onderzoek blijkt dat skills van planners een zeer belangrijke factor is. Eerst zocht men vooral analytisch sterke professionals. Dat is nu niet meer de onderscheidende factor. Wel onderscheidend is goede business knowledge, een helicopter view en de cijfers durven challengen. Een controller moet op de business mensen durven afstappen en zeggen: 'eerst schreef je 500.000 en nu 1 miljoen euro. Waarom? Wat zijn de aannames daarachter?’”

Voor effectiviteit in het proces is support van senior management cruciaal. “Goede executives willen een realistische view zien en niet de gewenste resultaten. Het proces gaat niet om de schuld geven, maar om de lerende organisatie. ‘Het is niet goed gegaan, wat kunnen we leren?’ Daar heeft een organisatie goede planners voor nodig. Bij Eyeon verwachten we een tekort aan professionals met de juiste skills hiervoor.”

Tools
In verleden lag de technologische focus vooral op BI (Business Intelligence) en rapportages, oftewel de focus op het verleden. Nu ligt de focus meer op analytics: wat gaat er in de toekomst gebeuren?  De drie fasen die organisaties kunnen doorlopen zijn:

? Analytics - What will happen when?
? Prescriptive - What should we do?
? Cognitive - Automated machine learning

“Forecasting technologie ontwikkelt zich heel snel”, aldus Rongen. “Een belangrijke trend is big data, de mogelijkheid om grote datasets te gebruiken. Voor planning is dat belangrijk voor onder meer nieuwe product introducties. Wij hebben laatst de demand voor verschillende kleuren van een nieuwe smart phone getest door een facebook-competitie te organiseren. Daarbij kozen gebruikers de kleur die ze zouden kiezen. De incentive voor deelnemers was de mogelijkheid een toestel te winnen. Met deze informatie konden we besluiten welke kleurenmix we moesten bestellen. Een ander voorbeeld is klanten een auto laten samenstellen online. Elke klik wordt vastgelegd, zodat de producent weet welke opties hij in de nieuwe auto moet inbouwen.”

De laatste succesfactor die Rongen noemt is meten. “Het doel is steeds accurater te worden. Hoe accurater de forecast, hoe beter het service level en hoe lager de voorraad. Zorg voor het juiste proces, de juiste tools en de nodige skills en expertise, en u zult steeds beter in staat zijn effectief te forecasten”, besluit hij.
 
Budgettering bij Adecco
De tweede spreker - Mark van Bussel, Country Finance Manager bij Adecco Group Nederland - vindt budgetteren een mooi instrument. “Budgetteren is een spel om tot betere prestaties te komen. Een hardloper bepaald van te voren ook welke tijd hij wilt lopen. Halverwege kijkt hij hoe het ervoor staat. Kan hij op dit tempo doorgaan of moet er een schepje bovenop? Dat is budgetteren ook.”

Het budget stelt volgens Van Bussel uitdagende, maar haalbare doelen. Enkele factoren van het ideale budget zijn: 
- Afgeleid van heldere strategie
- Duidelijke bevoegdheden
- Duidelijke verantwoordelijkheden
- Gebaseerd op duidelijke structuur
- Participatie
- Beheersbaarheid elementen
- Meetbaarheid
- Allesomvattend

“Het budget is enerzijds topdown, maar enige input van onder moet er zijn. Maar het is een spel dat gaat om sterke argumenten. Het management heeft iets in het vizier en zal dat niet snel aanpassen.”

Welke valkuilen zitten er in het budgetteringsproces? “Een valkuil is dat het leidt tot sturen op korte termijn en dat het middel het doel wordt. Bijvoorbeeld, marketing blijft binnen budget. Als dat betekent dat ze niks meer doen kan dat niet de bedoeling zijn, ook al halen ze wel de doelstelling.” Een andere valkuil is afdelingsdenken. Van Bussel: “Als iedere afdeling voor het eigen resultaat gaat, kan dat suboptimaal werken. Onze aanpak om dit tegen te gaan is er bovenop zitten en mensen er heel duidelijk op aanspreken. Onze instructies zijn wat dat betreft heel helder.”

Het budgetteringsproces kost de finance afdeling bij Adecco wel veel tijd. “We beginnen in september en zijn in december pas klaar. Dan hebben we 280 P&L budgetten. Maar dit is geen verspilde tijd. De kwaliteit van het budget is zeer belangrijk voor het managen van de kwaliteit van onze operaties het volgende jaar. Ook op corporate niveau speelt dit proces. We maken budgetten voor omzet, marge en editda. Onze forecasts op corporate niveau worden gescoord op accuracy en groepswijd gepubliceerd. Je wilt niet onderaan zitten, dus dat is een belangrijke motivator om het zo goed mogelijk te doen.”

Run Rate Analyse
Een nieuwe instrument dat Addeco inzet is de Run Rate Analyse. “In het budget en de forecast zitten spelelementen”, aldus de Country Finance Manager. “Maar je wilt ook weten: als ik naar de business van vandaag kijk, waar gaan we dan op uitkomen? Wat is de business potentie? En vervolgens kijken we naar waar de gaten zitten en welke plannen we moeten ontwikkelen om de gaten dicht te lopen. Dit is een nuttig instrument, maar vereist wel dat de business controllers heel dicht op de business zitten. Bij welke klanten gaat het goed, bij welke niet, en waar zijn extra mensen of resources nodig?” 

“Gaan jullie je budget halen dit jaar?” besluit Van Bussel. “Of het nou wel of niet is, op 1 januari staan de tellers weer op 0.”
 
Bekijk de thema's van de FM Club in 2016:
15 maart 2015: Big Data & Analytics
18 mei 2015: Waardecreatie
20 september 2015: Werk Slimmer, niet Harder