Peter Wezenberg en Jan Kolthof, Essent Netwerk

Klanten die hun rekeningen niet betaalden werd een steeds groter probleem bij Essent Netwerk. Met hulp van externe partijen hebben Peter Wezenberg en Jan Kolthof, manager Accounting en hoofd Accounting Beheer de financiële processen van het bedrijf onder de loep genomen en in zes maanden tijd de DSO van 180 dagen teruggebracht naar 56 dagen.

Essent Netwerk b.v. is een aparte divisie binnen de Essent Groep en beschikt over een eigen stafafdeling Finance. Deze stafafdeling is onderverdeeld in de groepen Controlling, Reporting, Beleid & Advies en Accounting. De afdeling Accounting wordt sinds 1 januari 2004 geleid door Peter Wezenberg. Binnen de afdeling Accounting is een sub-afdeling Transactieverwerking die het versturen van nota’s verzorgd voor onder meer het verplaatsen van aansluitingen, storingen en schades bij particulieren.

Een select gezelschap houdt zich bezig met de financiële afwikkeling in geval van fraude, zoals bijvoorbeeld hennep-kwekerijen. Daarnaast zijn er ook zakelijke klanten. ‘We hebben veel te maken met aannemers die schade aanrichten aan het netwerk tijdens bijvoorbeeld graafwerkzaamheden.’ In totaal worden jaarlijks zo’n 140.000 facturen verstuurd.

‘Credit management is geen aparte afdeling bij Essent Netwerk. Sterker nog, tot een half jaar geleden had ik geen idee wat de credit management filosofie in optima forma kon zijn’, vertelt Wezenberg. ‘Maar ik wist wel dat er een probleem was, namelijk dat klanten niet betaalden. Dus die vorderingen werden afgeboekt. Deurwaarders stonden regelmatig voor een dichte deur, waardoor ze weer met lege handen terugkeerden. Ook die vorderingen werden dan maar afgeboekt, wat uiteindelijk opliep naar een bedrag van zo’n acht miljoen euro per jaar.’

Boot verkopen
Het was duidelijk dat dit moest worden aangepakt. In samenwerking met Credit Tools hebben Peter Wezenberg en Jan Kolthof, een pakket samengesteld om de credit managementfilosofie op de afdeling te implementeren. Dit heeft ertoe geleid dat niet alleen de processen werden aangepast maar ook de organisatie. Daarnaast is het informatiesysteem CreditManager Pro geimplementeerd.

‘Na een doorlooptijd van 5 maanden waren de processen geoptimaliseerd, de competenties van de betreffende medewerkers verbeterd en was het openstaande saldo in control. Daarnaast is de dotatie aan de voorziening incourante debiteuren afgenomen tot 1,5 procent van de omzet.’
Dankzij het project ‘Moet ik nu mijn boot verkopen’ werden flink wat veranderingen doorgevoerd. Zo werd allereerst de database doorgelicht en kwamen er heel wat verouderde adresgegevens aan het licht.’

Ook de klachtenafhandeling werd onder de loep genomen. ‘Wanneer er een klacht bij ons binnenkwam werden meteen alle activiteiten stopgezet en hoefde de klant niet te betalen totdat de klacht was opgelost. Soms duurde dat wel vijf tot zes maanden.’

Het klachtenproces moet dus sneller én geoptimaliseerd worden. ‘Er is nu een creditmanager aangesteld die periodiek het klachtenproces evalueert. Klachten worden nu geregistreerd en alles wordt aan de voorkant dichtgetimmerd. De relatie met de klant is beter geworden, omdat nu tijdig en adequaat - binnen 7 werkdagen - wordt gereageerd op klachten naar aanleiding van een ontvangen factuur.’ Helemaal soepel werkt dit proces nog niet, maar Wezenberg verwacht dat over enkele maanden dit proces volledig onder controle zal zijn.’

Data implementeren
Om te voorkomen dat deurwaarders telkens voor een dichte deur stonden, omdat de klant met de noorderzon bleek vertrokken, moest het debiteurenproces worden versneld.

De Days Sales Outstanding (DSO) is sinds eind maart 2006 van 180 dagen gedaald naar 56 dagen eind december vorig jaar. ‘Een daling van 124 dagen’, zegt Wezenberg trots. ‘Opvallend is het seizoenspatroon in de facturering van de omzet en de grote omzet in december die natuurlijk wel effect heeft op de cijfers’, gaat hij verder. Niettemin is er sprake van een opmerkelijke verbetering.

‘Bij een rente van 5 procent levert deze DSO-verbetering circa 1,7 miljoen euro rentebesparing per jaar op.’ Dankzij de proactieve benadering van klanten, is de afschrijving op debiteuren sinds vorig jaar met 4 miljoen euro afgenomen. ‘Een team van vijf mensen is nu dagelijks actief aan het bellen met klanten die grote vorderingen hebben openstaan. We doen er alles aan om zoveel mogelijk van het openstaande saldo tijdig binnen te halen.’

Deze prestatie is niet onopgemerkt gebleven. ‘Het management van Essent Netwerk heeft al haar waardering uitgesproken en andere afdelingen staan in de rij om dit systeem te implementeren. Wezenberg: ‘Het Essent-Meteringbedrijf wil ook haar efficiency verbeteren, net als de afdeling Lighting binnen het Essent-bedrijf Infra Products (onder meer schades aan lantaarnpalen) .’

Het gemiddelde debiteurensaldo staat momenteel op 38 miljoen euro. ‘Weliswaar is dit bedrag niet op het gewenste niveau door toename van het fraudesaldo.’ Als het fraudesaldo buiten beschouwing wordt gelaten is er inmiddels een afname van 14 miljoen euro gerealiseerd. ‘We zijn nog maar 6 maanden bezig en kunnen nu al tevreden zijn over het bereikte resultaat.’

Het hoogtepunt uit het afgelopen halfjaar vindt Wezenberg dat de glans weer terug is in de ogen van de medewerkers. ‘Iedereen deed zijn werk goed, maar de achterstanden stapelden zich op. Nu is iedereen vrolijk aan het werk met een adequaat informatiesysteem en worden ze niet dagelijks geconfronteerd met hoge achterstanden.’ Peter Wezenberg kijkt tevreden terug op de afgelopen maanden. ‘De projectaanpak hield rekening met alle componenten om tot een succesvol credit management proces te komen. Daardoor is niet alleen in financiële zin véél gewonnen.’

Essent Netwerk
Essent is een Nederlands energiebedrijf dat elektriciteit, gas en warmte produceert, transporteert en levert aan huishoudelijke en zakelijke klanten. De onderneming beschouwt Nederland als haar thuismarkt, maar heeft inmiddels ook een aanmerkelijke marktpositie opgebouwd in Duitsland en is in toenemende mate actief in België.

De aanleg, het onderhoud en beheer van de transport- en distributienetten voor elektriciteit en gas in Nederland is de verantwoordelijkheid van Essent Netwerk. Zij is een onafhankelijke netbeheerder en financieel, organisatorisch en juridisch volledig afgescheiden van het moederbedrijf. Veiligheid en betrouwbaarheid staan bij Essent Netwerk centraal. Bij Essent werkten ultimo 2005 circa 10.650 fte's, daarvan werken 3.500 fte’s bij Essent Netwerk. Totale omzet bedraagt 2,4 miljard euro.

Naam Peter Wezenberg
Leeftijd 47 jaar
Bedrijf Essent Netwerk
Functie Manager Accounting
Opleiding Hbo
Loopbaan Wezenberg begon zijn carrière 25 jaar geleden als controller bij Essent. Inmiddels is hij doorgegroeid naar de functie van Manager Accounting.
Hobby’s Bestuurlijke nevenfuncties bij meerderen stichtingen, politiek en kerk

Naam Jan Kolthof
Leeftijd 43 jaar
Bedrijf Essent Netwerk
Functie Hoofd Accounting Beheer
Opleiding Hbo
Loopbaan Jan Kolthof trad twintig jaar geleden in dienst bij Essent. Van administratief medwerker en controller is hij doorgegroeid naar zijn huidige functie.
Hobby’s Vakantie vieren met het gezin, tuinieren, tafeltennis en fietsen

Resultaten
- DSO van 180 dagen naar 56 dagen
- DSO-verbetering levert ca. 1,7 miljoen euro rentebesparing per jaar
- Afschrijving op debiteuren structureel met 4 miljoen euro per jaar afgenomen
- Gemiddeld debiteurensaldo staat nu op 38 miljoen euro, hetgeen een afname is van ca. 14 miljoen euro
- Klachten worden binnen 7 werkdagen afgehandeld