Peter Provily, Ministerie van Buitenlandse Zaken: 'Toegevoegde waarde steeds groter'

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken werkt sinds begin 2007 met control-units die vaak meer dan één organisatieonderdeel bedienen. Als het aan Hoofd Planning en Control van het Directoraat-Generaal regiobeleid en consulaire Zaken Peter Provily ligt, wordt het administratieve proces organisatiebreed verder gestandaardiseerd en efficiënter uitgevoerd. 'Managerial control zal zich verder ontwikkelen waardoor de toegevoegde waarde binnen beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering groter wordt.'

De financiële functie bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken staat aan de vooravond van belangrijke ontwikkelingen. Hoofd planning en control van het directoraat-generaal Regiobeleid en Consulaire zaken, Peter Provily geeft momenteel sturing aan twee teams bestaande uit 12 fte.

'Over twee jaar zullen vanwege de reorganisatie bij de rijksoverheid de afdelingen binnen ons Directoraat-Generaal in de huidige vorm nagenoeg niet meer bestaan', voorspelt hij.

De functionele aansturing van de control-units en de ontwikkeling van financieel beleid ministeriebreed gebeurt door de directeur Financieel Economische Zaken (FEZ). Het Ministerie van Buitenlandse Zaken heeft recent gekozen voor control-units die meer dan één organisatieonderdeel bedienen.

'In feite is er binnen mijn rol het afgelopen jaar daardoor niet veel veranderd. Mijn verantwoordelijkheid behelst het totaalpakket aan financieel-administratieve taken binnen het directoraat-generaal en advisering in beleidsvraagstukken.'

De afgelopen anderhalf jaar is onder Provily's verantwoordelijkheid, onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van Shared Services binnen de financiële functie bij het Ministerie. Naast een brede benchmark binnen zowel de overheid als het bedrijfsleven is direct ervaring opgedaan door op een aantal plaatsen pilots op te starten.

'In een vroeg stadium zijn daardoor enkele valkuilen aan het licht gekomen en zijn er vraagstukken naar boven gekomen die specifiek zijn voor onze eigen organisatie.' De financiële functie heeft door de inrichting van onze wereldwijde organisatie sterke interacties met andere bedrijfsvoeringprocessen en de consulaire processen van met name onze ambassades.

Het totaal aan taken en de verdeling daarbinnen moet dan ook meegewogen worden in een uiteindelijke uitwerking. In de huidige situatie kan bijvoorbeeld een groot deel van de genoemde taakgebieden samengevoegd zijn in de functie van één of een beperkt aantal personen.

De focus op één deelproces leidt dan niet tot het gewenste resultaat in termen van efficiency en effectiviteit. Inmiddels is begonnen met een aantal kleinschalige samenwerkingsverbanden binnen de organisatie. De rijksbrede efficiencyoperatie zal dit proces de komende jaren versnellen. 'De combinatie van het theoretisch onderzoek uitmondend in een business case en het opdoen van praktische ervaring is uniek voor onze organisatie.'

Managerial control
De financiële functie bij het ministerie moet aan steeds hogere eisen voldoen. 'Managers vragen een ongestoorde procesvoering, up-to-date managementinformatie en een professioneel handelen van alle functionarissen binnen de financiële functie. De afgelopen jaren is de focus verplaatst van financial naar managerial control.'

Als het aan Provily ligt wordt het administratieve proces organisatiebreed verder gestandaardiseerd en daardoor efficiënter uitgevoerd. Managerial control zal zich verder ontwikkelen waardoor de toegevoegde waarde binnen beleidsontwikkeling en beleidsuitvoering groter zal worden.Vooruitkijkend schetst Provily zijn visie op de mogelijke ontwikkelingen de komende jaren:

'De uitvoering van de administratieve processen en de andere bedrijfsvoeringsprocessen zal opnieuw tegen het licht gehouden worden. De resultaten vanuit het onderzoek naar het gebruik van shared service centra zullen in de besluitvorming meegenomen worden.

Ook de op basis van het onderzoek reeds ontwikkelde instrumenten zoals centraal betalen binnen de eurozone en het regionaal verwerken van de administratie zoals dat binnen ons postennetwerk in de Verenigde Staten en Canada nu deels gebeurd spelen een rol in de besluitvorming.

Belangrijke bestaande knelpunten zoals digitalisering van de wereldwijde stukkenstroom en de omgang met brondocumenten die in vele talen zijn gesteld blijven uitdagingen die hun weerslag hebben op de nagestreefde efficiëncy verbetering.

Overigens zijn ook binnen het consulaire werkterrein initiatieven ontplooid op basis van de resultaten van het onderzoek, mede gebaseerd op de geconstateerde samenhang. Ook het rijksbrede streven naar  interdepartementale samenwerking op het terrein van bedrijfsvoeringsaangelegenheden zal zijn weerslag hebben op de discussie rondom de bedrijfsvoeringsfunctie en de consulaire functie binnen onze organisatie.

Dit alles moet uiteindelijk leiden tot meer ruimte voor managerial control, een efficiëntere en effectievere uitvoering van de bedrijfsvoerings en consulaire processen en een afname van het aantal FTE's binnen deze processen', legt Provily uit

Governance
'De governance binnen de publieke sector leidt vaak tot risicomijdend gedrag. Dit wordt versterkt door de lage toleranties waarmee de begrotingen binnen de rijksoverheid worden beoordeeld. Eventuele 'misstanden' worden ook nog eens vergroot door de media en de Tweede Kamer.

Dit belemmert de ontwikkeling van een commerciële benadering van veel vraagstukken binnen de overheid. Ook levert de huidige governancestructuur een bijdrage aan de in stand houding van eventuele bureaucratie.'

Een herbezinning op de wijze van toezicht binnen de rijksoverheid is op zijn plaats. 'Hierbinnen zal een afweging van de inzet van de governance instrumentaria ten opzichte van het relatieve belang van budgetregels en het risicoprofiel van het specifieke beleid meegenomen moeten worden. Ik ben ervan overtuigd dat een dergelijke herinrichting zowel de kwaliteit van de beleidsuitvoering als de effectiviteit van het toezicht ten goede komen.'

(artikel op persoonlijke titel)

Ministerie van Buitenlandse Zaken
Het ministerie van Buitenlandse Zaken coördineert het buitenlands beleid van Nederland en voert dit uit. Dit gebeurt zowel vanuit de ruim 150 posten in het buitenland als vanuit het departement in Den Haag. Het gaat bijvoorbeeld om de internationale rechtsorde, vrede en veiligheid, handelrelaties, ontwikkelingssamenwerking en de belangen van Nederlanders in het buitenland.
Aantal medewerkers In binnen- en buitenland in totaal 5429 fte
Hoeveel fte in financiële functie Directoraat-Generaal:12 fte
Omzet Directoraat-Generaal EUR 24 miljoen (consulaire handelingen)
Belangrijkste issue efficiëntere en kwalitatief betere dienstverlening
Financiële systemen Oracle

Naam Peter Provily
Leeftijd 38 jaar
Ministerie van Buitenlandse Zaken
Functie Hoofd planning en control van het directoraat-generaal, adviseur directeur-generaal regiobeleid en consulaire zaken adviseur ten aanzien van piofach vraagstukken organisatiebreed en daarmee vertegenwoordiger namens het directoraat-generaal in departementsbrede gremia, manager implementatie nieuw visum informatiesysteem
Opleiding NIVRA
Loopbaan diverse functies binnen BZ
Daarvoor controleleider binnen een accountantskantoor
Hobby's cultuur, sport (actief en passief) koken, lezen

Resultaten
- Brede benchmark binnen zowel overheid als bedrijfsleven
- Aantal kleinschalige samenwerkingsverbanden binnen de organisatie
- Focus verplaatst van financial naar managerial control
- Uitvoering van administratieve processen gebeurt met tussenkomst van SSC