PDF e-factureren uitbreiden met UBL formaat is eenvoudig

De uitbreiding naar UBL export is gemakkelijk te realiseren voor leveranciers van boekhoud- en aanverwante software.

De tijdsinvestering bedraagt ongeveer twee mandagen, de tools zijn kosteloos beschikbaar en vanuit de UBL Ketentest wordt validatie-ondersteuning verleend.
 
Steeds meer leveranciers van boekhoud- en aanverwante software maken het voor hun klanten mogelijk om elektronisch facturen in UBL aan te maken en te versturen. Deze opmars heeft enerzijds te maken met het groeiende aantal boekhoudpakketten dat UBL facturen kan ontvangen en anderzijds dat UBL ook in Nederland is doorgebroken en tot aantoonbare besparing leidt.
 
Gerard Bottemanne van onderzoeksbureau GBNED is als initiatiefnemer van de UBL Ketentest nauw betrokken bij de adoptie van UBL, met name onder softwareleveranciers. “Er zijn nog teveel leveranciers die elektronisch factureren in PDF mogelijk hebben gemaakt, maar UBL nog niet ondersteunen en dat terwijl de uitbreiding naar UBL heel gemakkelijk te realiseren is”, aldus Gerard Bottemanne.
 
Om zijn uitspraak te onderbouwen is Gerard Bottemanne zelf aan de slag gegaan en heeft de facturering aan haar klanten uitgebreid met UBL. Hierover zegt Gerard Bottemanne:
“Dat ik zelf als UBL fan niet achter kan blijven speelde zeker een rol. Ik zie om me heen ook organisaties die UBL wel promoten maar er zelf geen gebruik van maken en ook deze organisaties wil ik duidelijk maken dat de uitbreiding van PDF naar UBL echt snel is te realiseren.
 
 
Hoewel ik relatief weinig meer programmeer en ik ongetwijfeld niet de meest optimale code heb geconstrueerd bleek de uitbreiding naar UBL niet meer dan twee dagen in beslag te nemen. Natuurlijk heb ik kunnen profiteren van het feit dat ik me al een tijdje met UBL bezighoud, maar daar staat tegenover dat ik zeker geen ervaren programmeur ben”. 
 
Het nadeel van PDF
Dat facturen op papier sturen achterhaald is blijkt wel uit het feit dat nagenoeg alle factuurprogramma’s, al dan niet als onderdeel van een boekhoud- of ERP-toepassing, de mogelijkheid bieden om facturen in PDF aan te maken en per email, of op een andere wijze via internet, uit te wisselen. 
 
Het nadeel van PDF is dat 100% herkenning door de software van de ontvangende partij lang niet altijd mogelijk is en facturen in veel gevallen handmatig overgenomen moeten worden in de boekhouding. Dat laatste levert onnodig werk op. Door de factuur óók in UBL aan te bieden kan deze automatisch leiden tot een boekingsvoorstel omdat 100% duidelijkheid is over de factuurelementen, zoals het factuurbedrag, de BTW, maar ook het KvK-nummer en bankrekeningnummer van de leverancier. Hierdoor kan ook een nieuwe leverancier met één druk op de knop toegevoegd worden op basis van een UBL-factuur.
 
“Gelukkig zijn er steeds meer softwareleveranciers die UBL mogelijk maken of dit nog op de ontwikkelagenda van 2015 hebben staan. Ik ben graag bereid om gratis de broncode – in de programmeertaal PHP - beschikbaar te stellen van mijn UBL factuur en deze toe te lichten” zegt Gerard Bottemanne.
 
UBL Ketentest
Via de UBL Ketentest (www.ublketentest.nl) is een validatietool beschikbaar om de juistheid en volledigheid van een UBL-factuur te testen. Daarnaast zijn het de deelnemers aan de UBL Ketentest die onderling aangeboden UBL facturen testen door deze te verwerken in hun eigen (veelal boekhoud)software. Zo weten leveranciers van elkaar dat de UBL-factuur ingelezen en verwerkt kan worden. Er zijn ook, gelukkig maar enkele, leveranciers die claimen UBL-facturen uitgaand en/of inkomend te ondersteunen, maar nog niet meedoen aan de UBL Ketentest. Natuurlijk is dit laatste vrijblijvend, maar meedoen betekent wel dat je als leverancier bereid bent samen te werken met collega bedrijven om de adoptie van elektronisch factureren op basis van UBL te vergroten.
 
Belangrijke leveranciers van onder meer boekhoudsoftware hebben UBL inmiddels mogelijk gemaakt en dit laatste ook aangetoond door actieve deelname aan de UBL Ketentest. Momenteel hebben meer dan 50 softwareleveranciers UBL mogelijk gemaakt in haar software voor elektronisch factureren (uitgaand) en/of elektronische factuurverwerking (inkomend. Deze leveranciers zijn hier op te vragen.