Excel is nog altijd de meest gebruikte software bij het consolidatieproces door bedrijven. Hier kleven voor- en nadelen aan, stelt Alvin Soemodihardjo van UNIT4. Excel is goedkoop in licentie, men heeft het al in huis en veel financials zijn er bekend mee. Maar het is ook foutgevoelig en er zijn verborgen kosten in de vorm van tijdsbesteding en beheersbaarheid. Een consolidatietool daarentegen zorgt voor meer snelheid, betrouwbaarheid en flexibiliteit, maar vergt wel een investering in tijd en geld in de opstartfase. Hoe maak je de juiste afweging? Enkele fundamentele argumenten op een rij.

Hoe ziet het huidige consolidatieproces eruit bij veel bedrijven?

Soemodihardjo: ‘Ik constateer in de praktijk dat veel bedrijven dit proces nog met Excel uitvoeren. Dit heeft met verschillende redenen te maken. De directie wil graag zo snel mogelijk een geconsolideerde balans en winst-en-verliesrekening ontvangen. De controller heeft Excel al in huis en is er vaak behoorlijk vertrouwd mee. Dan is het invoeren hiervan niet al te ingewikkeld bij bedrijven met vijf tot maximaal tien entiteiten. Bovendien scheelt het tijd en geld, dus de controller hoeft de directie niet om budget te vragen om een consolidatietool aan te schaffen en te implementeren. Ze kunnen dit proces met eigen mensen en middelen opzetten en hoeven dus geen hulp van buiten te halen. Al met al; genoeg redenen om het, in eerste instantie, zo aan te pakken.’

Wat is het probleem dan?

Volgens Soemodihardjo kan deze aanpak in bepaalde bedrijfsomgevingen prima werken. Wanneer er sprake is van weinig dynamiek – dus geen frequente acquisities of de verkoop van verliesgevende onderdelen – én er goede finance mensen zitten, dan kan het prima werken. Maar er kan een kantelpunt komen. ‘Vaak is dit kantelpunt een groeiende en wisselende informatiebehoefte onder managers en directieleden’, aldus Soemodihardjo. Excel is minder flexibel om hier snel op in te spelen, omdat daar veel tijd voor nodig is en die tijd niet beschikbaar is. Er ontstaat een enorme druk op de controller om snel en betrouwbaar de gevraagde management informatie te produceren. Een ander kantelpunt is dat bedrijven weer gaan bewegen. Wij zien nog wel degelijk groei, alleen nauwelijks in Europa. In de BRIC-landen gebeurt van alles. Nederlandse bedrijven met vestigingen in het buitenland hebben vaak ook met vreemde valuta en wisselkoersen te maken. Ook dat kan reden zijn om het consolidatieproces te herzien.’

Wat zijn de voordelen van een consolidatietool?

Met de implementatie van een consolidatietool neemt de snelheid en betrouwbaarheid van rapporteren enorm toe. Dat ervaren managers en directieleden vaak als grootste voordeel, vertelt Soemodihardjo. ‘Excel is een single-user pakket en een consolidatietool multi-user. Dat versnelt het proces. Ook is het met een tool mogelijk om tussentijdse updates op te vragen. In een Excel gestuurd proces moet je toch wachten tot dat alle spreadsheets binnen zijn voordat je ze aan elkaar kunt verbinden en in de praktijk blijkt dat zelfs beveiligde templates aangepast worden door de entiteiten. De tijd die nu zit in het verzamelen van spreadsheets, en waar niet de toegevoegde waarde van de controller ligt, kan dan besteed worden aan business analyses en scenarioplanning.

Kortom, omdat rapportages en analyses met een tool sneller binnen of direct online op te vragen zijn, kunnen managers en directieleden sneller beslissingen nemen. Dat komt de wendbaarheid van de onderneming ten goede. ‘Hoe eerder je weet hoe je ervoor staat, hoe sneller je acties kunt ondernemen door je forecast aan te passen of de strategie bij te stellen. Dat is het doel, dus je wilt het proces zo kort mogelijk maken.’

Meer snelheid dus. Nog een argument voor de aanschaf van een tool is de externe accountantscontrole. ‘Een accountant die constateert dat een organisatie een maatwerkoplossing gebruikt, wil iedere sheet apart beoordelen’, licht Soemodihardjo toe. ‘Hij brengt de extra auditing kosten uiteraard in rekening. Bovendien willen bedrijven accountants zo snel mogelijk de deur uit hebben en een Excel gebaseerd proces zorgt er juist voor dat ze langer blijven om alles te controleren. Hierop valt met een tool zeker winst te behalen.’

Haal het beste uit Excel

Werk je regelmatig met Excel? Ben je veel energie kwijt aan het opstellen van analyses en presentaties? Ontdek in de cursus Excel voor Financials de verbluffende mogelijkheden van Excel.

Bekijk het programma

Ook is veiligheid van de data een belangrijke zaak dat bedrijven in deze afweging moeten meenemen. Wat bij veel bedrijven gebeurt die met Excel werken, is dat de entiteiten zelf de cijfers invullen in rapportage templates die ze van het hoofdkantoor hebben gekregen. Vervolgens sturen ze de ingevulde templates – per e-mail en dus onbeveiligd – door naar het hoofdkantoor. Als alle informatie binnen is, voegen ze het op het hoofdkantoor samen tot één grote spreadsheet.
In de nieuwere versies van Excel zijn deze kwesties beter geborgd dan voorheen en zijn er ook meer mogelijkheden voor massaopslag en analyse. ‘Maar het blijft maatwerk’, aldus Soemodihardjo. ‘Dat is de afweging die je als organisatie moet maken. Ga je zelf bouwen of koop je een standaard oplossing? Bij maatwerk heb je altijd een bouwer, wat tot continuïteitsproblemen kan leiden. Met een standaard oplossing koop je als het ware een stuk continuïteit. Uiteraard is het wel belangrijk om goed naar de ROI te kijken.’

Tot slot, organisaties die toe zijn aan een consolidatietool moeten niet alleen kijken naar prijs, maar ook of de leverancier als partner wil optreden bij de implementatie en inrichting. ‘Je wilt dat een leverancier expert is en de pijnpunten helpt aanpakken en niet alleen het product levert en daarna niks meer doet. Het is een veranderproces en daar kun je de hulp van de leverancier, met veel kennis en ervaring over hoe het bij andere organisaties gebeurt, goed bij gebruiken’, besluit Soemodihardjo.

Alvin Soemodihardjo is afgestudeerd als bedrijfskundig informaticus en sinds 2000 actief in de markt voor financiële software. Hij heeft zich gedurende zijn carrière vooral gefocust op het consolidatieproces en de groepsrapportage. In het verleden werkte Soemodihardjo onder meer bij Frango en Cognos. Daarna ging hij bij Coda aan de slag dat in 2008 door UNIT4 werd overgenomen. Hij is inmiddels senior business consultant en houdt zich bezig met productontwikkeling en advisering rond (de implementatie van) UNIT4 Consolidation & Cash (sinds enige tijd de nieuwe productnaam van OCRA).