Outsourcen, wanneer wel, wanneer niet?

Zo heeft bijvoorbeeld Unilever een aanzienlijk deel van zijn administratie uitbesteed aan IBM. ‘Onze kernactiviteit is het leveren van uitstekende merkproducten aan onze consumenten, en niet het voeren van een administratie’ Dat was de essentie van wat Kees van der Graaf, de president van Unilever Europa, zei toen eind 2005 de samenwerking van start ging.

Outsourcen van de financiële administratie kan vele vormen aannemen. Men kan de administratie overdragen aan een extern administratiekantoor. Men kan ook de huidige administratie omzetten in een aparte B.V. Dan sticht het moederbedrijf zelf een administratiekantoor. De laatste jaren zien we vaak dat een groep bedrijven samen een shared service center opzet. Meestal komt dat erop neer dat ze hun administraties samenvoegen tot één bedrijf, dat diensten gaat leveren aan alle oprichters.

Voor- en nadelen
Outsourcing van de financiële administratie biedt grote voordelen: Het bedrijf kan zich concentreren op zijn kernactiviteiten en hoeft geen energie meer te steken in administratieve verplichtingen die niets toevoegen aan de producten en/of diensten die het levert. De outsourcingpartner is een bedrijf dat gespecialiseerd is in administratieve problemen. Vaak zit daar kennis en kunde die het uitbestedende bedrijf niet heeft. De outsourcingpartner biedt schaalvoordelen en een efficiënte procesinrichting.

Een nadeel kan zijn dat de communicatielijnen langer worden. Een eigen administratie kan meestal direct antwoord geven op onverwachte vragen als: ‘Wat is het betalingsgedrag van klant A? Hoeveel machines zetten we eigenlijk af in branche B? Hebben we wel eens eerder zaken gedaan met bedrijf C?’ Als de administratie buiten de deur wordt bijgehouden, is een direct antwoord op die vragen niet meer zo vanzelfsprekend. Dit probleem is echter goed te ondervangen door sluitende afspraken.

Een andere nadeel kan de afhankelijkheid van het administratiekantoor zijn. Dat zou ook kunnen betekenen dat men de greep op de kosten kwijtraakt. Als je toch niet weg kunt, kan de wederpartij vragen wat hij wil. Het kan ook betekenen dat men afhankelijk wordt van het rigide systeem dat het administratiekantoor hanteert. Dan kan het gebeuren dat nieuwe producten of diensten administratief niet in te passen zijn.

Nog een belangrijk nadeel is het verlies van expertise. Kennis, technologie en vaardigheden die de outsourcingpartner bezit, gaan bij het uitbestedende bedrijf verloren. Wat uitbesteden? Als we onderscheid maken naar de manier waarop de verantwoordelijkheid voor de financiële administratie wordt geregeld, krijgen we een glijdende schaal; De organisatie voert de financiële administratie zelf en is dus ook zelf verantwoordelijk daarvoor.

Alternatieven
De organisatie voert de financiële administratie zelf, maar huurt regelmatig andere organisaties in, die op specifieke terreinen hulp bieden. Zij beschikken over kennis waarover de organisatie zelf niet beschikt. Dit heet kennis sourcen. De organisatie blijft zelf verantwoordelijk voor de financiële administratie, maar huurt bij een of meer andere bedrijven capaciteit in. Dit heet capaciteit sourcen. De organisatie huurt een andere organisatie in om een of meer specifieke diensten te verrichten. Dit heet uitvoering sourcen. Of de organisatie draagt de administratie geheel over en spreekt met de overnemende organisatie af wat de resultaten van de uitbesteding moeten zijn. De outsourcingpartner is verantwoordelijk voor die resultaten. Dit heet resultaat sourcen.

De optimale variant, dat wil zeggen wat voor uw organisatie optimaal is, valt af te leiden uit een vergelijking van het gewenste niveau van dienstverlening met het huidige niveau van dienstverlening. U kunt kijken naar de bovengenoemde varianten. Welke toegevoegde waarde levert elke variant op?

Kennis sourcen kan een hoge toegevoegde waarde leveren aan het onderscheidend vermogen van de organisatie tegenover de concurrenten. Als dat gewenst is, komt kennis sourcen zeker in aanmerking.

Capaciteit sourcen kan een goede optie zijn als de organisatie een hoge mate van integratie kent tussen de activiteiten en de bedrijfsvoering. Capaciteit sourcen tast dit verband niet aan.

Als de organisatie veel waarde hecht aan bepaalde specifieke activiteiten, kan het voordelig zijn de uitvoering daarvan te sourcen naar een andere organisatie die kan garanderen dat ze hoge kwaliteit levert. Als het sourcen van kennis, capaciteit of uitvoering geen significante voordelen oplevert, is sourcen op resultaat het overwegen waard.

Dan moeten er wel voldoende gekwalificeerde dienstverleners op de markt aanwezig zijn, die in aanmerking komen om de financiële administratie over te nemen. Financiële domeinen Binnen het financiële proces is een aantal domeinen te onderscheiden. Een domein is een verzameling processen en activiteiten die logisch bij elkaar horen en een integrale aanpak behoeven. Elk domein wordt optimaal gediend door een van de sourcingvarianten.

Zo is het domein belastingen en administratieve verplichtingen het meest gebaat bij sourcen op resultaat. Het domein financiële planning wordt optimaal bediend door sourcen van kennis of misschien zelfs door helemaal niet te outsourcen. Het domein financiële rapportage past het best bij sourcen van kennis of capaciteit. De beslissing over de beste wijze van outsourcen kan men ondersteunen door het proces op te delen in domeinen en bij elk domein de best passende outsourcingvariant vast te stellen.

Afspraken
Het belang van goede afspraken vooraf kan nauwelijks worden overschat. Een aantal functionarissen in het uitbestedende bedrijf zal op elk gewenst moment toegang moeten hebben tot de nieuwste financiële gegevens. Ze hebben die gegevens nodig voor hun strategische beslissingen. Van tevoren moet worden vastgelegd wie geautoriseerd is en in welke vorm de gegevens ter beschikking worden gesteld.

Ook zijn afspraken nodig over de accuratesse van de financiële gegevens en de volledigheid van de rapportage en de informatievoorziening. Het administratiesysteem moet zo flexibel zijn dat een uitbreiding van het producten- of dienstenpakket naadloos kan worden ingepast. Niet in de laatste plaats moeten waterdichte afspraken worden gemaakt over de vertrouwelijkheid van de gegevens die aan de outsourcingpartner worden toevertrouwd.

Tips tot slot
Tot slot geven we nog drie aandachtspunten mee. Kostenbesparing is een belangrijk argument om de financiële administratie te outsourcen, maar het is niet alleenzaligmakend. Er zouden ook andere voordelen moeten zijn, zoals meer flexibiliteit en concentreren op de kernactiviteiten.

Zorg ervoor dat u niet te afhankelijk wordt van de outsourcingpartner. Geen enkel contract wordt gesloten met de bedoeling het eeuwig te laten voortduren. Zorg dat u weer van uw administratiekantoor af kunt als dat wenselijk is. Kies een outsourcingpartner die bij uw organisatie past. Hoe groot is uw potentiële partner en hoe lang bestaat hij al? Een koppeling tussen een volwassen administratiekantoor en een onvolwassen eigen organisatie is een riskante zaak.

Uit Interim Times,Q1 2008, het relatiemagazine van Steens & Partners Interim Finance Consultants