Outsourcen van finance & control: een must voor iedere business partner

Kostenbesparingen zijn een hot topic in de huidige competitieve markt. Op vele manieren kijken bedrijven naar hoe hun bedrijfskosten omlaag gebracht kunnen worden. Het outsourcen van werkzaamheden is in de IT sector al erg gebruikelijk maar op het gebied van financiële activiteiten minder. Een kans voor de business partner?

De stap om naast accounting processen ook (financial) control werkzaamheden over te brengen naar lage lonen landen is vaak groot. In de wereld waar business controllers zich verdiepen in het vergroten van de omzet en het optimaliseren van de marge, is het zonde om tijd te verspillen aan het maken van (alleen maar) rapportages. Een BPO (business process outsourcing) organisatie kan deze goedkoop en makkelijk maken waardoor de business controller zich kan ontwikkelen als business partner.

In deze blog een aantal best practices voor financials die ook de stap durven zetten naar het outsourcen van finance & control activiteiten.

Procesverantwoordelijkheid: hoe duidelijker, hoe beter
Met collega’s aan de andere kant van de wereld samenwerken gaat niet altijd makkelijk. Soms zijn er cultuurverschillen maar ook miscommunicatie is snel aan de orde. Om de samenwerking zo soepel mogelijk te laten verlopen, zijn duidelijke afspraken belangrijk. Wie doet wat en wanneer? Wat kunnen we van elkaar verwachten? Het is belangrijk om processen in kaart te brengen en alle betrokken personen te interviewen over hun werkzaamheden. Dit om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van het werk dat gedaan moet worden door BPO.

Om te zorgen dat BPO de juiste kwaliteit levert en alle overgedragen werkzaamheden goed uitvoert, verschuift de verantwoordelijkheid van het opleveren van rapportages en uitvoeren van activiteiten ook naar BPO. Om te voorkomen dat voor elke stukje extra werk BPO additionele kosten in rekening wil brengen, is het handig om procesverbeteringen en optimalisatie te stimuleren. Uiteindelijk moet outsourcen dan ook schaalvoordelen met zich meebrengen.

Gedegen transitie & persoonlijk contact is geen overbodige luxe
Samenwerken draait om persoonlijk contact en om elkaar leren kennen. Heb je iemand in real-life gezien, dan werk je ook makkelijker samen. Houd je collega’s aan de andere kant van de wereld op de hoogte door vakantiefoto’s naar elkaar te sturen en de loyaliteit en samenwerking zal verbeteren.

Tijdens een transitie fase is het belangrijk om naast elkaar te kunnen zitten om werkzaamheden te kunnen overdragen en uitleggen. De nieuwe collega’s leren de mensen kennen met wie ze samenwerken en leren ook de cultuur kennen. Neem daarom de tijd voor een transitie en investeer in vliegtickets. Dit betaalt zich uiteindelijk terug!

Planning & lange termijn strategie bepalen
Het outsourcen van financiële activiteiten is natuurlijk een grote stap, aangezien het om cruciale bedrijfsprocessen gaat en toch vaak een sprong in het diepe is. Hoewel er grote voordelen zijn, moet dit een wel overwogen beslissing zijn. De start up kosten moeten uiteindelijk op de lange termijn gedekt worden.  Begin daarom stap voor stap, om te zorgen dat de eigen organisatie gewend kan raken aan de veranderingen, maar ook BPO. Zij moeten alle kennis opdoen van processen en systemen en dit heeft tijd nodig. Een logische planning is dan ook om eerst accounting processen te outsourcen. Als die goed lopen en de medewerkers hebben de juiste kennis en ervaring opgebouwd, dan is de stap te nemen naar reporting en financial control.

Voor meer ervaringen of vragen over dit onderwerp kan je contact met me opnemen.
__________________________________________________________________________________ 

Wilt u als controller doorgroeien?

Verandert deze functie in uw organisatie? Of wilt u gewoon een nieuwe visie op uw vak opdoen? Volg dan de toptraining De Controller als Businesspartner. Lees meer...
__________________________________________________________________________________