Order-to-cash proces in 2020: De impact van beveiliging en automatisering

Het maakt niet uit of je als financial professional werkt binnen het MKB of juist bij een grote organisatie; inzicht in gestructureerde factuurdata, openstaande kosten en overige financiële gegevens is voor iedereen belangrijk.

Zeker in deze veranderende digitale wereld, waar ieder zijn eigen interpretatie van het order-to-cash proces heeft, is realtime inzicht hebben in alle data een must. Hoe zorg je er in deze tijd voor dat jouw order-to-cash proces klaar is voor de toekomst? En hoe krijgt jouw bedrijf de enige echte waarheid, als het gaat om financiële gegevens, boven tafel? 

OnGuard, Credit Tools en Order2Cash organiseerden speciaal voor financial professionals de kennissessie ‘OnGuard Academy’ over hoe zij het proces kunnen optimaliseren met behulp van automatisering en zich kunnen klaarstomen voor de toekomst.

Het order-to-cash proces begint op het moment dat jouw klanten met jouw product in aanraking komen en eindigt met de financiële processen waarmee de deal gesloten wordt. Verschillende afdelingen binnen het bedrijf, jouw klant en andere betrokkenen beleven het order-to-cash proces echter heel anders dan jij. Wat is nou eigenlijk order-to-cash? Op deze vraag geeft niemand hetzelfde antwoord. Tijd voor verandering en vooral één waarheid vinden Dimitry Borgstijn van Order2Cash en John Scholte van OnGuard. 

Order-to-cash cyclus
In ieder bedrijf is het order-to-cash proces anders, bij het ene bedrijf is het een kort proces terwijl het bij een ander bedrijf een lang of juist heel breed proces is. Wat echter altijd hetzelfde is, is dat order-to-cash uit een bepaalde cyclus bestaat. Het begint bij de objectieve order-to-cash scan van jouw bedrijf: welke afdelingen zijn er nodig om het proces optimaal te laten verlopen? Deze scan vormt het perfecte startpunt voor iedere Credit Manager die zijn order-to-cash proces efficiënter wil maken om kosten en tijd te besparen en risico's te verkleinen. 

De objectieve scan, onafhankelijk van software of methodiek, geeft concrete aanknopingspunten over het hoe, wat, waar en hoeveel verbetering mogelijk is en hoe alle onderdelen in het order-to-cash proces met elkaar te integreren zijn. Een goede scan biedt oneindig veel mogelijkheden te optimaliseren en verbeteren. Tijdens de kennissessie werd duidelijk dat vooral gedacht moet worden aan de afdelingen Marketing en Sales. Zij weten welke markt ze willen benaderen en welke communicatie daarvoor nodig is. Waar wil je naar toe het komende jaar? Hoeveel prospects wil je benaderen? Als deze vooraf al gescreend zijn, heb je namelijk een hele kwalitatieve prospectlijst met daarop klanten die kredietwaardig zijn en waar je zaken mee wil doen.

Voordat de communicatie met de klant van start gaat, is het belangrijk om te weten wie de klant is en waar hij behoefte aan heeft. Wil de klant de communicatie elektronisch of juist per post ontvangen? En wat is de content van de communicatie? Borgstijn vertelt dat in 99 procent van de gevallen de communicatie nog per post gaat en de inhoud van de communicatie voor iedereen hetzelfde is. Terwijl er eindeloos veel mogelijkheden zijn om een contract of factuur, met de juiste toon, bijvoorbeeld elektronisch te versturen, zelfs voorzien van een elektronische handtekening. Scholte vult terecht aan dat het heel belangrijk is dat de klant de elektronische communicatie ook echt kan ontvangen en digitaal kan betalen of ondertekenen.

Vandaag de dag worden facturen in B2B door veertig procent van de klanten op een mobile device betaald. Scholte is heel tevreden over dit prachtige middel, want op deze manier betaalt jouw klant de factuur veel sneller. Het gevolg hiervan is een lagere DSO (Days Sales Outstanding). Richt order-to-cash software zo in dat iedere klant, ongeacht uit welk land, de factuur altijd op zijn eigen manier en met de juiste valuta kan betalen. Het is belangrijk dat de software betaalmogelijkheden als Paypal, iDeal, creditcard en ook bitcoin ondersteunt.

Borgstijn en Scholte zijn het er beiden over eens: dít zijn de eerste stappen binnen de order-to-cash cyclus. Als deze stappen goed zijn ingericht, laat je software voor je werken. Natuurlijk kan software niet alles voor je doen en blijf jij als Credit Manager nodig voor de uitzonderingsgevallen. Je hebt namelijk nog steeds te maken met debiteuren die te laat betalen of een dispuut hebben en dossiers die bij de deurwaarder of het incassobureau liggen. Maar hoe behoud je het overzicht als gegevens ook bij derde partijen liggen? De oplossing zit geïntegreerd in die ene tool waar je alle order-to-cash statussen direct inzichtelijk hebt. Ook als deze buiten de deur belegd zijn. Doordat alle geconsolideerde gegevens in de tool juist en realtime beschikbaar zijn, heb je altijd de volledige waarheid van het order-to-cash proces inzichtelijk. 

Beveiliging
Doordat het versturen van contracten, facturen en aanmaningen steeds meer elektronisch gaat, is het belangrijk dat de beveiliging helemaal op orde is. Zeker als de documenten de hele wereld overgaan, moet de beveiliging conform wet- en regelgeving per land kloppen. Let erop dat de tool in een beveiligde online omgeving wordt geladen (https://...), dat de leverancier een ISO 27001 verklaring én een ISAE 3402 certificering heeft. Deze laatste certificering laat op de seconde nauwkeurig zien wat er gaande is met documenten. Vooraf bepaal je hoe en in welk land je gaat communiceren met de debiteur. Vaak is, om fraude te voorkomen, de waarborging van bijvoorbeeld de documenten heel belangrijk. Borgstijn ziet maandelijks fraude met facturen en dan met name met PDF-bestanden die digitaal, dus niet elektronisch, zijn verstuurd en worden aangepast. Door bijvoorbeeld een beveiligde lijn, een track & trace code en een beveiligde handeling toe te voegen, biedt dit veel meer inzicht en verkleint de kans op fraude aanzienlijk. 

Toekomst van de Credit Manager 
“Twintig jaar geleden was nog niemand bekend met de afdeling Credit Management. Tegenwoordig kan geen bedrijf meer zonder en in de toekomst gaat dit alleen nog maar verder”, vertelt Scholte. Tijdens de OnGuard Academy werd duidelijk dat de toekomst van de Credit Manager er met de komst van automatisering dan ook heel anders uit. Scholte gaat verder: “De rol van de Credit Manager verdwijnt niet, integendeel. Door de komst van geautomatiseerde processen, gaat hij echter anders werken en richt zich veel meer op het maatwerk. Iedere klant is anders en de focus ligt in de toekomst dan ook op het centraal stellen van de debiteur. Het kijken naar zijn persoonlijke situatie wordt een must, want alleen op deze manier voelt de debiteur het vertrouwen en weet jij zeker dat hij ook een tweede keer bij jou terugkomt.” 

Door te werken vanuit één waarheid, dus één tool, waarin alle processtappen inzichtelijk zijn, weet jij als Credit Manager altijd waar je het over hebt en kun je de klant, jouw organisatie en outsourcepartijen optimaal bedienen. Je verhoogt de klantretentie, verlaagt de DSO, haalt het beste uit je collega’s en hebt altijd de waarheid boven tafel.