Ambitie om de kosten voor ICT goed in beeld te brengen.

Door Jasper Bakker

De discrepantie tussen intern en extern gerichte ICT-diensten kan groot, groter, grootst zijn. Waar webwinkelen zo makkelijk mogelijk wordt gemaakt, inclusief het afrekenen, daar kan intern verwerken van financiële flows flink omslachtig zijn. 1-click e-commerce is al lang de norm, maar waar blijft ‘1-click finance’?

Ergens is het vreemd dat finance niet al lang over de hele linie ‘200%’ geautomatiseerd is. Immers, onder de allereerste computergebruikende organisaties bevonden zich juist financiële instellingen. Denk aan banken, verzekeraars en finance-afdelingen bij de heel grote ondernemingen. Zij zagen toen al de winst die automatiseren kan brengen.

Vergeet virtuele valuta
Misschien dat de wet van de remmende voorsprong een rol speelt, want anno nu ligt de bleeding edge van IT niet per se in finance. Voorstanders van virtuele valuta zullen op hun cryptocoin-du-jour wijzen als voorbeeld van innovatievermogen, maar dat is een wereld ver verwijderd van reguliere finance. Daar kampen mensen vaak nog met relatief ouderwetse werkwijzen en bijbehorende systemen. De oorzaak daarvoor moet gezocht worden in een veelvoud van factoren die samenkomen. Een zogeheten ‘perfect storm’ maar dan eentje die geleidelijk aan huishoudt.

Zie de evolutie van gebruikte applicaties, de uitbreiding naar nieuwe bedrijfsactiviteiten, de overname en integratie van andere bedrijven, de komst van nieuwe boekhoudregels, de wens voor versnelling of juist afremming van bepaalde betalingsstromen, de veranderende vereisten van de Belastingdienst, enzovoorts. Het bijhouden van dit alles is geen sinecure. Daarbij is het herzien, koppelen en optimaliseren van de lappendeken aan finance-applicaties een precaire operatie, waarmee ogenschijnlijk niet altijd glorie valt te behalen.

Niet sexy, wel smeerolie
Maar schijn bedriegt! Een geheel nieuwe toepassing realiseren, kan zeker fraai staan op het CV van betrokken IT’ers. De vraag is echter of dat de business net zoveel oplevert als het aanpakken van inefficiëntie in de IT onder finance. Vaak wordt finance niet als sexy gezien, maar het is wel de smeerolie voor de motor van de hele organisatie.

In toenemende mate is vlot lopende finance een voorwaarde om als organisatie soepel te opereren. Naar de toekomst toe is soepel opereren minder en minder een onderscheidend vermogen in positieve zin en meer een basisgegeven. (Tekortschieten hierin kan natuurlijk wel onderscheidend zijn: in negatieve zin.) Zo wordt elektronisch factureren meer en meer verwacht door veeleisende afnemers en toeleveranciers, maar is het nog geen gemeengoed.

De toekomst: autonome finance
Voorbij het automatiseren van het vaak versnipperde landschap van finance-applicaties ligt een volgende uitdaging. Een veelbelovende uitdaging. Namelijk die van ‘autonomous finance’ zoals onderzoeksbureau Forrester het noemt. Het concept van volledig geautomatiseerde diensten is niet nieuw en business functions overlaten aan systemen wordt ook al lang gedaan. Maar voor finance ligt het toch gevoeliger, weet Forrester-analist Peter Wannemacher.

De stap van geautomatiseerd naar autonoom is een flinke. Het gaat daarbij niet alleen om vertrouwen in een externe partij zoals een financieel dienstverlener. Het gaat om vertrouwen in een algoritme. En daarbij speelt begrijpen van onderliggende technologie een grote rol. De in Massachusetts gestationeerde analist wijst erop dat 55% van de Amerikanen meer vertrouwen heeft in een algoritme voor het geven van juiste route-instructies dan in een mens. Kaartlezen was vroeger al een vak apart voor een menselijke bijrijder. Bovendien zijn daarbij de te maken - en gemaakte - missers door mensen bekend.

Autonoom werkende financiële processen, zoals bijvoorbeeld robo-adviseurs voor investeringsportfolio’s, worden minder goed begrepen en worden dus minder vertrouwd. Onbekend maakt onbemind. Het zit in de menselijke natuur om bezorgd of voorzichtig te zijn wat betreft zaken die we niet goed begrijpen, legt Wannemacher uit. Het gaat om de afweging tussen comfort en risico, waarbij te behalen voordeel (winst dus) de doorslag kan geven. De Forrester-analist adviseert om selectief enkele financiële diensten te kiezen die relatief simpel zijn en waar de inzet van algoritmes veel voordeel kan brengen. Deze diensten kunnen dan als startpunt dienen voor de weg naar de toekomst van ‘autonomous finance’.

Voor versus achter de schermen
Zelfs als een organisatie al wel aan elektronisch factureren doet, is dat geen garantie dat er achter de schermen ook goed geautomatiseerd is qua financiële verwerking. Welke finance-medewerker kan met één druk op de knop de maandafsluiting, een compleet dossier van een willekeurige toeleverancier, of een dagelijks financieel overzicht maken? En dan bedoelen we niet de verzendknop voor een mail aan een ondergeschikte die het daadwerkelijke werk moet doen.

Het koppelen van meerdere bronnen, applicaties en daarmee doorbreken van silo’s is geen geringe - en dus geen goedkope - opgave. Goede finance kost wat. Voor een kosteneffectievere aanpak adviseren experts van bijvoorbeeld Forrester en Gartner doelgericht denken. Dat dan niet vanuit de IT maar vanuit de gebruiker. Het volgen van het dataspoor, en daarmee het in kaart brengen van bijbehorende workflows, biedt een leidraad. Onderzoeksbureau Forrester hamert erop dat organisaties hun ‘datahuis’ op orde moeten hebben: data governance is cruciaal.

Stromen in kaart brengen
Het devies voor IT’ers is functioneel denken vanuit het gebruik van finance-systemen, in plaats van vanuit de silo’s waarin applicaties veelal zijn gevangen. Zo adviseert Gartner om de oorsprong en bronnen van data in kaart te brengen. Daarnaast kan men dan op basis van de gebruiksgevallen (use cases) hetzelfde doen voor de diverse rapportages en analyses die worden uitgevoerd met die data.

Aan de hand hiervan valt een begin te maken om de IT-lappendeken van finance beter aaneen te hechten tot een vlot bruikbaar geheel. Ambitieuze of verder gevorderde organisaties kunnen zich nog begeven op het gebied van metadata. Die kunnen dienen voor het identificeren en benutten van opkomende gebruiksmethodes en het beschrijven van effectieve use cases. Zo’n strategisch vervolg kan een vliegwielwerking geven. Op weg naar ‘1-click finance’!

Lees meer over Finance & IT is de digitale special van FM en AG Connect: