Met de snelle introductie van nieuwe technologie wordt Finance een soort interne compliancy auditor.

Partnerbijdrage van:

Door Anton Rademakers, CFO bij 4CEE

De wereld van een finance professional is sinds de afgelopen jaren aan het veranderen. Voorheen was je vooral reactief bezig en werd data handmatig uit allerlei systemen gehaald en gebruikt om gebeurtenissen uit het verleden te analyseren. Tegenwoordig, met alle nieuwe technologieën en de enorme hoeveelheid data die je tot je beschikking hebt, is het meer dan ooit mogelijk om juist proactief bezig te zijn. Data analyseren, interpreteren en daar inzichten en acties voor de organisaties uithalen. Als financial verander je mee, richting Finance 2.0.

Traditionele finance rol
Uitgaven- en inkomstenposten noteren in grootboeken, zo deden we dat vroeger. Facturen printen en daarna stapels papieren facturen aan personen op diverse afdelingen overhandigen ter goedkeuring. Vervolgens kwam er boekhoudsoftware en werd een digitaliseringsslag gemaakt, maar nog steeds met veel handwerk: inkoopfacturen die je vaak nog moest overtypen of scannen en met de hand moest inboeken. Je kunt je voorstellen dat een typefout zo gemaakt is waardoor een factuur op een verkeerde grootboekrekening belandt of teveel of juist te weinig betaald wordt. Een inefficiënt, tijdrovend en foutgevoelig proces.

Ontwikkelingen in digitale technologie
Ontwikkelingen in de wereld van Finance volgen elkaar snel op door de ontwikkeling van nieuwe digitale technologieën. De combinatie van kunstmatige intelligentie (AI) en robotic process automation (RPA) kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat handmatige, repeterende werkzaamheden verdwijnen. Dankzij technologie hoef je je niet meer bezig te houden met het boeken van facturen, bijna alle facturen kunnen nu automatisch geboekt worden. Of denk aan AI technologie die helpt om fraude, zoals spookfacturen, aan het licht te brengen. Als je bijvoorbeeld een nieuw rekeningnummer van je leverancier doorkrijgt, dan is het nog maar de vraag of dit inderdaad van de leverancier is. AI maakt inzichtelijk welke (opvallende) wijzigingen worden doorgevoerd, zodat dit gecontroleerd kan worden.

Tot slot, in het rijtje van digitale ontwikkelingen, is e-facturatie het benoemen waard. Dit is een cruciale ontwikkeling voor het puchase to pay proces, want het bespaart tijd, is veiliger en de factuur wordt sneller betaald. Deze nieuwe technologieën hebben veel traditioneel handmatige werkzaamheden overgenomen. Een mooie ontwikkeling die ervoor zorgt dat financials tijd overhouden voor andere, belangrijker zaken.

Technologie = meer data
Dankzij digitale technologie heb je als financial meer data tot je beschikking én de tijd om deze te analyseren. De hoeveelheid data neemt alleen maar toe door ontwikkelingen op het gebied van cloud, mobility, IoT, social en analytics, daardoor nemen de mogelijkheden ook toe. Al deze data stelt je in staat om juist vooruit te kijken en zaken te voorspellen met behulp van realtime, betrouwbare data. Bijvoorbeeld als je ziet dat prijzen voor een bepaalde grondstof blijven stijgen. Je kunt dan voorspellingen doen, bedenken wat het voor je inkoopprijzen betekent en hoe je hierop kunt reageren.

Na technologie volgt financiële wet- en regelgeving
Je ziet vaak dat er eerst een nieuwe technologie komt en dat er daarna pas nagedacht wordt hoe dit gereguleerd moet worden. Finance wordt daarmee een soort interne compliancy auditor. Het is namelijk belangrijk dat stappen in een financieel proces gecontroleerd kunnen worden. Volgt iedereen binnen de organisatie het proces? Waar zitten de risico’s als dat niet het geval is? De Know Your Customer wetgeving (KYC) wordt ook steeds belangrijker. Weten met wie je zakendoet en weten met wie hij/zij zaken doet. Door een goed beeld te hebben van je klant, kun je erop toezien dat je geen zaken doet met bedrijven/personen die frauduleus handelen. Denk ook aan Europese wetgeving voor het controleren van iemands online identiteit (eDIAS) of Peppol, een Europees netwerk om elektronische documenten zoals e-factureren te delen, die door diverse overheden verplicht gesteld wordt om te gebruiken.

Het werk van de financial verandert door digitale technologie
Financials zijn ook gewoon mensen en net als menig ander, soms wat huiverig om mee te gaan in veranderingen, wellicht uit angst om zichzelf overbodig te maken door nieuwe technologie te omarmen. Maar digitale technologieën die het werk efficiënter maken en meer inzicht geven, maken je rol niet overbodig, ze maken je werk anders.

Wil je als financieel professional het verschil maken voor je organisatie, dan moet je financiële cijfers combineren met cijfers van andere afdelingen. Met de combinatie van cijfers van sales, logistiek en inkoop, kan de financiële afdeling verbanden leggen, betere voorspellingen doen en consequenties bepalen. Idealiter doe je dit met behulp van volledig geautomatiseerde (realtime) datastromen, zodat inzichten snel en efficiënt gecommuniceerd kunnen worden naar de rest van de organisatie. Finance kan ook meer doen met zogenaamde what if-analyses, oftewel nadenken over de invloed van een bepaalde gebeurtenis op de organisatie en hoe je daarop in kunt spelen. Wat gebeurt er bijvoorbeeld met je organisatie als de inflatie 10% is? Welke bedrijfsonderdelen worden dan hard geraakt? En hoe kun je daarop inspelen, zodat de impact minder groot is?

Finance 2.0
Door datastromen te analyseren, te interpreteren en hieruit inzichten en acties voor de business te halen kloppen andere afdelingen bij jou aan voor inzichten. Je biedt meerwaarde door niet alleen te beschrijven wat er gebeurt, maar juist de consequenties te benoemen en acties voor te stellen. Als finance professional moet je snel in kunnen grijpen, bijsturen en verandering aanjagen. Met behulp van data en inzicht, als co-piloot van de business. Omarm Finance 2.0 en maak je rol als financial onmisbaar.