Onno van Os, Aspider Group

'In de beginjaren werd de volledige administratie nog gedaan met behulp van Excel. Inmiddels is het aantal klanten gegroeid en krijgt het credit management de aandacht die het verdiend', vertelt directeur Onno van Os van Aspider. 'Samen met onze incassopartner hebben we een facturatieplatform ontwikkeld waarbij gemak, snelheid, volledigheid en transparantie key-elementen zijn. Daardoor kunnen we ook het incassotraject afstemmen op de community.'

Wat in 1999 begon als een klein bedrijf gespecialiseerd in ontwikkeling van websites, is acht jaar later uitgegroeid tot een van de grotere spelers in de Nederlandse telecomwereld. Van slechts 4 fte's is het bedrijf inmiddels uitgebreid tot 37 fte's en boekte Aspider Communications vorig jaar een omzet van 13 miljoen euro.

Directeur Onno van Os ziet het nog steeds als 'a dream came true'. Na zijn studie bedrijfseconomie ging hij aan de slag in het bedrijf van zijn zwager. Het idee om voor dit bedrijf in relatiegeschenken een webwinkel op het internet te ontwikkelen, resulteerde in een eigen onderneming. Al snel na de start groeide het bedrijf uit het krappe zolderkamertje en nam haar intrek in een eigen kantoor. Onlangs verhuisde de gehele onderneming naar een eigen pand in Woerden. 

In het begin  kreeg credit management in de onderneming nauwelijks aandacht. 'We waren voornamelijk bezig met hetgeen waar we goed in zijn, namelijk content management systemen ontwikkelen voor websites van bedrijven.' Het aantal opdrachten groeide en de eerste medewerkers werden aangenomen. Dit avontuur was Van Os niet alleen aangegaan. 'Het bedrijf heb ik opgestart samen met twee vrienden, die allebei nog een deeltijdbaan ernaast hadden.'

Deze mix klikte goed en met Aspider Web ging het voor de wind.
Echter, begin 2000 zakte de internetwereld voor een groot deel in elkaar. 'Aangezien wij een low cost instelling hadden, gaf dat geen heel erg grote gevolgen voor Aspider', licht Van Os toe. 'Een van de partners had goede contacten in de telecomwereld en dus werd in 2001 besloten ook telefonieservice erbij te gaan doen.'

Aspider Communications was geboren. 'Naast het maken van cms-systemen voor websites, gingen we ons ook richten op het groot inkopen van belminuten bij British Telecom en deze goedkoop doorverkopen aan een community. Onze klanten zijn met name brancheverenigingen, zoals  de kappers , die gezamenlijk goedkope belminuten inkopen.

Aspider verzorgt de customer care en daarnaast de facturatie. Dat liep goed, al draaide onze administratie in het begin vooral op eenvoudige systemen als Excel. Vanuit de vraag die toen ontstond, zijn we later ook mobiele telefonie gaan aanbieden en al gauw groeide het aantal klanten.

Facturatieplatform
Inmiddels is Aspider op de kaart gezet. 'We hebben 40 man in dienst die dag in, dag uit aan het werk zijn voor andere bedrijven. Nu versturen we duizenden facturen per week.'

In de beginperiode kreeg het credit management nauwelijks aandacht, maar medio 2005 is het roer omgegaan. Van Os: 'Om te beginnen hebben we een andere incassopartner gezocht. Een meedenkende proactieve partner waarmee we in goed overleg het interne proces hebben geanalyseerd en strakgetrokken. Dat resulteerde in kortere doorlooptijden,  het consequent ondernemen van acties, aanpassen van de Algemene Voorwaarden, aansturen op automatisch incasso, tekstuele aanpassingen in de herinneringsbrief en aanmaning etcetera.'

Dit alles werd verwerkt in een facturatieplatform waarbij gemak, snelheid, volledigheid en transparantie key-elementen zijn.
Het facturatieproces kan per community worden ingezet. 'Als blijkt dat onder een groep klanten die bellen via A meer niet-betalers zijn dan klanten die bellen via B, kunnen we het incassotraject daarop aanpassen.'

Aspider Mobile factureert altijd op de eerste werkdag van de maand, klanten weten dat. Iedere klant betaalt per automatische incasso. Men krijgt altijd een factuur toegestuurd per post en kan online gegevens inzien. Daarnaast kunnen zij er ook voor kiezen per sms of e-mail een bericht te ontvangen dat het verschuldigde bedrag binnen een aantal dagen zal worden geïncasseerd.

Storneringen worden direct teruggekoppeld, waarna de mensen in het call center een seintje krijgen en de financiële administratie de dunning procedure start. 'Dat houdt in dat mensen per sms worden geïnformeerd dat het helaas niet is gelukt de automatische incasso uit te voeren en dat we dat binnen een aantal dagen nog eens zullen doen. Ondertussen wordt het systeem continue gecontroleerd en gekoppeld. Na het draaien van de tweede automatische incasso blijven er minder storno's over.

Wat wel wordt gestorneerd, krijgt een herinneringsbrief per post, per email en SMS voor wat betreft mobiele klanten, met de mededeling dat hij binnen een bepaalde periode zal worden ontzegd van een aantal van onze diensten, zodat de kosten van de klant niet hoger op kunnen lopen. Pas wanneer de betaling van de klant binnen is, wordt de SIM-kaart weer geactiveerd. Wat uiteindelijk overblijft, wordt doorgestuurd naar onze incassopartner, GGN (Groep Gerechtsdeurwaarders Nederland)', legt Van Os uit.

'Maar voordat dat met een simpele druk op de knop ging, hebben we onze systemen op elkaar moeten inrichten. In totaal is slechts 3,5 fte bezig met het verzamelen van hard copy's (met daarin kopie identiteitsbewijs en bankafschrift, wat iedere klant nodig heeft om zich te kunnen registreren). De financiële details kunnen heel eenvoudig worden overgedragen.'

Dit hele proces gebeurt binnen een maand, dus voordat de volgende factuur wordt verstuurd. Het aantal Days Sales Outstanding (DSO) staat momenteel op 31,65 dagen. Een daling van plusminus 41 procent ten opzichte van 1999.

Groei
Inmiddels neemt het aantal klanten met de dag toe. 'We denken er zelfs over om de financiële afhandeling helemaal uit te besteden aan GGN. Dan kunnen wij ons richten op datgene waar we goed in zijn: het leveren van mobiele telefonie en het bouwen van systemen.' Volgens Van Os is dat juist ook de toegevoegde waarde van zijn bedrijf.

'We kunnen de eigen systemen makkelijk ombouwen tot iets wat de klant wil. Op die manier kunnen wij bijvoorbeeld het systeem zo maken dat een grote supermarktketen over een maand onder de eigen merknaam belminuten kan verkopen. Aspider draagt zorgt voor de administratie en customer care.'

Een sterk punt van zijn bedrijf noemt Van Os het feit dat ze het incassotraject kunnen afstemmen op de community. ‘Het feit dat we de systemen intern bouwen, maakt je flexibel.’ Hij is daarom ook reuze trots op het feit dat ze de droom om ooit de grootste te worden hebben laten varen,  voor wat betreft het aanbieden van mobiele en vaste telefonie.

We gaan alleen verder met dat waar we goed in zijn. Vroeger hadden we wel de ambitie om de grootste speler in de telecommarkt te worden, maar tegen die grote jongens valt niet op te concurreren. Nu richten we ons volledig op een niche en dat gaat goed zo.’

Het overnemen van de billing- en provisioning van MVNO’s (Mobile Virtual Network Operators) is reeds opgelopen tot het insourcen van een 22 tal partijen waarvoor we facturatie-, provisioning-, dunning en storno management verzorgen via onze billing- en CRM systemen. 

Aspider staat stevig in haar schoenen. Dat blijkt wel uit het feit dat het bedrijf, samen met haar incassopartner voor steeds meer andere (startende) partijen MVNO’s  de facturatie, debiteurenbeheer en incasso uitvoert. ‘Aspider is doorgegroeid tot een MVNE (Mobile Virtual Netwerk Enabler).

Onlangs werd een Joint venture met Mec Solutions afgerond. Hierin participeert onze holding Interfusion met een meerderheidsbelang naast onder andere KPN/Telfort en PPM Oost via Mec Solutions. Gezien het feit dat Aspider de eerste klant was van Mec Solutions betekent dit dat we in feite onze leverancier hebben ingelijfd.

ASPIDER Communications
ASPIDER Communications is een jong en dynamisch telecommunicatiebedrijf dat telefoneren tegen lage tarieven mogelijk maakt voor zowel particulieren als bedrijven. ASPIDER Communications is authorised reseller van BT (British Telecom) en maakt uitsluitend gebruik van het BT-netwerk. Het bedrijf richt zich met name op goedkoper bellen (zowel vast als mobiel) voor bepaalde communities, afkomstig uit de grotere MKB-bedrijven.

Naam Onno van Os
Leeftijd 35 jaar
Bedrijf Aspider Group
Functie Directeur
Opleiding Bedrijfseconomie aan Erasmus universiteit Rotterdam
Loopbaan Ging na zijn studie aan de slag in het familiebedrijf van zijn zwager; een bedrijf in premiums (relatiegeschenken). Drie jaar later waagde hij de stap om voor zichzelf te beginnen met een internetbedrijf, gespecialiseerd in de ontwikkeling van websites. Na een aantal moeilijke jaren verbreedde het bedrijf haar diensten richting telefonie. Inmiddels is dat uitgegroeid tot Aspider Communications, Aspider Solutions, Aspider Web, Aspider CTI en Aspider Media .
Hobby’s Gezin (2 kinderen), werken en golfen

Resultaten
- DSO naar 31,65 dagen
- samen met incassopartner interne debiteurenproces geanalyseerd
- kortere doorlooptijden, het consequent  ondernemen van acties, aansturen op automatisch incasso
- facturatieproces kan per community worden ingezet

Downloaden? Klik hier!