‘Subsidieland is best wel een complex geheel en je hebt veel kennis nodig om er je weg te vinden.’

Door Ronald Bruins

Ruim honderd mensen schoven donderdag 4 november aan bij de online business session van de HR-specialisten van Crowe Foederer. Op de agenda van dit webinar stonden de optimalisatie van de werkkostenregeling (WKR) en het speelveld van subsidies. Uit de praktijk blijkt namelijk dat veel bedrijven in Nederland hier veel kansen laten liggen.

WKR in het algemeen
Waar is de WKR voor bedoeld? Rens van Oers, partner Crowe HR Services: “In Nederland kwalificeert al het geld dat wordt uitgekeerd aan werknemers als loon. Dat is dus niet alleen het salaris, maar alle betalingen en eventuele voordelen voor werknemers. Hier zijn, naast loonvrijstellingen voor pensioenaanspraken en verlof, uitzonderingen op die via de WKR lopen: Gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten, nihil waarderingen en de vrije ruimte.” Loon dus dat de werkgever onbelast uitkeert aan de werknemer. Over het algemeen proberen organisaties deze regelingen al te optimaliseren. “Dit begint doorgaans met het inventariseren welke vergoedingen en verstrekkingen er zijn voor werknemers door de werkgever. Daarna bepalen organisaties wat er valt onder eventuele uitzonderingsbepalingen zoals gerichte vrijstellingen, intermediaire kosten en nihil waarderingen. Vervolgens kijken ze naar wat er eventueel onder de vrije ruimte kan vallen. Dat wordt tegen de uiteindelijke eindheffing afgerekend.”

Covid zorgde voor uitzonderlijke omstandigheden
Van Oers vervolgt zijn verhaal met de situatie van de afgelopen half jaar, waarin Covid-19 zorgde voor uitzonderlijke omstandigheden. “Enerzijds hadden en hebben werknemers te maken met veranderde werkomstandigheden. Bijvoorbeeld het wel of niet op kantoor werken. Anderzijds is een deel van de steunmaatregelen vanuit de overheid geregeld via de WKR. Ten eerste is de vrije ruimte verhoogd om meer te kunnen betekenen voor werknemers. Daarnaast is een goedkeuring uitgevaardigd door het Ministerie van Economische Zaken dat ook bij feitelijk thuiswerken de vaste reiskostenvergoeding op dezelfde manier doorbetaald kon blijven worden. Dat gaat wel weer veranderen vanaf 2022.”

Communicerende vaten
Voor de reiskostenvergoeding verandert er vanaf 2022 het een en ander. Dit komt onder andere door de nieuwe thuiswerkvergoeding van twee euro per dag die als nieuwe gerichte vrijstelling in het leven wordt geroepen. Dat om de werknemers tegemoet te komen in kosten die gemaakt worden als men structureel dagen thuiswerkt. “Dan moet je denken aan verwarming, verlichting, maar bijvoorbeeld ook koffie op de thuiswerkplek.”

Van Oers verwacht dat er tussen deze twee vergoedingen communicerende vaten ontstaan. “Als er thuisgewerkt wordt, dan mag er naast een thuiswerkvergoeding niet ook nog een reiskostenvergoeding voor die dag onbelast toegekend worden. Daarnaast blijven de forfaitaire regelingen wel bestaan, maar deze worden aangescherpt. Hierdoor kan het gebeuren dat werknemers door meer thuis te werken behoorlijk geraakt worden omdat er minder netto vergoed kan worden.” Verder normaliseert in 2022 de vrije ruimte van 3 procent naar 1,7 procent.

WKR-optimalisatie
“Er zijn verschillende mogelijkheden om via de WKR de belastingheffing te beperken, te verlagen of misschien wel helemaal te voorkomen”, zegt Van Oers. “Dat begint bij het goed inrichten van de WKR. Daarbij begin je met het monitoren welke verstrekkingen er zijn en ga je na of de kwalificaties die eraan hangen kloppen. Als dat niet klopt zou de uitkomst kunnen leiden tot naheffingen. Zo is het belangrijk dat je de vrije ruimte, die berekend wordt over de loonpopulatie, juist vaststelt. Je zult op de een of andere manier een systeem moeten instellen waarmee je gaandeweg of aan het einde van het jaar kunt bepalen of je de volledige vrije ruimte al benut hebt. Of kun je er nog meer mee doen? Of zit je er overheen en heb je met die eindheffing van 80 procent te maken? Soms kan het ook echt lonen om te kijken wat het oplevert om individueel te bruteren, omdat daar een lagere belastingkostenpost uit voort kan vloeien.”

Goede afspraken tussen werkgever en werknemer
In een aantal voorbeelden laat Van Oers zien hoe WKR-optimalisatie veel geld kan schelen. Daarbij noemt hij cafetariseren, uitruilen en het individueel keuzebudget als opties. Key point hierbij is het maken van goede afspraken tussen werkgever en werknemer. Voordelen van deze optimalisatie zijn, naast het financiële voordeel, dat de organisatie er positief uitspringt in the war for talent. Ook is het een boost van het imago door het koppelen van regelingen aan maatschappelijke thema’s zoals vitaliteit, duurzaamheid, thuiswerkmogelijkheden, work life balance en persoonlijke ontwikkeling. “Denk aan een fiets van de zaak, gezonde lunches op kantoor en een fitness abonnement.” Zijn er ook nadelen te benoemen? “Nadelen kunnen bestaan uit een lagere opbouw van socialezekerheidsuitkeringen en in sommige gevallen een lagere pensioenopbouw, afhankelijk van de pensioenregeling.”

WKR en de War for Talent
In zijn slotwoord benadrukt Van Oers dat voor het optimaliseren van de WKR het van groot belang is dat de financiële- en salarisadministratie op detailniveau worden ingericht om slimmere analyses mogelijk te maken. Maar de voordelen wegen zonder twijfel op tegen de nadelen: “Je ziet dat je steeds creatiever kunt worden in het opstellen en samenstellen van het beloningspakket en arbeidsvoorwaardenpakket voor werknemers. De WKR heeft veel verschillende elementen en je kunt zelf kijken wat past bij je organisatie. Dat maakt het leuk om mee te puzzelen. Het koppelen van passende arbeidsvoorwaarden is dynamischer en uitdagender dan ooit. Niet in de laatste plaats om in de war for talent goede werknemers te behouden en aan te trekken. Wij kunnen daar vanuit Crowe HR Services en Financial Services goed bij helpen.”

Subsidies en loonkostenvoordelen
In het tweede deel van de business-sessie spreekt John Reijne, over de subsidiemonitor. Deze monitor zet in op het besparen van werkgeverslasten en zorgt ervoor dat bedrijven geen subsidie missen. Voornamelijk subsidies en loonkostenvoordelen komen hierbij aan bod, want ook deze kun je optimaal benutten. “Subsidies zijn vaak een onbekend begrip. Iedereen heeft er wel iets over gehoord, maar uiteindelijk is niemand exact op de hoogte is hoe groot die markt is en wat je er precies mee kunt.” Hierbij gaat het enkel om personeelssubsidies en voordeelregelingen. “Ons kleine kikkerland kent, schrik niet, ruim 500 miljoen toe aan subsidies van de Wet Tegemoetkomingen Loondomein.”

Vier vaak niet benutte regelingen
Reijne grijpt in zijn verhaal vier subsidies en regelingen aan die belangrijk zijn, omdat het vaak gaat om forse financiële voordelen die vaak niet worden benut:

No-riskpolis: Een regeling om werknemers in dienst te nemen met een bepaalde status, waarbij de werkgever doorbetaald loon bij ziekte geheel of gedeeltelijk vergoed krijgt van het UWV.

Wet tegemoetkoming Loondomein: Diverse regelingen om werknemers met een kwetsbare positie op de arbeidsmarkt in dienst ten nemen of houden.

Subsidieregeling praktijkleren: Tegemoetkoming voor werkgevers voor de begeleidingskosten van leerlingen en studenten.

Regionale regelingen: Nederland kent 35 arbeidsmarktregio’s met vele regionale regelingen om werkgevers te compenseren of werknemers te stimuleren.

Subsidieland complex
“Welke problemen zien we in de praktijk terug?”, vervolgt Reijne. “Subsidieland is best wel een complex geheel en je hebt veel kennis nodig om er je weg te vinden. Daarbij is het een bewerkelijk proces zonder actieve signalering vanuit overheidspakketten, waardoor termijnen vaak niet worden gehaald. De benutting van de regelingen is vaak niet compliant, waardoor je ziet dat je achteraf vaak gezeur hebt. Dat kan leiden tot naheffing, boetes of imagoschade. Verder is veel data niet beschikbaar of onbenut en is advies vaak erg duur. Een gevolg van deze problematiek is dat subsidies niet optimaal worden benut en premieverhogingen en grondslagen niet kritisch worden bekeken.”

Slimme tooling
De data gedreven software helpt werkgevers om subsidies zo optimaal mogelijk te benutten. Deze bespaart niet alleen kosten, maar neemt ook een deel van het werk uit handen. In een korte, heldere video legt Reijne’s collega Els globaal uit hoe het werkt. De data gedreven subsidiesoftware wordt gekoppeld aan de payrollsoftware van de werkgever. Ook wordt een koppeling gemaakt met het UWV-werkgeversportaal. De software geeft vervolgens informatie en analyses aan de werkgever over het personeelsbestand, een praktische vertaling van de toepasbaarheid van wet- en regelgeving, inzage in acties die het supportteam van Crowe al heeft opgepakt en signalen en handvatten voor de acties die de werkgever zelf nog kan uitvoeren. De werkgever ziet al deze gegevens verschijnen in zijn dashboard en krijgt zo het inzicht behoudt zelf de (eind)controle.