OCR en RPA als oplossing voor digitalisering staat op losse schroeven.

Door Arjan Sloot

Ik trap een open deur in door te zeggen dat veel bedrijven bezig zijn met digitalisering. Vaak willen ze hiermee de efficiëntie van processen optimaliseren en papier elimineren. Er zijn meerdere technologieën die hiervoor worden gebruikt. We gaan inzoomen op optical character recognition (OCR) en robotic process automation (RPA). Veel middelgrote en grote bedrijven hebben deze technologieën al ingevoerd.

U heeft vast weleens van OCR en/of RPA gehoord. Mocht u er nog nooit iets over hebben gehoord, of een opfrisser nodig hebben:
- Optical character recognition (OCR) is technologie die tekst, getallen en tekens van een afbeelding (bijv. een scan) kan lezen en interpreteren/verwerken.
- Robotic process automation (RPA) is technologie die repetitieve handelingen kan automatiseren.

OCR en RPA implementeren in uw financiële processen
Op het eerste gezicht lijken OCR en RPA zeer efficiënte technologieën om bijvoorbeeld purchase-to-pay (P2P) of order-to-cash (O2C) processen te optimaliseren. OCR en RPA werken namelijk samen om handmatige, repetitieve taken te elimineren. Een goed voorbeeld van zo’n proces is het handmatig invoeren van facturen in een systeem.

Bij bovengenoemd proces kan OCR-technologie de facturen lezen en verwerken. RPA gaat zelfs nog een stapje verder. In het geval dat de verzender van facturen op meerdere portalen moet inloggen om facturen in te dienen, kan RPA worden aangeleerd om deze menselijke handelingen na te bootsen door automatisch in te loggen op verschillende e-facturatieportalen, de informatie in te vullen en de factuur te verzenden.
Pak de uitdaging bij de bron aan
Het klinkt als de ideale oplossing, nietwaar?

Maar een oplossing voor wat eigenlijk? Om de juiste keuze te maken over een oplossing, moeten we eerst de uitdaging in kaart brengen. Wat willen we bereiken? Het optimaliseren van de proces efficiëntie en het elimineren van papier.

Om een oplossing voor de lange termijn te waarborgen moet de uitdaging bij de bron worden aangepakt. Dit kan niet als bijvoorbeeld nog steeds:
- Een papieren versie gescand wordt; papier is niet geëlimineerd.
- Gebruik wordt gemaakt van email; om voor elke factuur apart een email te is niet efficiënt en zelfs een bedreiging voor uw beveiliging en die van uw handelspartners.
- Ingelogd moet worden op meerdere portalen, ook al doet de techniek het nu voor u; het is niet efficiënt.

Zo komen we tot de conclusie dat OCR en RPA als oplossing voor digitalisering op losse schroeven staat. Daar komt nog bovenop dat de technologieën niet betrouwbaar zijn en 100% nauwkeurigheid niet kan worden gegarandeerd. Fouten zijn dus snel gemaakt. Dan bent u uiteindelijk alsnog handmatig bezig om de fouten op te sporen en op te lossen. Ook vereist het intensief, doorlopend onderhoud om de technologie te trainen in het verwerken van de informatie die het krijgt aangeleverd. Niet heel efficiënt dus.

Kies een passende oplossing
De oplossing is niet het toevoegen van technologie aan een bestaand (verouderd) proces om het digitaal te maken. De échte oplossing voor het optimaliseren en het elimineren van papier bij financiële processen, zoals het purchase-to-pay of order-to-cash proces, vereist een digitaliseringsoplossing die alle verouderde, inefficiënte en onveilige (e-mail)processen vervangt door een digitaal equivalent.

Vaak begint dit met het optimaliseren van het proces rond de ontvangst van facturen. Als deze stap geen goed geoliede machine is, is het niet realistisch te verwachten dat er enige vooruitgang kan worden geboekt aan de crediteurenkant. Vervolgens is het zinvol om oplossingen te evalueren die automatisering van betalingen mogelijk maken om zo het purchase-to-pay proces verder te optimaliseren.

Met een digitaliseringsoplossing zoals FLOW kan de ontvangst en het versturen van facturen volledig worden geautomatiseerd. Met technologieën zoals Artificial Intelligence (AI), machine learning en meer, kan 100% nauwkeurigheid worden gegarandeerd, zonder dat handmatige tussenkomst nodig is. Fouten worden zo drastisch verminderd.

Verdoe uw tijd niet aan tijdelijke oplossingen die alleen zorgen voor snelle winsten. U heeft er op de lange termijn veel meer baat bij om te focussen op een toekomstbestendige oplossing voor digitalisering.

Ontdek wat FLOW voor u kan betekenen.

Arjan Sloot, Country Manager Benelux bij TIE Kinetix