Moet IT onder Finance vallen? Inzichten van vakgenoten

In hedendaagse organisaties valt IT veel vaker onder de verantwoordelijkheid van de financiële functie. Logisch ook, omdat finance toch eindverantwoordelijk is voor de integriteit van alle data binnen de onderneming. Maar waar vinden financials eigenlijk zelf dat de verantwoordelijkheid voor IT zou moeten liggen? We vroegen dit in de LinkedIn-groep Finance Professionals Netherlands.


In de huidige dynamische en kennisgebaseerde economische omgeving speelt informatietechnologie (IT) meer en meer een cruciale rol in het managen van transacties, informatie en kennis. Een vraag die zich daarom oproept is of de gemiddelde financial wel voldoende kaas heeft gegeten van IT om die verantwoordelijkheid te kunnen dragen.

Ook zijn er de laatste jaren wel meer onderdelen onder finance komen te hangen, dus heeft de financiële professional het niet een beetje te druk om ook nog IT erbij te doen? Kortom: Moet IT onder finance vallen? “In de jaren ’80 hing IT sowieso meestal onder Finance”, reageert René Vergeer (ervaren administrateur). “Vaak was het hoofd Finance de initiator van de kantoorautomatisering. Je had toen ook nog weinig echte IT-professionals. Later groeide e.e.a. uit z’n jasje en werd het zeker bij de grotere bedrijven te omvangrijk voor de scope van Finance.”

Verschillende deelnemers betogen dat je ICT moet opsplitsen in deze discussie. Wanneer het gaat om pure techniek (hardwarekeuze, etc) moet Finance zich daar inhoudelijk niet mee bemoeien. Finance speelt wel een sleutelrol wanneer het gaat om de kosten en investeringen van ICT, inrichting van de informatiestromen en de systeemarchitectuur.


Aanschaf systeem
ICT wordt de laatste jaren steeds strategischer, en aangezien de CFO in alle strategische zaken betrokken hoort te zijn, is het geen gekke gedachte dat ICT onder zijn/haar verantwoordelijkheid valt. Toch zijn er ICT-beslissingen te verzinnen die mogelijk beter bij een andere bestuurder kunnen liggen. Bijvoorbeeld de aanschaf van een ERP-pakket. Dit pakket zal perfect moeten aansluiten op de strategie van de onderneming en moet misschien daarom wel door de CEO worden aangeschaft. Of denken de deelnemers aan de discussie hier anders over?

Arjen Vonk (Directeur SNRO): “De implementatie van een ERP systeem is vaak een zware klus, waar het niet alleen gaat om de ICT, maar ook om de aanpassing van veel bedrijfsprocessen. Je koopt immers een standaardsysteem waaraan je je bedrijfsprocessen moet aanpassen ipv dat je een maatwerk systeem koopt. Feitelijk is het dus een bedrijf gebeurtenis, en zou de CEO in the lead moeten zijn, of anders de CIO. De voorzitter van de stuurgroep is dan dus de CEO of CIO aangevuld met bijvoorbeeld een tweetal managers van de belangrijkste afdelingen, een externe deskundige en mogelijk nog een of twee leden. Ook bij MKB organisaties zou de directeur zich er zelf mee moeten bemoeien. Sterker nog, juist en vooral daar. En wat mij betreft dus niet de CFO. Die is betrokken bij de businesscase en de budgetbewaking, en inhoudelijk daar waar het de financiële administratie betreft.”
__________________________________________________________________________________

Vijfdaagse opleiding Finance & IT: onmisbare IT kennis voor financials - 35 PE punten
Ontdek in deze vijfdaagse opleiding hoe u als financieel verantwoordelijke betere keuzes maakt, het rendement verhoogt, kansloze projecten tijdig stopt en snel kunt ingrijpen waar nodig. Klik hier voor meer informatie en aanmelden.
__________________________________________________________________________________

Arjen Looijen (Finance Manager, Promocean the Netherlands B.V.): “Natuurlijk is een CFO betrokken in strategie rondom ICT, omdat als het goed is een CFO betrokken is bij alle strategische zaken, zodat één van de belangrijkste zaken bereikt kan worden, alignment van de bedrijfs- en IT-strategie. In mijn optiek is IT te specifiek om onder Finance te laten vallen.”

Maaike van Sprundel (Financieel Professional, Hofmeier): “Je ziet in de financiële opleidingen, bijvoorbeeld voor accountant, ook steeds meer IT terug komen. Ik denk dat dat niet voor niets is. Finance zal inderdaad de stromen in het systeem moeten kunnen volgen, maar het ontwikkelen of aanschaffen van IT kan denk ik beter bij een ICT-specialist liggen.”

Peter Kluskens (Owner/Director, Diesis Consultancy en Lecturer Vrije Universiteit): “Ik ben het eens dat bij grote organisaties IT en Finance gescheiden moeten zijn. Dit kan best samenkomen onder de CFO. Zo horen inkoop en verkoop ook gescheiden te zijn (Starreveld), maar komen deze vaak samen onder een CCO of CEO. Het zal voor veel bedrijven ondoenlijk zijn om voor elke functie die je scheidt ook een aparte C-level functie te creëren. Als de grootte van de organisatie het toelaat is het goed om IT en Finance te scheiden; ieder immers zijn/haar vak.”

“Met betrekking tot het ontwikkelen en aanschaffen van systemen”, vervolgt Kluskens, “ben ik het met Maaike eens dat IT-specialisten een belangrijke rol hebben. Echter, naar mijn optiek is die rol vaak te groot en heeft IT een te grote invloed hierbij. IT is een stafafdeling die haar IT beleid dient af te stemmen op het business beleid en hieraan ondersteunend moet zijn. Bij de aanschaf van een nieuw systeem moet de business leading zijn wat gewenste functionaliteiten betreft. IT kan hierin adviseren en de top (bijv. de CFO) beslist uiteindelijk.”


De rol van Finance
Rob Berkhof (Directeur Verandermanagement): “Het kan zijn dat ik de hele discussie niet zo goed begrijp, maar volgens mij is ICT van de gebruiker, of anders gezegd van de business. ICT en Finance zijn ondersteunende diensten hoe groot of klein de organisaties ook zijn. Wees als deze stafafdelingen nu eens eindelijk DIENSTBAAR aan de business, zodat die hun zaken goed kunnen uitvoeren. Daarmee komt het geld binnen. Laat ICT en Finance nu ook hun eigen projecten eens goed beheersen, anders gaat daar de hele winst aan op. Als dat nu allemaal goed loopt, dan is de discussie waar wie nu onder valt ook helemaal niet zo relevant meer: het gaat om integraliteit en niet om de individuele koninkrijkjes.”   

Dennis Batenburg (Director of finance at FixPlan): “@Rob, dat is wel een hele mooie weergave van een ideale organisatie. Alleen je hebt te maken met mensen en met die ‘beperking’ in het achterhoofd moet je naar dit vraagstuk kijken. Helaas voelt niet iedereen zich verantwoordelijk, helaas maken mensen fouten en helaas erkennen ze die niet altijd. Er zijn ongetwijfeld organisaties waar mensen zich wel allemaal verantwoordelijk voelen en waar geen eigen koninkrijkjes zijn, waar niets tussen de wal en het schip verdwijnt en geen afgebakende taakbeschrijvingen nodig zijn, maar ik vermoed dat dit er maar heel weinig zijn. Betekent trouwens niet dat we daar niet naar moeten streven. Ik ben zelf groot voorstander van deze manier van organiseren.”


####


Tanja Ubert (Lecturer Design, Business Intelligence & IT): “De timing van het vraagstuk is heel interessant. Door de beweging naar meer en vaker externe verantwoording is de vraag naar ondersteuning van de bedrijfsprocessen door IT weer erg aan het stijgen. Omdat de verantwoordingsvraag vaak via Finance wordt beantwoord, wordt de verweving van Finance en IT ook weer strakker. Een finance professional kan eigenlijk niet meer kan functioneren als hij of zij niet weet hoe optimaal gebruik te maken van IT. Dit zorgt er voor dat zowel in de opleiding als in de beroepspraktijk de financieel specialist de aanjager wordt van IT introductie of innovatie. Als IT-er (ontwerper) ben ik blij met deze ontwikkeling, het luidt in ieder geval een (wat mij betreft essentiële) verschuiving in van techniek gedreven innovatie (vanuit IT) naar een business gerichte innovatie aan (nu aangejaagd door Finance).

Het laatste word is voor het altijd zeer actieve groepslid  Walter Jongenelis QC. (Controller MKB Risk Vastgoed en Onderwijs bij Applicontrol Controllerservice): “Heren een interessante discussie. Mijn visie is dat we bij deze vraagstelling eigenlijk moeten praten over twee verschillende aspecten van ICT. De ene keuze is gericht op de hardwarematigheid, de netwerkstructuur, technische hoofdstructuur met servers, back-up systemen, beeldschermaansturing, bekabeling, oparationeel systeem onderhoud, et cetera. Dit is een vakgebied dat een zodanige expertise vereist dat dit onder een hoofd ICT zou moeten vallen.”

“Het tweede deel gaat vooral in op het datatechnisch aspect van de informatie en de toegankelijkheid en afscherming van informatie en de inhoudelijke verstrekking van de informatie aan het management van een organisatie, opdat zij de juiste beslissingen kunnen nemen aangaande de continuïteit van een organisatie. Dat alles valt onder de expertise van de overall controller in gezamenlijkheid met de eigenaren van de informatie, zoals bijvoorbeeld hoofd HRM, hoofd Inkoop, hoofd Verkoop en hoofd Financiën. De controller is degene die bewaakt en adviseert over alles doch ressorteert rechtstreeks onder de CFO. De CEO en CFO gezamenlijk dienen verantwoordelijk te zijn voor het totaal.”


Discussieer meer over dit onderwerp en andere actuele topics in de LinkedIn-groep Finance Professionals Netherlands